E-mailkommunikation¶

E-mailmodulet i Gem Logic giver Dem mulighed for at sende og modtage e-mails direkte fra applikationen. E-mails knyttes til kontakter, ordrer, fakturaer og andre poster, så al kommunikation spores ét sted. Modulet understøtter Gmail, Microsoft og brugerdefinerede SMTP/IMAP-udbydere.

Forbind en e-mailadresse¶

Gå til E-mails ‣ E-mailadresser og klik på Forbind e-mailadresse. Vælg en af de tre forbindelsesmetoder:

Fortsæt med Google – log ind med en Google-konto for at forbinde via OAuth.
Fortsæt med Microsoft – log ind med en Microsoft-konto for at forbinde via OAuth.
SMTP – indtast e-mailadressen manuelt og konfigurér derefter SMTP- og IMAP-serverindstillingerne på e-mailadressens detaljeside.

Efter forbindelsen vises e-mailadressen på listen og kan bruges til at sende og modtage e-mails.

E-mailadresseindstillinger¶

På e-mailadressens detaljeside kan De konfigurere:

Afsendernavn – det viste navn, modtagerne ser.
Brugere – teammedlemmer, der kan bruge denne adresse.
Supportmail – markér adressen som en supportindbakke.
SMTP- og IMAP-serverdetaljer (til ikke-OAuth-forbindelser).

De kan sende en teste-mail fra e-mailadresselisten for at bekræfte, at konfigurationen virker.

E-mailleveringsevne¶

Om Deres e-mails lander i indbakken eller spammappen afhænger primært af, hvor godt Deres afsenderdomæne er autentificeret. Når De tilslutter en mailbox, sender Gem Logic via Deres egen udbyder (Google, Microsoft eller Deres SMTP-server), så De autentificerer Deres domæne hos den udbyder — ikke hos Gem Logic.

Personlige adresser¶

Hvis De sender fra en personlig @gmail.com-, @outlook.com- eller lignende adresse, er der ingen opsætning nødvendig. Udbyderen autentificerer allerede disse beskeder for Dem.

Brugerdefineret domæne på Google Workspace¶

Hvis De sender fra Deres eget domæne (f.eks. info@deresvirksomhed.dk) forbundet via Google, skal De tilføje disse records hos Deres domænes DNS-udbyder:

SPF — en TXT-record på Deres domæne:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — gå i Google Admin-konsollen til Apps ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Authenticate email, generer nøglen, tilføj den TXT-record den viser Dem, og klik derefter på Start authentication.

DMARC — en TXT-record på _dmarc.deresvirksomhed.dk:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Brugerdefineret domæne på Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — aktivér DKIM-signering for Deres domæne i Microsoft 365 Admin Center og tilføj de to CNAME-records, den leverer.
DMARC — tilføj den samme _dmarc-record som vist ovenfor.

Brugerdefineret SMTP-udbyder¶

Følg Deres udbyders instruktioner for at opsætte SPF og DKIM for Deres domæne. De fleste udbydere udgiver en trinvis DNS-vejledning.

Bemærk

DNS-ændringer kan tage op til 48 timer at træde i kraft. Send derefter en test-e-mail til en Gmail- eller Outlook-konto og bekræft, at den lander i indbakken.

Tip

Et par gode vaner hjælper også: send fra en reel adresse, De ejer, hold en klar emnelinje, undgå at sende den samme besked til meget store lister på én gang, og medtag altid en signatur med Deres virksomhedsoplysninger.

Indbakke og sendte e-mails¶

Naviger til E-mails ‣ Indbakke for at åbne e-mailapplikationen. Venstre panel viser en liste over e-mailsamtaler, og højre panel viser den valgte samtale.

Brug fanerne øverst til at skifte mellem Indbakke og Sendt e-mails. Søgefeltet lader Dem finde samtaler efter emne, afsender eller indhold.

E-mailsamtaler¶

Relaterede e-mails grupperes automatisk i samtaler. Hver samtale viser:

Kontaktens eller afsenderens navn
Emnelinjen
En kort forhåndsvisning af den seneste besked
Datoen og antallet af e-mails
Et statusmærke: Afventer svar for indgående samtaler eller Besvaret for samtaler, hvor De sendte den seneste besked

Samtalehandlinger¶

Hold musen over en samtale eller åbn den for at få adgang til disse handlinger:

Fastgør – behold samtalen øverst på Deres liste.
Stjerne – markér samtalen til opfølgning.
Arkiver – fjern fra Deres indbakke (De kan arkivere for Dem selv eller for alle brugere).
Slet – fjern e-mailsamtalen permanent.
Opret opgave – opret en tilknyttet opgave fra e-mailsamtalen.

