Stavy

Stavy se v celém Gem Logic používají ke sledování průběhu záznamů, jako jsou objednávky, produkty, kontakty, úkoly, projekty, objednávky u dodavatelů atd. Každý typ záznamu má vlastní sadu stavů, kterou lze přizpůsobit Vašemu workflow.

Stavy jsou zobrazeny jako barevné odznaky na záznamech a lze je změnit kliknutím na odznak a výběrem nového stavu z rozbalovací nabídky. Slouží také jako sloupce v Kanban zobrazení, kde lze záznamy vizuálně organizovat podle jejich aktuálního stavu.

Jak stavy fungují

Každý stav v Gem Logic má následující vlastnosti:

• Název: zobrazovaný název stavu (např. „Vytvořeno“, „Doručeno“).

• Kód stavu: interní identifikátor, automaticky generovaný z názvu, pokud není nastaven.

• Barva pozadí a Barva textu: definují vzhled odznaku stavu.

• Řazení: určuje pozici statusu v rozbalovacích seznamech a sloupcích Kanban.

• Upravitelný: zda může uživatel status přejmenovat.

• Odstranitelný: zda může uživatel status odstranit. Status, který je aktuálně přiřazen jednomu nebo více záznamům, nelze odstranit.

• Skrýt objekty v kanbanu: pokud je povoleno, záznamy s tímto statusem jsou skryty z Kanban tabule.

• Upozornění po x dnech: volitelně spustí upozornění, pokud záznam zůstane v tomto statusu déle než zadaný počet dní.

Změna statusu

Pro změnu statusu záznamu klikněte na odznak statusu zobrazený u záznamu. Zobrazí se rozbalovací seznam obsahující všechny dostupné statusy. Vyberte požadovaný status a záznam bude okamžitě aktualizován.

Při změně statusu se automaticky zapíše zpráva do Chatteru záznamu s uvedením předchozího a nového statusu a uživatele, který změnu provedl. To poskytuje úplný auditní záznam změn statusu.

Status můžete také vymazat výběrem možnosti vymazání v rozbalovacím seznamu statusu.

Výchozí statusy

Gem Logic automaticky vytváří výchozí statusy pro několik typů záznamů při prvním nastavení systému. Tyto výchozí statusy nelze přejmenovat, ale lze přidat další vlastní statusy.

Přidávání vlastních statusů

Vlastní statusy lze přidat z rozbalovacího seznamu statusu libovolného záznamu zadáním nového názvu statusu a potvrzením. Při vytváření nového statusu můžete nastavit barvu pozadí, barvu textu a řazení.

Vlastní statusy lze později upravit a změnit jejich název, barvy, řazení a nastavení upozornění.

Zobrazení Kanban

Zobrazení Kanban používá statusy jako sloupce. Každý sloupec představuje status a záznamy jsou zobrazeny jako karty v příslušném sloupci.

Sloupce lze sbalit kliknutím na ikonu sbalení v záhlaví sloupce. Jedná se o nastavení pro jednotlivé uživatele, takže každý uživatel si může přizpůsobit, které sloupce jsou viditelné.

Pokud má status povolenou možnost Skrýt objekty v kanbanu, záznamy s tímto statusem se v zobrazení Kanban neobjeví.

Hromadná změna statusu

Pro produkty Gem Logic podporuje hromadné změny statusu, které Vám umožňují změnit status všech produktů z jednoho statusu na jiný v jediné akci. To je užitečné při správě rozsáhlých inventářů.