Exportera och importera data

Gem Logic gör det möjligt att exportera och importera data i bulk med hjälp av CSV-filer och andra filformat. Detta är användbart för att migrera data från ett annat system, göra bulkuppdateringar eller generera rapporter.

Se även

Migrera data från ett annat system för en steg-för-steg-guide om hur du migrerar dina data från ett annat system till Gem Logic.

Export- och importåtgärder är tillgängliga via menyn Actions i de flesta listvyer.

Exportera data

För att exportera data, navigera till listvyn för de poster du vill exportera (t.ex. Produkter, Kontakter, Ordrar) och klicka på menyn Åtgärder. Välj nedladdningsikonen för att öppna exportdialogen.

Du kan välja mellan flera exportformat:

• Excel (.xlsx)

• PDF (.pdf)

• CSV - EU-format (semikolonseparerad)

• CSV - US-format (kommaseparerad)

Den exporterade filen innehåller alla poster som matchar dina aktuella filter. Använd filter innan du exporterar för att begränsa data.

Exporthistorik

Varje export loggas. Du kan se tidigare exporter från Åtgärder ‣ Exporthistorik i motsvarande listvy. Därifrån kan du ladda ner tidigare exporterade filer igen.

Importera data

För att importera data, navigera till listvyn och klicka på Åtgärder ‣ Importera. Detta öppnar importdialogen där du kan ladda upp en CSV-fil.

Ladda ner en tom mall

Innan du importerar, ladda ner en tom CSV-mall från importdialogen. Mallen finns tillgänglig i två format:

• US-format (kommaseparerad)

• EU-format (semikolonseparerad)

Mallen innehåller alla tillgängliga kolumner med två rubrikrader: den första raden beskriver varje fält, och den andra raden innehåller de interna fältnamnen. Ändra inte eller ta bort dessa rubrikrader.

Fyll i dina data från och med tredje raden. Du kan ta bort kolumner du inte behöver och ordna om dem efter behov.

Skapa nya poster

För att skapa nya poster, lämna kolumnen id tom. Gem Logic kommer automatiskt att tilldela ett ID till varje ny post vid importen.

Uppdatera befintliga poster

För att uppdatera befintliga poster, inkludera kolumnen id med korrekt databas-ID för den post du vill uppdatera. Du kan få dessa ID:n genom att först exportera den befintliga datan.

När kolumnen id innehåller ett värde som matchar en befintlig post kommer Gem Logic att uppdatera den posten med värdena från CSV-raden istället för att skapa en ny.

Tips

Ett vanligt arbetsflöde är att först exportera din befintliga data, ändra de värden du behöver i den exporterade filen och sedan importera den igen. Eftersom den exporterade filen innehåller databas-ID:n kommer importen att uppdatera de befintliga posterna.

Importhistorik

Varje import loggas. Du kan se tidigare importer från Åtgärder ‣ Importhistorik i motsvarande listvy. Varje importpost visar status och låter dig ladda ner den ursprungliga filen eller en rapport med eventuella fel som uppstått.

Importera produkter

Produktimporten följer samma allmänna flöde som andra importer — ladda ner en tom CSV-mall (US kommaseparerad eller EU semikolonseparerad), fyll i dina rader och ladda upp filen från Stock ‣ Produkter ‣ Åtgärder ‣ Importera.

Två produktspecifika detaljer:

• Befintliga produkter matchas med ``item_sku``, inte med ``id``. Om en rads item_sku redan finns i Gem Logic uppdateras den produkten med värdena från raden. Rader med en ny eller tom item_sku skapar en ny produkt (en SKU genereras automatiskt när fältet lämnas tomt).

• De första rubrikraderna i produktmallen är reserverade och får inte ändras eller tas bort. Du kan ta bort kolumner du inte behöver och ordna om dem fritt.

Efter uppladdningen syns statusen för varje import via Actions ‣ Import history, där du också kan ladda ner en felrapport för rader som misslyckades.

Prisregler vid produktimport

Vid import av produkter ställs prissättningen för varje försäljningskanal in via tre kolumner som fungerar tillsammans som en triplett:

• price — det belopp som används av regeln (inte alltid det slutliga försäljningspriset)

• pricing_rule — hur försäljningspriset beräknas från price

• sales_channel_price — den försäljningskanal som detta pris gäller för

Du kan ställa in upp till 5 sådana tripletter per produkt (price, price_2 … price_5, var och en med en matchande pricing_rule_* och sales_channel_price_*). Tomma tripletter ignoreras.

Tillåtna värden för pricing_rule

Kolumnen pricing_rule måste vara ett av dessa fyra värden — allt annat kommer att avvisa raden:

• fixed_price — försäljningspriset är lika med price som det är

• cost_multiplier — försäljningspriset är kostnad × price (där kostnad är summan av produktens material-, ädelstens- och komponentkostnader)

• price_per_carat — försäljningspriset är price × total karatvikt för produktens ädelstenar

• cost_based — försäljningspriset är lika med produktens kostnad; price ignoreras

Hur tripletten tillämpas

• Om price är ifylld och sales_channel_price är tom, tillämpas regeln och beloppet på alla försäljningskanaler för den produkten.

• Om både price och sales_channel_price är ifyllda, tillämpas regeln och beloppet endast på den försäljningskanalen. Använd den andra och tredje tripletten för ytterligare kanaler.

• Om price är tom görs inga prisändringar för den tripletten — även om du fyller i pricing_rule eller sales_channel_price.

Återimportera för att uppdatera priser

Vid återimport av befintliga produkter:

• En tom pricing_rule sätter alltid regeln till fixed_price, både för nya produkter och vid uppdatering av befintliga. Om du vill behålla en annan regel (såsom cost_multiplier eller price_per_carat), fyll i det värdet i kolumnen pricing_rule.

Efter importen beräknar Gem Logic automatiskt om försäljningspriset för varje försäljningskanal baserat på regeln, så du behöver inte också fylla i den vanliga priskolumnen.

Posttyper som stöds

Följande posttyper stöder export och import:

• Attribut

• Märken

• Kategorier

• Certifikat

• Kollektioner

• Kontakter

• Kundinköp

• E-postadresser

• E-postmallar

• Presentkort

• Inkommande fakturor och kreditnotor

• Material

• Memon och memoartiklar

• Utgående fakturor och kreditnotor

• Produkter

• Projekt

• Offerter och offertartiklar

• Reparationer och reparationsartiklar

• Försäljningar och försäljningsartiklar

• Försändelser

• Lagerplatser

• Leverantörsbeställningar

• Uppgifter

• Transaktioner