ใบแจ้งหนี้ขาออก¶

ใบแจ้งหนี้ขาออกคือใบแจ้งหนี้ที่บริษัทของคุณส่งไปยังลูกค้า ซึ่งมักสร้างจากการขายหรือการซ่อม Gem Logic สร้างใบแจ้งหนี้ PDF อย่างมืออาชีพพร้อมการกำหนดหมายเลขอัตโนมัติ ติดตามสถานะการชำระเงิน และรองรับการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่าน PEPPOL

การสร้างใบแจ้งหนี้ขาออก¶

ใบแจ้งหนี้ขาออกจะถูกสร้างจากคำสั่งที่มีอยู่เสมอ — การขาย, การซ่อม หรือ การสร้าง กระบวนการเหมือนกันไม่ว่าลูกค้าจะเป็นบุคคลทั่วไปหรือลูกค้าองค์กร (ธุรกิจ) ไม่มีขั้นตอนแยกต่างหากสำหรับลูกค้าองค์กร

เปิด**หน้ารายละเอียด**ของคำสั่ง คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง Make document ที่มุมบนขวา และเลือก Invoice เพื่อเปิดแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างจากรายการในคำสั่งนั้น

Note

Invoice ไม่พร้อมใช้งานสำหรับใบเสนอราคาหรือบันทึกข้อความ แปลงใบเสนอราคาเป็นการขายก่อน จากนั้นจึงออกใบแจ้งหนี้สำหรับการขายนั้น

แบบฟอร์มให้คุณกำหนดค่า:

ภาษา — ภาษาของเอกสารใบแจ้งหนี้ (ค่าเริ่มต้นคือภาษาของลูกค้า)
จำนวนเงินในการเรียกเก็บ — ออกใบแจ้งหนี้เต็มจำนวนหรือบางส่วนเป็นเปอร์เซ็นต์หรือมูลค่าคงที่ เมื่อออกใบแจ้งหนี้บางส่วน ยอดคงเหลือจะถูกติดตามสำหรับใบแจ้งหนี้ฉบับถัดไป
ระยะเวลาชำระเงิน — จำนวนวันจนถึงกำหนดชำระเงิน
วันที่จัดส่ง — วันที่จัดส่งเสริม (ไม่บังคับ) ที่แสดงบนเอกสาร
ข้อมูลเพิ่มเติม — ข้อความเพิ่มเติมที่ถูกเพิ่มในส่วนท้ายของใบแจ้งหนี้
แท็ก
การสื่อสารที่มีโครงสร้าง — เพิ่มเลขอ้างอิงการชำระเงินที่มีโครงสร้างของเบลเยียม (ไม่บังคับ)
ปุ่มชำระเงินทันที — เพิ่มลิงก์ชำระเงินออนไลน์ในเอกสารใบแจ้งหนี้
ข้อมูลใบแจ้งหนี้เพิ่มเติม (ยุบได้) — เงื่อนไขการค้าระหว่างประเทศ ประเทศต้นทาง ประเทศผู้ผลิต ประเทศปลายทางสุดท้าย และเงื่อนไขการชำระเงิน

คุณยังสามารถเลือกรายการคำสั่งเฉพาะที่จะรวม ทำให้สามารถออกใบแจ้งหนี้แบบเลือกสรรสำหรับรายการแต่ละบรรทัดได้

ใบแจ้งหนี้รวม¶

เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับเดียวสำหรับ**หลายคำสั่ง** ให้เลือกคำสั่งและใช้ตัวเลือกใบแจ้งหนี้รวม คำสั่งที่เลือกทั้งหมดต้องเป็นของลูกค้าคนเดียวกัน คุณสามารถเพิ่มรายการบรรทัดเพิ่มเติม (ไม่บังคับ) พร้อมชื่อที่กำหนดเอง จำนวนเงิน และอัตราภาษี

การกำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้¶

เลขที่ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติในแต่ละปีสำหรับแต่ละหน่วยธุรกิจ คุณสามารถกำหนดค่า คำนำหน้า ที่มีตัวแปรแบบไดนามิก เช่น (year), (year_2_digits), (month), (day) และหมายเลขเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น คำนำหน้า INV(year)- จะสร้าง INV2026-1, INV2026-2 และต่อๆ ไป

