Udgående fakturaer

Udgående fakturaer er de fakturaer, Deres virksomhed sender til kunder, typisk genereret fra salg eller reparationer. Gem Logic opretter professionelle PDF-fakturaer med automatisk nummerering, sporer betalingsstatus og understøtter elektronisk afsendelse af fakturaer via PEPPOL.

Oprettelse af en udgående faktura

Udgående fakturaer oprettes altid fra en eksisterende ordre — et salg, en reparation eller en oprettelse. Processen er identisk, uanset om kunden er en privatperson eller en erhvervskunde; der er ingen særskilt proces for erhvervskunder.

Åbn ordrens detaljeside, klik på rullemenuen Make document øverst til højre, og vælg Invoice for at åbne fakturaformularen. Fakturaen genereres ud fra artiklerne i den pågældende ordre.

Bemærk

Invoice er ikke tilgængelig for tilbud eller memoer. Konverter først tilbuddet til et salg, og fakturer derefter salget.

Formularen giver Dem mulighed for at konfigurere:

  • Sprog — sproget for fakturadokumentet (standarden er kundens sprog).

  • Faktureringsbeløb — fakturer det fulde beløb eller et delbeløb som en procentdel eller fast værdi. Ved delvis fakturering spores den resterende saldo til næste faktura.

  • Betalingsperiode — antal dage indtil betalingsfristen.

  • Leveringsdato — valgfri leveringsdato, der vises på dokumentet.

  • Ekstra information — supplerende tekst, der tilføjes til fakturaens sidefod.

  • Tags

  • Struktureret kommunikation — tilføj eventuelt en belgisk struktureret betalingsreference.

  • Betal nu-knap — tilføj et online betalingslink til fakturadokumentet.

  • Ekstra fakturainformation (skjulbar) — incoterms, eksportland, fremstillingsland, endelig destinationsland og betalingsbetingelser.

De kan også vælge specifikke ordreartikler til at inkludere, hvilket muliggør selektiv fakturering af individuelle linjeposter.

Kombinerede fakturaer

For at oprette én enkelt faktura for flere ordrer skal De vælge ordrerne og bruge den kombinerede fakturerings-mulighed. Alle valgte ordrer skal tilhøre samme kunde. De kan eventuelt tilføje en ekstra linjepost med en brugerdefineret titel, beløb og momssats.

Fakturanummerering

Fakturanumre genereres automatisk pr. år pr. virksomhed. De kan konfigurere et præfiks med dynamiske pladsholdere som (year), (year_2_digits), (month), (day) samt et startnummer. Et præfiks som INV(year)- producerer f.eks. INV2026-1, INV2026-2 osv.

Detaljeside

Detaljsiden viser:

Venstre side — fakturadetaljer:

  • Faktura-ID, dato, tilknyttede ordrer, virksomhed, kunde, momsnummer og PEPPOL-identifikator.

  • Beløb, moms (etiketten tilpasser sig efter land) og total.

  • Procent for delvis fakturering (hvis relevant).

  • Betalingsfrist, leveringsdato, ekstra information, incoterms, landefelter og betalingsbetingelser.

  • Struktureret kommunikation og tags.

  • Betalingsstatus — kan ændres via en dropdown-knap.

  • En Update-knap til at redigere fakturaen. Når en faktura er blevet sendt via PEPPOL, kan den ikke længere opdateres.

Højre side:

  • PDF-forhåndsvisning af den genererede faktura med print- og åbn-knapper.

  • Transaktioner — tilknyttede betalinger, der viser transaktions-ID, dato, beløb og betalingsmetode.

  • Aktivitetslog — tidslinje over handlinger og kommentarer.

Betalingsstatus

Hver udgående faktura har én af tre statusser:

  • Betalt (grøn)

  • Under betaling (gul) — sættes automatisk, når betalingsfristen ligger i fremtiden.

  • Ubetalt (rød)

Statusen kan ændres både fra listevisningen og fra detaljsiden.

PEPPOL

For virksomheder i Belgien kan udgående fakturaer sendes elektronisk via PEPPOL-netværket. Knappen Send via PEPPOL vises, når kunden er en virksomhed med et momsnummer. Når fakturaen er sendt, låses den og kan ikke længere opdateres. PEPPOL-status og tidsstempel vises i både liste- og detaljvisningen.

UBL-eksport

De kan downloade enhver udgående faktura som en UBL XML-fil fra detaljsiden. Til masseeksport kan De bruge ZIP-eksportfunktionen fra listevisningen for at downloade alle fakturaer for et datointerval i enten PDF- eller UBL-format.

Kreditnotaer

Udgående kreditnotaer kan oprettes fra ordrens detaljside. Kreditnotaformularen lader Dem angive beløbet (inkl. eller ekskl. moms), momssatsen, sproget og ekstra bundtekst. Kreditnotaer nummereres separat med præfikset CD.

Filtrering

Listen over udgående fakturaer kan filtreres efter:

  • Fakturadatointerval

  • Betalingsfristinterval

  • Faktura-ID

  • Betalingsstatus

  • Totalbeløbsinterval

  • Kontakt (kunde)

  • Markeret

  • Tags

  • Virksomhed (når du har flere forretningsenheder)

  • Farve

Fakturaer kan også eksporteres som CSV eller downloades som et ZIP-arkiv.

Se også