Disse handlinger er pr. bruger — at fastgøre eller arkivere en e-mailsamtale påvirker kun Deres egen visning.

Oprettelse og afsendelse af e-mails¶

De kan oprette en e-mail på to måder:

Fra e-mailapplikationen: klik på Svar nederst i enhver e-mailsamtale.
Fra enhver post (ordre, faktura, kontakt, leverandørordre): klik på e-mailikonet for at åbne redigeringsvinduet.

Redigeringsformularen indeholder:

Fra – vælg hvilken tilsluttet e-mailadresse der skal sendes fra.
Til – indtast en e-mailadresse eller vælg fra Deres kontakter.
CC – tilføj eventuelt teammedlemmer eller andre modtagere.
Emne – e-mailens emnelinje.
Besked – en rich text-editor til e-mailens indhold.
Skabelon – anvend eventuelt en e-mailskabelon.
Signatur – tilføjes automatisk baseret på den valgte afsenderadresse.

Vedhæftede filer¶

Når De opretter fra en post, foreslår Gem Logic relevante vedhæftede filer såsom fakturaer, tilbud, certifikater, følgesedler eller ordredokumenter. De kan også uploade filer manuelt.

Planlagt afsendelse¶

I stedet for at sende med det samme kan De planlægge en e-mail til en fremtidig dato og tidspunkt. Planlagte e-mails vises i Deres sendte mappe med et Planlagt-badge og kan sendes med det samme på et hvilket som helst tidspunkt før den planlagte dato.

E-mailskabeloner¶

E-mailskabeloner giver Dem mulighed for at oprette genanvendelige beskeder med dynamiske variabler, der automatisk erstattes, når e-mailen sendes.

Naviger til Emails ‣ E-mailskabeloner for at administrere skabeloner. Klik på Opret e-mailskabelon for at tilføje en ny.

En skabelon indeholder:

Navn – et beskrivende navn for skabelonen.
Emne – e-mailens emne (kan indeholde variabler).
Besked – e-mailens indhold (kan indeholde variabler).
Sprog – skabelonens sprog.
Aktiv – om skabelonen er tilgængelig til brug.

Skabelonvariabler¶

Variabler er pladsholdere omsluttet af dobbelte parenteser, der erstattes med faktiske data, når e-mailen sendes. De tilgængelige variabler vises i højre side af skabeloneditoren.

Almindelige variabler inkluderer:

((name)) – kontaktnavn
((email)) – kontakt e-mailadresse
((phone)) – kontakt telefonnummer
((order_id)) – ordrereferencenummer
((order_total)) – ordres samlede beløb
((invoice_id)) – fakturareferencenummer
((business_name)) – Deres firmanavn
((pay_now_link)) – et betalingslink til kunden
((customer_portal_url)) – link til kundeportalen

Tip

Klik på en vilkårlig variabel i skabeloneditorsidebjælken for at indsætte den ved markørpositionen.

E-mailsignaturer¶

Hver e-mailadresse kan have flere signaturer, eventuelt på forskellige sprog. Den visuelle signaturbygger giver Dem mulighed for at designe en signatur uden at skrive HTML og vælger automatisk den rigtige, når De skriver en e-mail.

Se E-mailsignaturer for den komplette vejledning.

E-mailsporing¶

Gem Logic sporer, om modtagere åbner Deres e-mails. Når en e-mail er blevet åbnet, vises et tidsstempel på e-mailen i samtalevisningen.

E-mailskabeloner sporer også åbningsraten, som viser, hvor mange modtagere der åbnede e-mails sendt med den pågældende skabelon.

E-mailregler¶

E-mailregler giver Dem mulighed for automatisk at behandle indgående e-mails baseret på deres indhold. Naviger til E-mails ‣ Indbakke og klik på indstillingsikonet for at administrere regler.

Hver regel har:

Søgefrase – den tekst, der skal søges efter.
Søg i – hvor der skal søges: Emne, Brødtekst eller Fra.
Handling – hvad der skal gøres, når der findes et match: Arkiver eller Slet.

Regler anvendes automatisk, når nye e-mails ankommer.

AI-funktioner¶

Når De skriver en e-mail, kan De bruge AI til at hjælpe med at skrive eller forbedre Deres besked:

Generer – beskriv, hvad De vil sige, og lad AI skrive e-mailen.
Polér – forbedr tonen og klarheden i Deres udkast.
Gør kortere eller Uddyb – justér længden.
Mere formel eller Mere uformel – skift tonen.
Oversæt – oversæt beskeden til et andet sprog.

Se også

Brugere