PEPPOL e-fakturering

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) er et europæisk e-faktureringsnetværk, der giver virksomheder mulighed for at sende og modtage elektroniske fakturaer i et standardiseret format. Gem Logic integrerer med PEPPOL via Digiteal som adgangspunktudbyder.

Konfiguration

For at få adgang til PEPPOL-konfigurationen skal De navigere til Bogføring ‣ PEPPOL.

Konfigurationssiden viser:

  • Registrerede virksomheder: Alle Deres virksomheder og deres PEPPOL-registreringsstatus

  • Deltageropslag: Søg efter virksomheder på PEPPOL-netværket

  • UBL-import: Upload UBL XML-filer manuelt

  • Webhook-hændelser: Seneste indgående PEPPOL-hændelser

Registrering af Deres virksomhed

Før De kan sende eller modtage fakturaer via PEPPOL, skal Deres virksomhed være registreret på netværket.

Krav:

  • Deres virksomhed skal have et gyldigt momsnummer konfigureret

For at registrere:

  1. Gå til Bogføring ‣ PEPPOL

  2. Find Deres virksomhed på listen

  3. Klik på Registrer på PEPPOL

  4. Bekræft registreringen

Når virksomheden er registreret, får den en PEPPOL-identifikator i formatet 0208:XXXXXXXXX (hvor X er Deres momsnummer uden landekode).

Registreringsstatusindikatorer:

  • Grøn (Registreret): Aktiv på PEPPOL-netværket

  • Gul (Afventende): Registrering indsendt, afventer bekræftelse

  • Grå (Ikke registreret): Endnu ikke registreret

Afsendelse af fakturaer via PEPPOL

For at sende en faktura via PEPPOL:

  1. Åbn en udgående faktura

  2. Klik på knappen PEPPOL

  3. Bekræft afsendelse

Krav for afsendelse:

  • Deres virksomhed skal være registreret på PEPPOL

  • Deres virksomhed skal have et momsnummer

  • Fakturakontakten skal være en virksomhed med et momsnummer

  • Fakturaen skal have en vedhæftet PDF

Når fakturaen er sendt, vises et grønt »Sendt« badge, og tidsstemplet registreres i feltet Sendt via PEPPOL.

Bemærk

PEPPOL-knappen vises kun for fakturaer, hvor kontakten er en virksomhed med et momsnummer.

Modtagelse af fakturaer via PEPPOL

Når Deres virksomhed er registreret på PEPPOL, modtages og behandles indgående fakturaer automatisk:

  1. En leverandør sender en faktura til Deres PEPPOL-identifikator

  2. Gem Logic modtager fakturaen via webhook

  3. En indgående faktura oprettes automatisk med:

    • Fakturanummer, dato og forfaldsdato

    • Leverandøroplysninger (matchet eller oprettet som ny kontakt)

    • Beløb og moms

    • Vedhæftet PDF (hvis inkluderet i UBL)

    • Original UBL XML gemt som reference

Eksporter fakturaer som UBL

De kan eksportere fakturaer i UBL-format til manuel transmission eller arkivering:

Udgående fakturaer:

  1. Åbn den udgående faktura

  2. Klik på Eksporter som UBL

  3. Download XML-filen

Indgående fakturaer:

  1. Åbn den indgående faktura

  2. Klik på Eksporter som UBL

  3. Download XML-filen (original UBL hvis modtaget via PEPPOL, eller genereret)

Fejlfinding

Advarsel

Hvis De modtager en fejlmeddelelse om »The participant … not registered by the integrator«, betyder det, at modtageren (Deres kunde) ikke er registreret på PEPPOL-netværket. De kan ikke sende fakturaer via PEPPOL til virksomheder, der ikke er registreret. Send i dette tilfælde fakturaen via traditionelle kanaler (e-mail eller print).