Došlé faktúry

Došlé faktúry sú faktúry, ktoré dostávate od dodávateľov, za obchodné nákupy alebo za iné výdavky. Použite tento modul na organizovanie Vašich výdavkových faktúr, sledovanie stavu platieb a prepojenie s transakciami.

Vytvorenie prijatej faktúry

Odporúčaným spôsobom vytvárania prijatých faktúr je pracovný postup faktúry na spracovanie, ktorý využíva umelú inteligenciu na automatické extrahovanie podrobností faktúr z nahraných dokumentov.

Prijaté faktúry môžete tiež prijímať automaticky prostredníctvom siete PEPPOL. Keď dodávateľ odošle faktúru cez PEPPOL, vytvorí sa v Gem Logic automaticky so všetkými podrobnosťami a priloženým originálnym PDF.

Stránka s podrobnosťami

Stránka s podrobnosťami je rozdelená do dvoch častí:

Ľavá strana — upraviteľný formulár s:

  • Dátum faktúry, dátum zaúčtovania (dátum zaznamenaný vo Vašom účtovníctve) a dátum splatnosti

  • Firma (dodávateľ), s tlačidlom rýchleho pridania pre vytvorenie nového kontaktu

  • Číslo faktúry

  • Suma (bez DPH), DPH a mena — celková suma sa vypočíta automaticky

  • Štruktúrovaná správa (belgická platobná referencia)

  • Stav platby a podnikateľský subjekt

Pravá strana:

  • Priložené súbory — každý dokument je zobrazený vo vstavanom PDF prehliadači. Môžete otvárať, tlačiť alebo odstraňovať jednotlivé súbory a kedykoľvek nahrať ďalšie dokumenty.

  • Transakcie — tabuľka prepojených transakcií zobrazujúca ID transakcie, bankový účet, dátum a sumu. Odtiaľto môžete priamo vytvoriť novú transakciu.

  • Protokol aktivít — časová os všetkých akcií vykonaných na faktúre.

Stav platby

Každá prijatá faktúra má jeden z troch stavov:

  • Zaplatené (zelená)

  • Nezaplatené (červená)

  • Odmietnuté (žltá)

Stav možno zmeniť z obrazovky zoznamu aj zo stránky s podrobnosťami pomocou rozbaľovacieho tlačidla. Ak faktúra má dátum splatnosti, ktorý už uplynul, a ešte nie je zaplatená, v obrazovke zoznamu sa zobrazuje upozornenie na oneskorenú platbu.

EPC QR kód

Pre faktúry v krajinách SEPA je na nezaplatených faktúrach k dispozícii tlačidlo Zaplatiť teraz. Otvorí sa okno s:

  • Upraviteľný formulár predvyplnený bankovými údajmi dodávateľa (názov, IBAN, BIC), sumou faktúry a štruktúrovanou správou.

  • Živý QR kód, ktorý sa aktualizuje pri úprave polí. Tento QR kód vyhovuje štandardu EPC/SEPA Credit Transfer a možno ho naskenovať Vašou bankovou aplikáciou na iniciáciu platby.

  • Tlačidlo Potvrdiť platbu, ktoré označí faktúru ako zaplatenú.

Export UBL

Každá prijatá faktúra je automaticky uložená vo formáte UBL XML. UBL súbor si môžete stiahnuť zo stránky s podrobnosťami pomocou tlačidla Formát UBL.

Pre hromadný export použite funkciu exportu ZIP z obrazovky zoznamu na stiahnutie všetkých faktúr za zvolené časové obdobie ako ZIP archív, buď vo formáte PDF alebo UBL.

Filtrovanie

Zoznam prichádzajúcich faktúr možno filtrovať podľa:

  • Rozsah účtovného dátumu

  • Firma (dodávateľ)

  • Číslo faktúry

  • Stav platby

  • Rozsah celkovej sumy

  • Označené

  • Firma (ak máte viacero obchodných subjektov)

  • Farba

Pod vyhľadávacím poľom sa zobrazujú odznaky rýchleho filtrovania podľa dátumu, keď je aktívny rozsah dátumov. Faktúry možno tiež exportovať vo formáte CSV alebo stiahnuť ako archív ZIP.

Viď aj