Odchozí faktury

Odchozí faktury jsou faktury, které Vaše firma zasílá zákazníkům, obvykle generované z prodejů nebo oprav. Gem Logic vytváří profesionální PDF faktury s automatickým číslováním, sleduje stav úhrad a podporuje elektronické zasílání faktur prostřednictvím PEPPOL.

Vytvoření odchozí faktury

Odchozí faktury jsou vždy vytvářeny z existující objednávky — prodeje, opravy nebo vytvoření. Proces je totožný bez ohledu na to, zda je zákazník soukromá osoba nebo profesionální (firemní) klient; neexistuje samostatný postup pro profesionální klienty.

Otevřete stránku s podrobnostmi objednávky, klikněte na rozbalovací nabídku Make document v pravém horním rohu a zvolte Invoice, čímž otevřete formulář faktury. Faktura je generována z položek dané objednávky.

Poznámka

Invoice není k dispozici u cenových nabídek nebo konsignací. Nejprve převeďte cenovou nabídku na prodej, poté fakturujte prodej.

Formulář Vám umožňuje nakonfigurovat:

  • Jazyk — jazyk fakturačního dokumentu (výchozí je jazyk zákazníka).

  • Fakturovaná částka — fakturujte celou částku nebo částečnou částku jako procento nebo pevnou hodnotu. Při částečné fakturaci je zbývající zůstatek sledován pro další fakturu.

  • Platební lhůta — počet dnů do splatnosti platby.

  • Datum dodání — volitelné datum dodání zobrazené na dokumentu.

  • Dodatečné informace — doplňkový text přidaný do zápatí faktury.

  • Štítky

  • Strukturovaná komunikace — volitelně přidejte belgickou strukturovanou platební referenci.

  • Tlačítko zaplatit nyní — přidejte odkaz na online platbu do fakturačního dokumentu.

  • Dodatečné fakturační informace (sbalitelné) — incoterms, země vývozu, země výroby, země konečného určení a platební podmínky.

Můžete také vybrat konkrétní položky objednávky k zahrnutí, což umožňuje selektivní fakturaci jednotlivých položek.

Kombinované faktury

Chcete-li vytvořit jedinou fakturu pro více objednávek, vyberte objednávky a použijte možnost kombinované faktury. Všechny vybrané objednávky musí patřit témuž zákazníkovi. Volitelně můžete přidat další položku s vlastním názvem, částkou a sazbou daně.

Číslování faktur

Čísla faktur se generují automaticky za rok a entitu. Můžete nastavit prefix s dynamickými proměnnými jako (year), (year_2_digits), (month), (day) a počáteční číslo. Například prefix INV(year)- vygeneruje INV2026-1, INV2026-2 atd.

Detailní stránka

Stránka detailu zobrazuje:

Levá strana — údaje o faktuře:

  • ID faktury, datum, propojené objednávky, firma, klient, daňové číslo a PEPPOL identifikátor.

  • Částka, DPH (popisek se přizpůsobuje podle země) a celkem.

  • Procento částečné fakturace (pokud se použije).

  • Lhůta splatnosti, datum dodání, další informace, incoterms, pole pro země a platební podmínky.

  • Strukturovaná komunikace a štítky.

  • Stav platby — měnitelný pomocí rozbalovacího tlačítka.

  • Tlačítko Update pro úpravu faktury. Jakmile je faktura odeslána přes PEPPOL, nelze ji již aktualizovat.

Pravá strana:

  • Náhled PDF vygenerované faktury s tlačítky pro tisk a otevření.

  • Transakce — propojené platby zobrazující ID transakce, datum, částku a způsob platby.

  • Záznam aktivit — časová osa akcí a komentářů.

Stav platby

Každá odchozí faktura má jeden ze tří stavů:

  • Zaplaceno (zelená)

  • V platbě (žlutá) — automaticky nastaven, když je lhůta splatnosti v budoucnu.

  • Nezaplaceno (červená)

Stav lze změnit jak ze seznamu, tak ze stránky detailu.

PEPPOL

Pro firmy v Belgii lze odchozí faktury odesílat elektronicky prostřednictvím sítě PEPPOL. Tlačítko Odeslat přes PEPPOL se zobrazí, když je zákazník firma s daňovým číslem. Jakmile je faktura odeslána, je uzamčena a nelze ji dále upravovat. Stav PEPPOL a časové razítko se zobrazují jak v seznamu, tak v detailním zobrazení.

Export UBL

Jakoukoliv odchozí fakturu můžete stáhnout jako soubor UBL XML ze stránky detailu. Pro hromadný export použijte funkci ZIP exportu ze seznamu — stáhnete všechny faktury za zvolené datumové období ve formátu PDF nebo UBL.

Dobropisy

Odchozí dobropisy lze vytvořit ze stránky detailu objednávky. Formulář dobropisu umožňuje zadat částku (s DPH nebo bez DPH), sazbu daně, jazyk a další text v patičce. Dobropisy jsou číslovány odděleně s prefixem CD.

Filtrování

Seznam odchozích faktur lze filtrovat podle:

  • Rozsah data faktury

  • Rozsah lhůty splatnosti

  • ID faktury

  • Stav platby

  • Rozsah celkové částky

  • Kontakt (zákazník)

  • Označeno

  • Štítky

  • Firma (pokud máte více obchodních jednotek)

  • Barva

Faktury lze také exportovat ve formátu CSV nebo stáhnout jako archiv ZIP.

Viz také