E-mailová komunikace

Modul E-maily v Gem Logic Vám umožňuje odesílat a přijímat e-maily přímo z aplikace. E-maily jsou propojeny s kontakty, objednávkami, fakturami a dalšími záznamy, takže veškerá komunikace je vedena na jednom místě. Modul podporuje Gmail, Microsoft a vlastní poskytovatele SMTP/IMAP.

Připojení e-mailové adresy

Přejděte na E-maily ‣ E-mailové adresy a klikněte na Připojit e-mailovou adresu. Vyberte jednu ze tří metod připojení:

  • Pokračovat přes Google – přihlaste se pomocí účtu Google a připojte se přes OAuth.

  • Pokračovat přes Microsoft – přihlaste se pomocí účtu Microsoft a připojte se přes OAuth.

  • SMTP – zadejte e-mailovou adresu ručně, poté nakonfigurujte nastavení serverů SMTP a IMAP na stránce detailu e-mailové adresy.

Po připojení se e-mailová adresa zobrazí v seznamu a lze ji použít k odesílání a přijímání e-mailů.

Nastavení e-mailové adresy

Na stránce detailu e-mailové adresy můžete nakonfigurovat:

  • Jméno odesílatele – zobrazované jméno, které vidí příjemci.

  • Uživatelé – členové týmu, kteří mohou tuto adresu používat.

  • Podpora – e-mail – označte adresu jako schránku podpory.

  • Údaje serverů SMTP a IMAP (pro připojení bez OAuth).

Můžete odeslat testovací e-mail ze seznamu e-mailových adres a ověřit, že konfigurace funguje.

Doručitelnost e-mailů

Zda Vaše e-maily dorazí do schránky příchozích zpráv, nebo do složky spamu, závisí především na tom, jak dobře je Vaše odesílající doména ověřena. Když připojíte poštovní schránku, Gem Logic odesílá prostřednictvím Vašeho vlastního poskytovatele (Google, Microsoft nebo Váš SMTP server), takže ověřujete svou doménu u tohoto poskytovatele — ne u Gem Logic.

Osobní adresy

Pokud odesíláte z osobní adresy @gmail.com, @outlook.com nebo podobné, není potřeba žádné nastavení. Poskytovatel tyto zprávy již za Vás ověřuje.

Vlastní doména v Google Workspace

Pokud odesíláte z vlastní domény (například info@vasefirma.com) připojené přes Google, přidejte tyto záznamy u poskytovatele DNS Vaší domény:

  • SPF — záznam TXT na Vaší doméně:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — v konzoli Google Admin přejděte na Aplikace ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Ověřit e-mail, vygenerujte klíč, přidejte záznam TXT, který Vám zobrazí, a poté klikněte na Spustit ověřování.

  • DMARC — záznam TXT na _dmarc.vasefirma.com:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Vlastní doména v Microsoft 365

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — povolte podepisování DKIM pro Vaši doménu v centru pro správu Microsoft 365 a přidejte dva záznamy CNAME, které poskytne.

  • DMARC — přidejte stejný záznam _dmarc uvedený výše.

Vlastní poskytovatel SMTP

Postupujte podle pokynů Vašeho poskytovatele pro nastavení SPF a DKIM pro Vaši doménu. Většina poskytovatelů publikuje podrobného průvodce DNS krok za krokem.

Poznámka

Změny DNS mohou trvat až 48 hodin, než se projeví. Poté odešlete testovací e-mail na účet Gmail nebo Outlook a ověřte, že dorazí do schránky příchozích zpráv.

Tip

Pomáhá také několik dobrých zvyklostí: odesílejte z reálné adresy, kterou vlastníte, používejte jasný předmět zprávy, vyvarujte se hromadného rozesílání stejné zprávy na velmi velké seznamy najednou a vždy uveďte podpis s údaji Vaší firmy.

Doručená pošta a odeslané e-maily

Přejděte na E-maily ‣ Doručená pošta pro otevření e-mailové aplikace. Levý panel zobrazuje seznam e-mailových konverzací a pravý panel zobrazuje vybranou konverzaci.

Pomocí záložek v horní části přepínejte mezi doručenými a odeslanými e-maily. Vyhledávací lišta Vám umožní najít konverzace podle předmětu, odesílatele nebo obsahu.

E-mailové konverzace

Související e-maily jsou automaticky seskupeny do konverzací. Každá konverzace zobrazuje:

  • Jméno kontaktu nebo odesílatele

  • Předmět zprávy

  • Krátký náhled poslední zprávy

  • Datum a počet e-mailů

  • Stavový odznak: Čeká na odpověď pro příchozí konverzace nebo Odpovězeno pro konverzace, kde jste odeslali poslední zprávu

Akce konverzace

Najeďte myší na konverzaci nebo ji otevřete pro přístup k těmto akcím:

  • Připnout – ponechat konverzaci v horní části seznamu.

  • Označit hvězdičkou – označit konverzaci k následnému zpracování.

  • Archivovat – odebrat z Vaší schránky (můžete archivovat pro sebe nebo pro všechny uživatele).

