Carte regalo

Il modulo Carte regalo gestisce i saldi prepagati che i clienti possono utilizzare per acquisti futuri. Ogni carta regalo viene bloccata nel momento in cui viene creata: i suoi dettagli non possono essere modificati o eliminati, solo il suo stato attivo può essere cambiato per ritirarla dalla circolazione. Gem Logic supporta due modi per emetterne una.

Emettere una carta regalo su una vendita

Utilizzare questo flusso quando un cliente acquista la carta regalo.

  1. Aprire o creare una vendita.

  2. Nella scheda articoli della vendita, aprire il menu a discesa Aggiungi articolo e fare clic su Aggiungi carta regalo.

  3. Compilare:

    • Saldo iniziale - il valore caricato sulla carta regalo.

    • Codice univoco - generato automaticamente, ma può essere personalizzato (memorizzato in maiuscolo).

    • Data di scadenza - facoltativa. Dopo questa data la carta regalo non potrà più essere utilizzata.

  4. Fare clic su Aggiungi carta regalo. Una riga articolo corrispondente al saldo iniziale viene aggiunta alla vendita.

  5. Completare la vendita aggiungendo un pagamento (contanti, carta, bonifico, ecc.).

La carta regalo eredita automaticamente la valuta della vendita e il contatto della vendita. Non appena la vendita viene creata, la carta regalo viene collegata ad essa e da quel momento i dettagli della carta regalo sono bloccati.

Emettere una carta regalo manualmente

Utilizzare questo flusso per omaggi, credito negozio, gesti di cortesia manuali o qualsiasi operazione che non passi attraverso una vendita.

  1. Aprire l’elenco Carte regalo.

  2. Fare clic su Crea carta regalo.

  3. Compilare saldo iniziale, valuta, codice univoco e (facoltativamente) una data di scadenza o un contatto.

  4. Salvare – la carta regalo è attiva e utilizzabile immediatamente.

Le carte regalo emesse manualmente si comportano come quelle vendute: sono bloccate dalla creazione, l’eliminazione è impedita e solo l’interruttore attivo può essere modificato successivamente (e tale modifica viene registrata sulla carta regalo).

Utilizzare le carte regalo come metodo di pagamento

Le carte regalo possono essere utilizzate come metodo di pagamento su qualsiasi ordine in Gem Logic. Questo include:

  • Vendite

  • Riparazioni

  • Memo

  • Creazioni

Per pagare con una carta regalo:

  1. Aprire la vendita, la riparazione, il memo o la creazione e andare alla sezione transazioni.

  2. Fare clic su Aggiungi transazione.

  3. Selezionare Carta regalo come metodo di pagamento.

  4. Inserire il codice della carta regalo.

  5. Inserire l’importo da pagare.

Il sistema convalida la carta regalo al momento del pagamento:

  • Il codice della carta regalo esiste.

  • La carta regalo è attiva.

  • La carta regalo dispone di un saldo sufficiente.

  • La carta regalo non è scaduta.

Se valida, l’importo viene dedotto dal saldo della carta regalo e applicato all’ordine. La stessa carta regalo può essere utilizzata più volte su ordini diversi finché il suo saldo non raggiunge lo zero o finché non scade.

Monitoraggio del saldo

Ogni carta regalo mantiene il proprio saldo corrente. Non è necessario monitorarlo manualmente:

Saldo corrente = Saldo iniziale - Somma di tutte le transazioni pagate con la carta regalo

Ogni volta che la carta regalo viene utilizzata per pagare una vendita, una riparazione, un conto vendita o una creazione, la transazione viene registrata sulla carta regalo e il saldo viene aggiornato automaticamente. La pagina di dettaglio della carta regalo mostra il saldo attuale e l’elenco completo delle transazioni che hanno utilizzato la carta, così Lei può sempre sapere dove è stato impiegato il valore.

Se il cliente tenta di pagare un importo superiore al saldo residuo, il sistema limita la transazione al saldo disponibile sulla carta, in modo che non possa mai diventare negativo.

Protezione contro le manomissioni

Poiché una carta regalo rappresenta denaro reale, Gem Logic blocca ogni dettaglio di una carta regalo nel momento in cui viene emessa. Questo protegge Lei, il Suo personale e i Suoi clienti, e garantisce una traccia di audit chiara:

  • Il saldo iniziale, la valuta, il codice univoco, la data di scadenza, il contatto e la vendita collegata non possono essere modificati dopo l’emissione.

  • Una carta regalo non può essere eliminata, quindi una carta utilizzata non può mai scomparire silenziosamente dal sistema.

  • L”unica modifica consentita è l’attivazione o la disattivazione della carta regalo. Ogni attivazione e disattivazione viene automaticamente registrata sulla carta regalo con la data e l’utente che l’ha effettuata.

Se una carta regalo è stata emessa con l’importo o i dettagli errati, la procedura corretta consiste nel disattivarla ed emetterne una nuova (sia su una vendita che manualmente). Entrambe le carte regalo rimangono nel sistema, e il registro di disattivazione spiega cosa è successo.

Buoni di valore

Quando una vendita ha un importo dovuto negativo (il cliente ha pagato in eccesso), Lei può creare un buono di valore (carta regalo) per la differenza. Il buono viene automaticamente collegato alla vendita che ha generato l’eccedenza, eredita il contatto e la valuta di quella vendita, ed è bloccato allo stesso modo di una carta regalo normale.

Documenti e stampa

Dalla pagina di dettaglio della carta regalo, Lei può:

  • Crea documento: Generare un documento PDF per la carta regalo.

  • Stampa ricevuta: Stampare uno scontrino su una stampante per ricevute configurata.

  • Email: Inviare il documento della carta regalo al contatto via email.

Consultare le carte regalo esistenti

L’elenco Carte regalo mostra ogni carta regalo che sia mai stata emessa, con il suo codice, saldo, scadenza, contatto proprietario e la vendita che l’ha emessa. Utilizzi l’elenco per cercare per codice o contatto, o per disattivare una carta regalo che non dovrebbe più essere utilizzabile.