Uitgaande facturen¶
Uitgaande facturen zijn de facturen die uw bedrijf naar klanten stuurt, meestal gegenereerd vanuit verkopen of reparaties. Gem Logic maakt professionele PDF-facturen met automatische nummering, houdt de betalingsstatus bij en ondersteunt het elektronisch verzenden van facturen via PEPPOL.
Een uitgaande factuur aanmaken¶
Uitgaande facturen worden altijd aangemaakt vanuit een bestaande bestelling — een verkoop, reparatie of creatie. Het proces is identiek ongeacht of de klant een particulier of een zakelijke klant is; er is geen apart proces voor zakelijke klanten.
Open de detailpagina van de bestelling, klik op het vervolgkeuzemenu Maak document rechtsboven en kies Factuur om het factuurformulier te openen. De factuur wordt gegenereerd op basis van de artikelen in die bestelling.
Notitie
Factuur is niet beschikbaar voor offertes of memo’s. Converteer de offerte eerst naar een verkoop en factureer vervolgens de verkoop.
Het formulier laat u configureren:
Taal — de taal van het factuurdocument (standaard de taal van de klant).
Factuurbedrag — factureer het volledige bedrag of een gedeeltelijk bedrag als percentage of vaste waarde. Bij gedeeltelijke facturering wordt het resterende saldo bijgehouden voor de volgende factuur.
Betalingstermijn — aantal dagen tot de betalingsdeadline.
Leveringsdatum — optionele leveringsdatum die op het document wordt weergegeven.
Extra informatie — aanvullende tekst toegevoegd aan de voettekst van de factuur.
Tags
Gestructureerde mededeling — voeg optioneel een Belgische gestructureerde betalingsreferentie toe.
Betaal nu-knop — voeg een online betalingslink toe aan het factuurdocument.
Extra factuurinformatie (inklapbaar) — incoterms, land van uitvoer, land van fabricage, land van eindbestemming en betalingsvoorwaarden.
U kunt ook specifieke bestellingsartikelen selecteren om op te nemen, waardoor selectieve facturering van individuele regelitems mogelijk is.
Gecombineerde facturen¶
Om één factuur te maken voor meerdere bestellingen, selecteert u de bestellingen en gebruikt u de optie voor gecombineerde facturering. Alle geselecteerde bestellingen moeten tot dezelfde klant behoren. U kunt optioneel een extra regelitem toevoegen met een aangepaste titel, bedrag en BTW-tarief.
Factuurnummering¶
Factuurnummers worden automatisch per jaar per bedrijfsentiteit gegenereerd. U kunt een prefix configureren met dynamische variabelen zoals (year), (year_2_digits), (month), (day), en een startnummer. Een prefix INV(year)- produceert bijvoorbeeld INV2026-1, INV2026-2, enzovoort.
Detailpagina¶
De detailpagina toont:
Linkerkant — factuurdetails:
Factuur-ID, datum, gekoppelde bestellingen, bedrijf, klant, BTW-nummer en PEPPOL-identificatie.
Bedrag, BTW (label past zich aan per land) en totaal.
Percentage gedeeltelijke facturering (indien van toepassing).
Betalingsdeadline, leveringsdatum, extra informatie, incoterms, landenvelden en betalingsvoorwaarden.
Gestructureerde mededeling en tags.
Betalingsstatus — aanpasbaar via een dropdown-knop.
Een Update-knop om de factuur te bewerken. Zodra een factuur via PEPPOL is verzonden, kan deze niet meer worden bijgewerkt.
Rechterzijde:
PDF-voorbeeldweergave van de gegenereerde factuur met print- en openknoppen.
Transacties — gekoppelde betalingen met transactie-ID, datum, bedrag en betaalmethode.
Activiteitenlog — tijdlijn van acties en opmerkingen.
Betalingsstatus¶
Elke uitgaande factuur heeft één van de volgende drie statussen:
Betaald (groen)
In betaling (geel) — automatisch ingesteld wanneer de betalingsdeadline in de toekomst ligt.
Onbetaald (rood)
De status kan zowel vanuit de lijstweergave als vanuit de detailpagina worden gewijzigd.
PEPPOL¶
Voor bedrijven in België kunnen uitgaande facturen elektronisch worden verzonden via het PEPPOL-netwerk. De knop Verzenden via PEPPOL verschijnt wanneer de klant een bedrijf met BTW-nummer is. Zodra de factuur is verzonden, wordt deze vergrendeld en kan niet meer worden bijgewerkt. De PEPPOL-status en tijdstempel worden weergegeven in zowel de lijstweergave als de detailweergave.
UBL-export¶
U kunt elke uitgaande factuur downloaden als een UBL XML-bestand vanaf de detailpagina. Voor bulkexports gebruikt u de ZIP-exportfunctie vanuit de lijstweergave om alle facturen voor een datumbereik te downloaden in PDF- of UBL-formaat.
Creditnota’s¶
Uitgaande creditnota’s kunnen worden aangemaakt vanaf de detailpagina van de bestelling. Het creditnota-formulier laat u het bedrag specificeren (inclusief of exclusief btw), het BTW tarief, de taal en extra voettekst. Creditnota’s worden afzonderlijk genummerd met het prefix CD.
Filteren¶
De lijst met uitgaande facturen kan worden gefilterd op:
Factuurdatumbereik
Betalingsdeadlinebereik
Factuur-ID
Betalingsstatus
Totaalbedragbereik
Contact (klant)
Gemarkeerd
Tags
Bedrijf (wanneer u meerdere bedrijfsentiteiten heeft)
Kleur
Facturen kunnen ook worden geëxporteerd als CSV of gedownload als ZIP-archief.
Zie ook