หน้ารายละเอียด¶

หน้ารายละเอียดแสดง:

ด้านซ้าย — รายละเอียดใบแจ้งหนี้:

รหัสใบแจ้งหนี้ วันที่ คำสั่งซื้อที่เชื่อมโยง บริษัท ลูกค้า เลขที่ภาษี และรหัส PEPPOL
จำนวนเงิน ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ป้ายกำกับปรับตามประเทศ) และยอดรวม
เปอร์เซ็นต์การออกใบแจ้งหนี้บางส่วน (เมื่อเกี่ยวข้อง)
กำหนดเวลาชำระเงิน วันที่จัดส่ง ข้อมูลเพิ่มเติม incoterms ช่องข้อมูลประเทศ และเงื่อนไขการชำระเงิน
การสื่อสารที่มีโครงสร้างและแท็ก
สถานะการชำระเงิน — สามารถเปลี่ยนแปลงได้ผ่านปุ่มดรอปดาวน์
ปุ่ม Update เพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้ เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกส่งผ่าน PEPPOL แล้ว จะไม่สามารถอัปเดตได้อีก

ด้านขวา:

ตัวอย่าง PDF ของใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น พร้อมปุ่มพิมพ์และเปิด
ธุรกรรม — การชำระเงินที่เชื่อมโยงแสดงรหัสธุรกรรม วันที่ จำนวนเงิน และวิธีการชำระเงิน
บันทึกกิจกรรม — ไทม์ไลน์ของการดำเนินการและความคิดเห็น

สถานะการชำระเงิน¶

ใบแจ้งหนี้ขาออกแต่ละใบมีหนึ่งในสามสถานะ:

ชำระแล้ว (สีเขียว)
กำลังชำระเงิน (สีเหลือง) — ตั้งค่าอัตโนมัติเมื่อกำหนดเวลาชำระเงินอยู่ในอนาคต
ยังไม่ชำระ (สีแดง)

สามารถเปลี่ยนสถานะได้ทั้งจากมุมมองรายการและหน้ารายละเอียด

PEPPOL¶

สำหรับธุรกิจในเบลเยียม ใบแจ้งหนี้ขาออกสามารถส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านเครือข่าย PEPPOL ปุ่ม ส่งผ่าน PEPPOL จะปรากฏขึ้นเมื่อลูกค้าเป็นบริษัทที่มีเลขที่ภาษี เมื่อส่งแล้ว ใบแจ้งหนี้จะถูกล็อกและไม่สามารถอัปเดตได้อีก สถานะ PEPPOL และการประทับเวลาจะแสดงทั้งในมุมมองรายการและรายละเอียด

การส่งออก UBL¶

คุณสามารถดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ขาออกใดๆ เป็นไฟล์ UBL XML จากหน้ารายละเอียด สำหรับการส่งออกจำนวนมาก ให้ใช้ฟีเจอร์ส่งออก ZIP จากมุมมองรายการเพื่อดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสำหรับช่วงวันที่ในรูปแบบ PDF หรือ UBL

ใบลดหนี้¶

ใบลดหนี้ขาออกสามารถสร้างได้จากหน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อ แบบฟอร์มใบลดหนี้ช่วยให้คุณระบุจำนวนเงิน (รวมภาษีหรือไม่รวมภาษี) อัตราภาษี ภาษา และข้อความส่วนท้ายเพิ่มเติม ใบลดหนี้จะถูกกำหนดเลขแยกต่างหากด้วยคำนำหน้า CD

การกรอง¶

รายการใบแจ้งหนี้ขาออกสามารถกรองได้โดย:

ช่วงวันที่ใบแจ้งหนี้
ช่วงกำหนดเวลาชำระเงิน
รหัสใบแจ้งหนี้
สถานะการชำระเงิน
ช่วงยอดรวม
ผู้ติดต่อ (ลูกค้า)
ทำเครื่องหมายไว้
แท็ก
แผนก (เมื่อคุณมีหลายหน่วยธุรกิจ)
สี

ใบแจ้งหนี้ยังสามารถส่งออกเป็น CSV หรือดาวน์โหลดเป็นไฟล์เก็บถาวร ZIP