Facturare electronică PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) este o rețea europeană de facturare electronică care permite companiilor să trimită și să primească facturi electronice într-un format standardizat. Gem Logic se integrează cu PEPPOL prin Digiteal ca furnizor de punct de acces.

Configurare

Pentru a accesa configurarea PEPPOL, navigați la Contabilitate ‣ PEPPOL.

Pagina de configurare afișează:

  • Companii înregistrate: toate companiile dumneavoastră și statusul lor de înregistrare PEPPOL

  • Căutare participant: căutați companii în rețeaua PEPPOL

  • Import UBL: încărcați manual fișiere UBL XML

  • Evenimente webhook: evenimente PEPPOL primite recent

Înregistrarea companiei dumneavoastră

Înainte de a putea trimite sau primi facturi prin PEPPOL, compania dumneavoastră trebuie să fie înregistrată în rețea.

Cerințe:

  • Compania dumneavoastră trebuie să aibă un cod de TVA valid configurat

Pentru a vă înregistra:

  1. Accesați Contabilitate ‣ PEPPOL

  2. Găsiți compania dumneavoastră în listă

  3. Apăsați Înregistrare pe PEPPOL

  4. Confirmați înregistrarea

După înregistrare, compania dumneavoastră va avea un identificator PEPPOL în formatul 0208:XXXXXXXXX (unde X este codul de TVA fără prefixul țării).

Indicatori de status înregistrare:

  • Verde (Înregistrat): activ în rețeaua PEPPOL

  • Galben (În așteptare): înregistrare trimisă, în așteptarea confirmării

  • Gri (Neînregistrat): încă neînregistrat

Trimiterea facturilor prin PEPPOL

Pentru a trimite o factură prin PEPPOL:

  1. Deschideți o factură emisă

  2. Apăsați butonul PEPPOL

  3. Confirmați trimiterea

Cerințe pentru trimitere:

  • Compania dumneavoastră trebuie să fie înregistrată pe PEPPOL

  • Afacerea dumneavoastră trebuie să aibă cod de TVA

  • Contactul de pe factură trebuie să fie o companie cu cod de TVA

  • Factura trebuie să aibă o anexă PDF

Odată trimisă, factura afișează o insignă verde „Trimis” și marca temporală este înregistrată în câmpul Trimis prin PEPPOL la.

Notă

Butonul PEPPOL apare doar pentru facturile al căror contact este o companie cu cod de TVA.

Primirea facturilor prin PEPPOL

Când afacerea dumneavoastră este înregistrată pe PEPPOL, facturile primite sunt recepționate și procesate automat:

  1. Un furnizor trimite o factură către identificatorul dumneavoastră PEPPOL

  2. Gem Logic primește factura prin webhook

  3. O factură primită este creată automat cu:

    • Număr de factură, dată și dată de scadență

    • Informații despre furnizor (corespondență găsită sau creat ca un contact nou)

    • Sumă și TVA

    • Anexă PDF (dacă este inclusă în UBL)

    • XML UBL original stocat pentru referință

Exportarea facturilor ca UBL

Puteți exporta facturile în format UBL pentru transmitere manuală sau arhivare:

Facturi emise:

  1. Deschideți factura emisă

  2. Faceți clic pe Exportă ca UBL

  3. Descărcați fișierul XML

Facturi primite:

  1. Deschideți factura primită

  2. Faceți clic pe Exportă ca UBL

  3. Descărcați fișierul XML (UBL original dacă a fost primită prin PEPPOL, sau generat)

Depanare

Atenționare

Dacă primiți o eroare care spune „Participantul … nu este înregistrat de către integrator”, înseamnă că partea care primește factura (clientul dumneavoastră) nu este înregistrată în rețeaua PEPPOL. Nu puteți trimite facturi prin PEPPOL către companii care nu sunt înregistrate. În acest caz, trimiteți factura prin canale tradiționale (email sau poștă).