Te verwerken facturen

De pagina te verwerken facturen is een staginggebied voor inkomende leveranciersfacturen. In plaats van elk veld handmatig in te voeren, kunt u uw facturen uploaden en de AI van Gem Logic automatisch de belangrijkste informatie laten extraheren. U controleert vervolgens elke factuur en bevestigt deze voordat deze wordt opgeslagen.

Facturen uploaden

Op de pagina te verwerken facturen sleept en plaatst u bestanden in het uploadgebied of klikt u om te bladeren. U kunt meerdere bestanden tegelijk uploaden — PDF-documenten en afbeeldingen worden ondersteund.

Zodra een bestand is geüpload, wordt het in de wachtrij geplaatst voor verwerking. Gem Logic gebruikt AI om het document te analyseren en het volgende te extraheren:

  • Leverancier (gekoppeld aan uw bestaande contacten)

  • Factuurdatum

  • Factuurnummer

  • Gestructureerde mededeling (Belgische betalingsreferentie)

  • Bedrag (excl. btw)

  • BTW-bedrag

  • Valuta

Afbeeldingsbestanden worden automatisch geconverteerd naar PDF.

Verwerkingswachtrij

De wachtrijtabel toont elke geüploade factuur met de huidige status:

  • Verwerken — de AI is het document nog aan het analyseren.

  • Klaar — de analyse is voltooid en de factuur is klaar voor controle.

Voor facturen die klaar zijn, worden de door AI geëxtraheerde waarden (bedrijf, datum, factuurnummer, bedrag, BTW, valuta) direct in de tabel weergegeven.

Een factuur controleren

Klik op een factuur in de wachtrij om het controlescherm te openen. Dit toont een gesplitste weergave:

  • Linkerkant: een voorbeeld van het geüploade document.

  • Rechterkant: een vooringevuld formulier met de door AI geëxtraheerde waarden. Een live calculator toont het totaal (bedrag + BTW) terwijl u wijzigingen aanbrengt.

Controleer de waarden en corrigeer alles wat de AI mogelijk verkeerd heeft geïnterpreteerd. Als een inkomende factuur met dezelfde leverancier en hetzelfde factuurnummer al bestaat, wordt een duplicaatwaarschuwing weergegeven.

Wanneer u op Opslaan klikt:

  1. Een inkomende factuur wordt aangemaakt met de bevestigde waarden.

  2. Het geüploade bestand wordt aan de nieuwe factuur gekoppeld.

  3. Als een transactie met een overeenkomende gestructureerde mededeling of overeenkomende datum en bedrag wordt gevonden, wordt deze automatisch aan de factuur gekoppeld.

  4. De verwerkte invoer wordt uit de wachtrij verwijderd en u wordt automatisch naar de volgende factuur gebracht.

U kunt tussen facturen navigeren met de knoppen Vorige en Volgende, of met de toetsenbordsneltoetsen Ctrl+Shift+Links en Ctrl+Shift+Rechts.

Wanneer alle facturen zijn verwerkt, wordt een bevestigingsbericht weergegeven.

Zie ook