Fatture da elaborare

La pagina delle fatture da elaborare è un’area di transito per le fatture fornitori in entrata. Invece di inserire manualmente ogni campo, può caricare le Sue fatture e lasciare che l’IA di Gem Logic estragga automaticamente le informazioni chiave. Può quindi revisionare e confermare ogni fattura prima che venga salvata.

Caricamento delle fatture

Nella pagina delle fatture da elaborare, trascini e rilasci i file nell’area di caricamento o clicchi per sfogliare. Può caricare più file contemporaneamente — sono supportati documenti PDF e immagini.

Una volta caricato, ogni file viene messo in coda per l’elaborazione. Gem Logic utilizza l’IA per analizzare il documento ed estrarre:

  • Fornitore (abbinato ai Suoi contatti esistenti)

  • Data fattura

  • Numero fattura

  • Comunicazione strutturata (riferimento di pagamento belga)

  • Importo (IVA esclusa)

  • Importo IVA

  • Valuta

I file immagine vengono automaticamente convertiti in PDF.

Coda di elaborazione

La tabella della coda mostra ogni fattura caricata con il relativo stato attuale:

  • In elaborazione — l’IA sta ancora analizzando il documento.

  • Pronto — l’analisi è completa e la fattura è pronta per la revisione.

Per le fatture pronte, i valori estratti dall’IA (azienda, data, numero fattura, importo, IVA, valuta) vengono visualizzati direttamente nella tabella.

Revisione di una fattura

Clicchi su una fattura nella coda per aprire la schermata di revisione. Questa mostra una vista divisa:

  • Lato sinistro: un’anteprima del documento caricato.

  • Lato destro: un modulo precompilato con i valori estratti dall’IA. Un calcolatore in tempo reale mostra il totale (importo + IVA) mentre Lei modifica.

Verifichi i valori e corregga eventuali errori dell’IA. Se esiste già una fattura in entrata con lo stesso fornitore e numero di fattura, viene visualizzato un avviso di duplicato.

Quando clicca su Salva:

  1. Viene creata una fattura in entrata con i valori confermati.

  2. Il file caricato viene allegato alla nuova fattura.

  3. Se viene trovata una transazione con una comunicazione strutturata corrispondente o con data e importo corrispondenti, viene automaticamente collegata alla fattura.

  4. L’elemento elaborato viene rimosso dalla coda e Lei viene automaticamente portato alla fattura successiva.

Può navigare tra le fatture utilizzando i pulsanti Precedente e Successivo, oppure con le scorciatoie da tastiera Ctrl+Maiusc+Sinistra e Ctrl+Maiusc+Destra.

Quando tutte le fatture sono state elaborate, viene visualizzato un messaggio di conferma.

Vedi anche