Dárkové karty

Modul Dárkové karty spravuje předplacené zůstatky, které mohou zákazníci utratit při budoucích nákupech. Každá dárková karta je uzamčena okamžikem svého vytvoření: její údaje nemohou být změněny ani smazány, pouze její aktivní stav může být přepnut, aby byla vyřazena z oběhu. Gem Logic podporuje dva způsoby jejího vystavení.

Vystavení dárkové karty při prodeji

Tento postup použijte, když zákazník kupuje dárkovou kartu.

  1. Otevřete nebo vytvořte prodej.

  2. V kartě položek prodeje otevřete rozbalovací nabídku Přidat položku a klikněte na Přidat dárkovou kartu.

  3. Vyplňte:

    • Počáteční zůstatek – hodnota nahraná na dárkovou kartu.

    • Jedinečný kód - vygenerován automaticky, ale lze upravit (ukládá se velkými písmeny).

    • Datum expirace - volitelné. Po tomto datu nelze dárkový poukaz použít.

  4. Klikněte na Přidat dárkovou kartu. K prodeji se přidá řádková položka s počátečním zůstatkem.

  5. Dokončete prodej přidáním platby (hotovost, karta, převod atd.).

Dárková karta automaticky přebírá měnu prodeje a kontakt prodeje. Jakmile je prodej vytvořen, dárková karta je s ním propojena a od tohoto okamžiku jsou její údaje uzamčeny.

Ruční vystavení dárkové karty

Tento postup použijte pro propagační akce, úvěry obchodu, ruční dobré vůle, nebo cokoliv, co neprobíhá prostřednictvím prodeje.

  1. Otevřete seznam Dárkové karty.

  2. Klikněte na Vytvořit dárkovou kartu.

  3. Vyplňte počáteční zůstatek, měnu, jedinečný kód a (volitelně) datum expirace nebo kontakt.

  4. Uložte - dárková karta je okamžitě aktivní a použitelná.

Ručně vystavené dárkové karty se chovají stejně jako prodané: jsou uzamčeny od okamžiku vytvoření, smazání je zablokováno a následně lze pouze přepínat aktivní stav (toto přepnutí je zaznamenáno na dárkové kartě).

Použití dárkových karet jako platby

Dárkové karty lze v systému Gem Logic použít jako způsob platby u jakékoliv objednávky. To zahrnuje:

  • Prodej

  • Opravy

  • Memo

  • Výroba

Pro platbu dárkovou kartou:

  1. Otevřete prodej, opravu, memo nebo sestavu a přejděte do sekce transakcí.

  2. Klikněte na Přidat transakci.

  3. Vyberte Dárková karta jako způsob platby.

  4. Zadejte kód dárkové karty.

  5. Zadejte částku k zaplacení.

Systém ověří dárkovou kartu v okamžiku platby:

  • Kód dárkové karty existuje.

  • Dárková karta je aktivní.

  • Dárková karta má dostatečný zůstatek.

  • Dárková karta není po expiraci.

Pokud je platná, částka se odečte ze zůstatku dárkové karty a použije se na objednávku. Stejnou dárkovou kartu lze použít vícekrát u různých objednávek, dokud její zůstatek neklesne na nulu nebo nevyprší.

Sledování zůstatku

Každá dárková karta si udržuje vlastní aktuální zůstatek. Není potřeba ho sledovat ručně:

Aktuální zůstatek = Počáteční zůstatek - Součet všech transakcí zaplacených dárkovou kartou

Pokaždé, když je dárková karta použita k úhradě prodeje, opravy, konsignace nebo vytvoření zakázky, je transakce zaznamenána na dárkové kartě a zůstatek se automaticky aktualizuje. Detailní stránka dárkové karty zobrazuje aktuální zůstatek a úplný seznam transakcí, které kartu použily, takže můžete vždy vidět, kde byla hodnota použita.

Pokud se zákazník pokusí zaplatit částku vyšší než zbývající zůstatek, systém omezí transakci na dostupný zůstatek na kartě, takže nikdy nemůže být záporný.

Ochrana proti úpravám

Protože dárková karta představuje skutečné peníze, Gem Logic uzamkne každý detail dárkové karty v okamžiku jejího vydání. Tím chrání Vás, Váš personál i Vaše zákazníky a poskytuje Vám přehledný záznam auditu:

  • Počáteční zůstatek, měna, unikátní kód, datum vypršení platnosti, kontakt a propojený prodej nelze po vydání změnit.

  • Dárková karta nemůže být smazána, takže použitá karta nemůže ze systému tiše zmizet.

  • Jedinou povolenou změnou je aktivace nebo deaktivace dárkové karty. Každá aktivace a deaktivace je automaticky zaznamenána na dárkové kartě s datem a uživatelem, který ji provedl.

Pokud byla dárková karta vydána s nesprávnou částkou nebo údaji, správný postup je deaktivovat ji a vydat novou (buď při prodeji, nebo ručně). Obě dárkové karty zůstávají v systému a záznam o deaktivaci vysvětluje, co se stalo.

Hodnotové poukázky

Když má prodej zápornou nezaplacenou částku (zákazník zaplatil více), můžete vytvořit hodnotovou poukázku (dárkovou kartu) za rozdíl. Poukázka je automaticky propojena s prodejem, který byl přeplacen, převezme kontakt a měnu tohoto prodeje a je uzamčena stejným způsobem jako běžná dárková karta.

Dokumenty a tisk

Z detailní stránky dárkové karty můžete:

  • Vytvořit dokument: Vygenerovat PDF dokument pro dárkovou kartu.

  • Vytisknout účtenku: Vytisknout účtenku na nakonfigurované účtenkové tiskárně.

  • E-mail: Odeslat dokument dárkové karty kontaktu e-mailem.

Procházení existujících dárkových karet

Seznam Dárkové karty zobrazuje každou dárkovou kartu, která kdy byla vydána, s jejím kódem, zůstatkem, vypršením platnosti, vlastnícím kontaktem a prodejem, který ji vydal. Použijte seznam k vyhledání podle kódu nebo kontaktu nebo k deaktivaci dárkové karty, která již nemá být uplatnitelná.