PEPPOL e-fakturering

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) är ett europeiskt nätverk för e-fakturering som låter företag skicka och ta emot elektroniska fakturor i ett standardiserat format. Gem Logic integrerar med PEPPOL via Digiteal som åtkomstpunktsleverantör.

Konfiguration

För att komma åt PEPPOL-konfigurationen navigerar du till Bokföring ‣ PEPPOL.

Konfigurationssidan visar:

  • Registrerade företag: alla era företag och deras PEPPOL-registreringsstatus

  • Deltagaruppslag: sök efter företag i PEPPOL-nätverket

  • UBL-import: ladda upp UBL XML-filer manuellt

  • Webhook-händelser: senaste inkommande PEPPOL-händelser

Registrera ert företag

Innan ni kan skicka eller ta emot fakturor via PEPPOL måste ert företag vara registrerat i nätverket.

Krav:

  • Ert företag måste ha ett giltigt momsregistreringsnummer konfigurerat

För att registrera:

  1. Gå till Bokföring ‣ PEPPOL

  2. Hitta ert företag i listan

  3. Klicka på Registrera på PEPPOL

  4. Bekräfta registreringen

När registreringen är klar får ert företag en PEPPOL-identifierare i formatet 0208:XXXXXXXXX (där X är ert momsregistreringsnummer utan landskod).

Registreringsstatusindikatorer:

  • Grön (Registrerad): aktiv i PEPPOL-nätverket

  • Gul (Väntar): registrering inskickad, inväntar bekräftelse

  • Grå (Ej registrerad): inte registrerad ännu

Skicka fakturor via PEPPOL

För att skicka en faktura via PEPPOL:

  1. Öppna en utgående faktura

  2. Klicka på knappen PEPPOL

  3. Bekräfta sändningen

Krav för att skicka:

  • Ert företag måste vara registrerat på PEPPOL

  • Ditt företag måste ha ett momsregistreringsnummer

  • Fakturakontakten måste vara ett företag med ett momsregistreringsnummer

  • Fakturan måste ha en PDF-bilaga

När den skickats visar fakturan ett grönt ”Skickad”-märke och tidsstämpeln registreras i fältet PEPPOL skickad.

Observera

PEPPOL-knappen visas bara för fakturor där kontakten är ett företag med ett momsregistreringsnummer.

Ta emot fakturor via PEPPOL

När ditt företag är registrerat på PEPPOL tas inkommande fakturor emot och behandlas automatiskt:

  1. En leverantör skickar en faktura till din PEPPOL-identifierare

  2. Gem Logic tar emot fakturan via webhook

  3. En inkommande faktura skapas automatiskt med:

    • Fakturanummer, datum och förfallodatum

    • Leverantörsinformation (matchad eller skapad som en ny kontakt)

    • Belopp och moms

    • PDF-bilaga (om inkluderad i UBL)

    • Original-UBL XML sparad för referens

Exportera fakturor som UBL

Du kan exportera fakturor i UBL-format för manuell sändning eller arkivering:

Utgående fakturor:

  1. Öppna den utgående fakturan

  2. Klicka på Exportera som UBL

  3. Ladda ner XML-filen

Inkommande fakturor:

  1. Öppna den inkommande fakturan

  2. Klicka på Exportera som UBL

  3. Ladda ner XML-filen (original-UBL om mottagen via PEPPOL, eller genererad)

Felsökning

Varning

Om du får ett felmeddelande som säger ”The participant … not registered by the integrator” betyder det att mottagaren (din kund) inte är registrerad på PEPPOL-nätverket. Du kan inte skicka fakturor via PEPPOL till företag som inte är registrerade. Skicka i detta fall fakturan via traditionella kanaler (e-post eller utskrift).