Lähtevät laskut

Lähtevät laskut ovat laskuja, jotka yrityksenne lähettää asiakkaille — tyypillisesti ne luodaan myynneistä tai korjauksista. Gem Logic luo ammattimaiset PDF-laskut automaattisella numeroinnilla, seuraa maksun tilaa ja tukee laskujen sähköistä lähettämistä PEPPOL-verkossa.

Lähtevän laskun luominen

Lähtevät laskut luodaan aina olemassa olevasta tilauksesta — myynti, korjaus tai valmistus. Prosessi on sama riippumatta siitä, onko asiakas yksityishenkilö vai yritysasiakas; yrityksille ei ole erillistä työnkulkua.

Avaa tilauksen tietosivu, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Make document -valikkoa ja valitse Invoice avataksesi laskulomakkeen. Lasku luodaan kyseisen tilauksen nimikkeistä.

Muista

Invoice ei ole käytettävissä tarjouksille eikä muistioille. Muunna tarjous ensin myynnistä, sitten laskuta myynti.

Lomakkeessa voit määrittää:

  • Kieli — laskuasiakirjan kieli (oletuksena asiakkaan kieli).

  • Laskutettava summa — laskuta koko summa tai osittainen summa prosentteina tai kiinteänä arvona. Osittaislaskutuksessa jäljellä oleva saldo seurataan seuraavaa laskua varten.

  • Maksuaika — päivien määrä maksun eräpäivään.

  • Toimituspäivä — valinnainen toimituspäivä, joka näytetään asiakirjassa.

  • Lisätiedot — laskun alatunnisteeseen lisätty teksti.

  • Tunnisteet

  • Jäsennelty viite — lisää halutessasi belgialainen jäsennelty maksuviite.

  • Maksa nyt -painike — lisää verkkomaksulinkki laskuasiakirjaan.

  • Lisälaskutustiedot (koottavissa) — incoterms, vientimaa, valmistusmaa, lopullisen määränpään maa sekä maksuehdot.

Voit myös valita tiettyjä tilausnimikkeitä mukaan, mikä mahdollistaa yksittäisten rivien valikoivan laskutuksen.

Yhdistetyt laskut

Luodaksesi yhden laskun usealle tilaukselle valitse tilaukset ja käytä yhdistetyn laskun vaihtoehtoa. Kaikkien valittujen tilausten on kuuluttava samalle asiakkaalle. Voit halutessasi lisätä ylimääräisen rivinimikkeen mukautetulla otsikolla, summalla ja veroprosentilla.

Laskujen numerointi

Laskunumerot luodaan automaattisesti vuosittain yrityskohtaisesti. Voitte määrittää etuliitteen, jossa on dynaamisia paikkamerkkejä kuten (year), (year_2_digits), (month), (day), sekä aloitusnumeron. Esimerkiksi etuliite INV(year)- tuottaa INV2026-1, INV2026-2 ja niin edelleen.

Tietosivu

Tietosivu näyttää:

Vasen puoli — laskun tiedot:

  • Laskun tunnus, päivämäärä, linkitetyt tilaukset, yritys, asiakas, veronumero ja PEPPOL-tunniste.

  • Summa, ALV (nimiö mukautuu maan mukaan) ja loppusumma.

  • Osittaislaskutuksen prosenttiosuus (kun sovelletaan).

  • Maksun eräpäivä, toimituspäivä, lisätiedot, incoterms-ehdot, maakohtaiset kentät ja maksuehdot.

  • Strukturoitu viestintä ja tunnisteet.

  • Maksun tila — muutettavissa pudotusvalikon kautta.

  • Päivitä-painike laskun muokkaamiseksi. Kun lasku on lähetetty PEPPOL-verkon kautta, sitä ei voi enää päivittää.

Oikea puoli:

  • PDF-esikatselu luodusta laskusta tulostus- ja avauspainikkeilla.

  • Tapahtumat — linkitetyt maksut, jotka näyttävät tapahtumatunnuksen, päivämäärän, summan ja maksutavan.

  • Toimintoloki — aikajana toiminnoista ja kommenteista.

Maksun tila

Jokaisella lähtevällä laskulla on yksi kolmesta tilasta:

  • Maksettu (vihreä)

  • Maksussa (keltainen) — asetetaan automaattisesti, kun maksun eräpäivä on tulevaisuudessa.

  • Maksamatta (punainen)

Tilaa voi muuttaa sekä listanäkymästä että tietosivulta.

PEPPOL

Belgian yrityksille lähtevät laskut voidaan lähettää sähköisesti PEPPOL-verkon kautta. Lähetä PEPPOL:n kautta -painike näkyy, kun asiakas on yritys, jolla on veronumero. Kun lasku on lähetetty, se lukitaan eikä sitä voi enää päivittää. PEPPOL-tila ja aikaleima näytetään sekä listanäkymässä että tietosivulla.

UBL-vienti

Voitte ladata minkä tahansa lähtevän laskun UBL XML -tiedostona tietosivulta. Massavientejä varten käyttäkää ZIP-vientitoimintoa listanäkymästä ladataksenne kaikki laskut tietyltä aikaväliltä joko PDF- tai UBL-muodossa.

Hyvityslaskut

Lähtevät hyvityslaskut voidaan luoda tilauksen tietosivulta. Hyvityslaskun lomakkeessa voitte määrittää summan (sisältäen tai ilman ALV:a), veroprosentin, kielen ja ylimääräisen alatekstin. Hyvityslaskut numeroidaan erikseen CD-etuliitteellä.

Suodatus

Lähtevät laskut -luetteloa voidaan suodattaa seuraavasti:

  • Laskun päivämääräväli

  • Maksun eräpäivän väli

  • Laskun tunnus

  • Maksun tila

  • Kokonaissummaväli

  • Yhteystieto (asiakas)

  • Merkitty

  • Tunnisteet

  • Yritys (kun käytössänne on useita yritysyksiköitä)

  • Väri

Laskut voidaan myös viedä CSV-muodossa tai ladata ZIP-arkistona.

Katso myös