ใบแจ้งหนี้ขาเข้า¶

ใบแจ้งหนี้ขาเข้าคือใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับจากซัพพลายเออร์ สำหรับการซื้อทางธุรกิจ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ใช้โมดูลนี้เพื่อจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายของคุณ ติดตามสถานะการชำระเงิน และเชื่อมโยงกับธุรกรรม

การสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อ¶

วิธีที่แนะนำในการสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อคือผ่านเวิร์กโฟลว์ ใบแจ้งหนี้ที่ต้องประมวลผล ซึ่งใช้ AI ดึงข้อมูลรายละเอียดใบแจ้งหนี้จากเอกสารที่อัปโหลดโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถรับใบแจ้งหนี้ซื้อโดยอัตโนมัติผ่านเครือข่าย PEPPOL ได้อีกด้วย เมื่อซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ผ่าน PEPPOL ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างใน Gem Logic โดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดทั้งหมดและไฟล์ PDF ต้นฉบับที่แนบมา

หน้ารายละเอียด¶

หน้ารายละเอียดแบ่งออกเป็นสองส่วน:

ด้านซ้าย — แบบฟอร์มที่แก้ไขได้ซึ่งประกอบด้วย:

วันที่ใบแจ้งหนี้ วันที่บันทึกบัญชี (วันที่ที่บันทึกในระบบบัญชีของคุณ) และ วันครบกำหนด
บริษัท (ซัพพลายเออร์) พร้อมปุ่มเพิ่มด่วนสำหรับสร้างผู้ติดต่อใหม่
หมายเลขใบแจ้งหนี้
จำนวนเงิน (ไม่รวมภาษี) ภาษีมูลค่าเพิ่ม และ สกุลเงิน — ยอดรวมจะคำนวณโดยอัตโนมัติ
การสื่อสารที่มีโครงสร้าง (หมายเลขอ้างอิงการชำระเงินของเบลเยียม)
สถานะการชำระเงิน และ นิติบุคคล

ด้านขวา:

ไฟล์ที่แนบมา — เอกสารแต่ละฉบับจะแสดงในเครื่องมือดู PDF แบบฝังตัว คุณสามารถเปิด พิมพ์ หรือลบไฟล์แต่ละรายการ และอัปโหลดเอกสารเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา
ธุรกรรม — ตารางแสดงธุรกรรมที่เชื่อมโยง ประกอบด้วยรหัสธุรกรรม บัญชีธนาคาร วันที่ และจำนวนเงิน คุณสามารถสร้างธุรกรรมใหม่ได้โดยตรงจากที่นี่
บันทึกกิจกรรม — ไทม์ไลน์ของการดำเนินการทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับใบแจ้งหนี้

สถานะการชำระเงิน¶

ใบแจ้งหนี้ซื้อแต่ละรายการมีหนึ่งในสามสถานะดังนี้:

ชำระแล้ว (สีเขียว)
ยังไม่ชำระ (สีแดง)
ปฏิเสธ (สีเหลือง)

สถานะสามารถเปลี่ยนได้ทั้งจากมุมมองรายการและหน้ารายละเอียดโดยใช้ปุ่มดรอปดาวน์ หากใบแจ้งหนี้มีวันครบกำหนดที่ผ่านไปแล้วและยังไม่ได้ชำระ คำเตือนการชำระเงินล่าช้า จะปรากฏในมุมมองรายการ

รหัส QR แบบ EPC¶

สำหรับใบแจ้งหนี้ในประเทศ SEPA ปุ่ม ชำระเงินเลย จะพร้อมใช้งานสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระ ซึ่งจะเปิดหน้าต่างประกอบด้วย:

แบบฟอร์มที่แก้ไขได้ซึ่งกรอกข้อมูลธนาคารของซัพพลายเออร์ (ชื่อ IBAN BIC) จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ และการสื่อสารที่มีโครงสร้างไว้ล่วงหน้า
รหัส QR แบบเรียลไทม์ ที่อัปเดตตามที่คุณแก้ไขฟิลด์ รหัส QR นี้เป็นไปตามมาตรฐาน EPC/SEPA Credit Transfer และสามารถสแกนด้วยแอปธนาคารของคุณเพื่อเริ่มการชำระเงิน
ปุ่ม ยืนยันการชำระเงิน ที่ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าชำระแล้ว

การส่งออก UBL¶

ใบแจ้งหนี้ซื้อทุกรายการจะถูกจัดเก็บในรูปแบบ UBL XML โดยอัตโนมัติ คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ UBL จากหน้ารายละเอียดได้โดยใช้ปุ่ม รูปแบบ UBL

สำหรับการส่งออกแบบกลุ่ม ให้ใช้ฟีเจอร์ การส่งออก ZIP จากมุมมองรายการเพื่อดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสำหรับช่วงวันที่เป็นไฟล์เก็บถาวร ZIP ในรูปแบบ PDF หรือ UBL

การกรอง¶

รายการใบแจ้งหนี้ขาเข้าสามารถกรองได้ตาม:

ช่วงวันที่บันทึกบัญชี
บริษัท (ซัพพลายเออร์)
หมายเลขใบแจ้งหนี้
สถานะการชำระเงิน
ช่วงยอดรวม
ทำเครื่องหมายไว้
แผนก (เมื่อคุณมีหลายหน่วยธุรกิจ)
สี

ป้ายกรองวันที่แบบด่วนจะแสดงด้านล่างแถบค้นหาเมื่อมีการเลือกช่วงวันที่ ใบแจ้งหนี้สามารถส่งออกเป็นไฟล์ CSV หรือดาวน์โหลดเป็นไฟล์ ZIP ได้