Saapuvat laskut

Saapuvat laskut ovat laskuja, jotka saatte toimittajilta, liiketoimintaostoista tai muista kuluista. Käyttäkää tätä moduulia pitääksenne kulujenne laskut järjestyksessä, seurataksenne maksun tilaa ja linkittääksenne ne transaktioihin.

Ostolasku luodaan

Suositeltu tapa luoda ostolaskuja on käsiteltävät laskut -työnkulku, joka käyttää tekoälyä poimiakseen laskulta tiedot automaattisesti ladatuista dokumenteista.

Voitte myös vastaanottaa ostolaskuja automaattisesti PEPPOL-verkon kautta. Kun toimittaja lähettää laskun PEPPOL-verkossa, se luodaan Gem Logiciin automaattisesti kaikilla tiedoilla ja alkuperäinen PDF liitteenä.

Tietosivu

Tietosivu on jaettu kahteen osaan:

Vasen puoli — muokattava lomake, jossa:

  • Laskun päivämäärä, kirjauspäivä (kirjanpitoon merkittävä päivämäärä) ja eräpäivä

  • Yritys (toimittaja) pikalisäyspainikkeella uuden kontaktin luomiseen

  • Laskunumero

  • Summa (alv 0 %), ALV ja valuutta — kokonaissumma lasketaan automaattisesti

  • Strukturoitu viesti (belgialainen maksuviite)

  • Maksun tila ja liiketoimintayksikkö

Oikea puoli:

  • Liitetiedostot — jokainen dokumentti näytetään upotettuna PDF-katseluohjelmana. Voitte avata, tulostaa tai poistaa yksittäisiä tiedostoja ja ladata lisädokumentteja milloin tahansa.

  • Tapahtumat — taulukko linkitetyistä tapahtumista, joka näyttää tapahtuman tunnisteen, pankkitilin, päivämäärän ja summan. Voitte luoda uuden tapahtuman suoraan tästä.

  • Toimintoloki — aikajana kaikista laskulle tehdyistä toiminnoista.

Maksun tila

Jokaisella ostolaskulla on jokin näistä kolmesta tilasta:

  • Maksettu (vihreä)

  • Maksamatta (punainen)

  • Hylätty (keltainen)

Tila voidaan muuttaa sekä listauksessa että tietosivulla pudotuspainikkeen avulla. Jos laskun eräpäivä on mennyt eikä sitä ole vielä maksettu, myöhästyneen maksun varoitus näytetään listauksessa.

EPC QR-koodi

SEPA-maiden laskuille Maksa nyt -painike on käytettävissä maksamattomilla laskuilla. Tämä avaa ikkunan, jossa:

  • Muokattava lomake, joka on esitäytetty toimittajan pankkitiedoilla (nimi, IBAN, BIC), laskun summalla ja strukturoidulla viestillä.

  • Dynaaminen QR-koodi, joka päivittyy kenttien muokkaamisen yhteydessä. Tämä QR-koodi noudattaa EPC/SEPA Credit Transfer -standardia ja voidaan skannata pankkisovelluksellanne maksun aloittamiseksi.

  • Vahvista maksu -painike, joka merkitsee laskun maksetuksi.

UBL-vienti

Jokainen ostolasku tallennetaan automaattisesti UBL XML -muodossa. Voitte ladata UBL-tiedoston tietosivulta UBL-muoto -painikkeen avulla.

Massavientiin käyttäkää ZIP-vienti-ominaisuutta listausnäkymässä ladataksenne kaikki tietyn aikavälin laskut ZIP-arkistona joko PDF- tai UBL-muodossa.

Suodatus

Saapuvat laskut voidaan suodattaa seuraavien mukaan:

  • Kirjauspäivämääräväli

  • Yritys (toimittaja)

  • Laskunumero

  • Maksun tila

  • Kokonaissummaväli

  • Merkitty

  • Yritys (kun käytössänne on useita yritysyksiköitä)

  • Väri

Hakupalkin alapuolella näytetään päivämääräsuodatusmerkit, kun päivämääräväli on aktiivinen. Laskut voidaan myös viedä CSV-muodossa tai ladata ZIP-pakkauksena.

Katso myös