  • Smazat – trvale odebrat e-mailovou konverzaci.

  • Vytvořit úkol – vytvořit propojenou úlohu z e-mailové konverzace.

Tyto akce jsou individuální pro každého uživatele — připnutí nebo archivace e-mailové konverzace ovlivňuje pouze Vaše vlastní zobrazení.

Vytváření a odesílání e-mailů

E-mail můžete vytvořit dvěma způsoby:

  • Z e-mailové aplikace: klikněte na Odpovědět v dolní části jakékoliv e-mailové konverzace.

  • Z jakéhokoliv záznamu (objednávka, faktura, kontakt, objednávka u dodavatele): klikněte na ikonu e-mailu a otevře se dialogové okno pro vytvoření zprávy.

Formulář pro vytvoření zprávy obsahuje:

  • Od – vyberte, z které připojené e-mailové adresy chcete odeslat.

  • Komu – zadejte e-mailovou adresu nebo vyberte z Vašich kontaktů.

  • Kopie – volitelně přidejte členy týmu nebo další příjemce.

  • Předmět – předmět e-mailu.

  • Zpráva – editor formátovaného textu pro tělo e-mailu.

  • Šablona – volitelně použijte e-mailovou šablonu.

  • Podpis – automaticky připojen na základě vybrané adresy odesílatele.

Přílohy

Při vytváření e-mailu ze záznamu Gem Logic navrhuje relevantní přílohy, jako jsou faktury, cenové nabídky, certifikáty, dodací listy nebo dokumenty k objednávce. Můžete také nahrát soubory ručně.

Plánované odeslání

Místo okamžitého odeslání můžete e-mail naplánovat na budoucí datum a čas. Naplánované e-maily se zobrazují ve složce odeslaných zpráv s označením Naplánováno a mohou být kdykoliv před plánovaným datem odeslány okamžitě.

E-mailové šablony

E-mailové šablony Vám umožňují vytvářet opakovaně použitelné zprávy s dynamickými proměnnými, které jsou při odeslání e-mailu automaticky nahrazeny.

Přejděte do E-maily ‣ E-mailové šablony a spravujte šablony. Klikněte na Vytvořit e-mailovou šablonu a přidejte novou.

Šablona obsahuje:

  • Název – popisný název šablony.

  • Předmět – předmět e-mailu (může obsahovat proměnné).

  • Zpráva – tělo e-mailu (může obsahovat proměnné).

  • Jazyk – jazyk šablony.

  • Aktivní – zda je šablona dostupná k použití.

Proměnné šablon

Proměnné jsou zástupné symboly uzavřené do dvojitých závorek, které se při odeslání e-mailu nahradí skutečnými daty. Dostupné proměnné jsou uvedeny na pravé straně editoru šablon.

Mezi běžné proměnné patří:

  • ((name)) – jméno kontaktu

  • ((email)) – e-mailová adresa kontaktu

  • ((phone)) – telefonní číslo kontaktu

  • ((order_id)) – referenční číslo objednávky

  • ((order_total)) – celková částka objednávky

  • ((invoice_id)) – referenční číslo faktury

  • ((business_name)) – název Vaší společnosti

  • ((pay_now_link)) – platební odkaz pro zákazníka

  • ((customer_portal_url)) – odkaz na zákaznický portál

Tip

Kliknutím na libovolnou proměnnou v postranním panelu editoru šablony ji vložíte na pozici kurzoru.

E-mailové podpisy

Každá e-mailová adresa může mít více podpisů, případně v různých jazycích. Vizuální nástroj pro tvorbu podpisů Vám umožňuje navrhovat podpisy bez psaní HTML a automaticky vybere správný při psaní e-mailu.

Podrobný návod naleznete v E-mailové podpisy.

Sledování e-mailů

Gem Logic sleduje, zda příjemci otevřou Vaše e-maily. Když je e-mail otevřen, zobrazí se u něj časové razítko v zobrazení konverzace.

E-mailové šablony také sledují míru otevření, která ukazuje, kolik příjemců otevřelo e-maily odeslané touto šablonou.

Pravidla e-mailů

Pravidla e-mailů Vám umožňují automaticky zpracovávat příchozí e-maily na základě jejich obsahu. Přejděte na Emails ‣ Inbox a kliknutím na ikonu nastavení spravujte pravidla.

Každé pravidlo obsahuje:

  • Hledaná fráze – text, který se má vyhledat.

  • Hledat v – kde hledat: Předmět, Tělo, nebo Od.

  • Akce – co udělat, když je nalezena shoda: Archivovat nebo Smazat.

Pravidla se aplikují automaticky při příchodu nových e-mailů.

Funkce AI

Při psaní e-mailu můžete využít AI k napsání nebo vylepšení Vaší zprávy:

  • Generovat – popište, co chcete říct, a nechte AI napsat e-mail.

  • Vylepšit – zlepší tón a srozumitelnost Vašeho konceptu.

  • Zkrátit nebo Rozvinout – upraví délku.

  • Formálněji nebo Neformálněji – změní tón.

  • Přeložit – přeložte zprávu do jiného jazyka.

Viz také