Comunicare prin email¶

Modulul Emails din Gem Logic vă permite să trimiteți și să primiți emailuri direct din aplicație. Emailurile sunt legate de contacte, comenzi, facturi și alte înregistrări, astfel încât întreaga comunicare este urmărită într-un singur loc. Modulul acceptă Gmail, Microsoft și furnizori SMTP/IMAP personalizați.

Conectați o adresă de email¶

Accesați Emails ‣ Adrese de email și faceți clic pe Conectați o adresă de email. Alegeți una dintre cele trei metode de conectare:

Continuați cu Google – autentificați-vă cu un cont Google pentru a vă conecta prin OAuth.
Continuați cu Microsoft – autentificați-vă cu un cont Microsoft pentru a vă conecta prin OAuth.
SMTP – introduceți adresa de email manual, apoi configurați setările serverului SMTP și IMAP pe pagina de detalii a adresei de email.

După conectare, adresa de email apare în listă și poate fi utilizată pentru a trimite și a primi emailuri.

Setări adresă de email¶

Pe pagina de detalii a adresei de email puteți configura:

Nume expeditor – numele de afișare pe care îl văd destinatarii.
Utilizatori – membrii echipei care pot folosi această adresă.
Email de suport – marcați adresa ca inbox de suport.
Detalii server SMTP și IMAP (pentru conexiuni non-OAuth).

Puteți trimite un email de test din lista de adrese de email pentru a verifica dacă configurația funcționează.

Livrabilitate email¶

Dacă emailurile dumneavoastră ajung în inbox sau în folderul de spam depinde în principal de cât de bine este autentificat domeniul de trimitere. Când conectați o căsuță de email, Gem Logic trimite prin propriul dumneavoastră furnizor (Google, Microsoft sau serverul SMTP), astfel încât autentificați domeniul cu acel furnizor — nu cu Gem Logic.

Adrese personale¶

Dacă trimiteți de pe o adresă personală @gmail.com, @outlook.com sau similară, nu este necesară nicio configurare. Furnizorul autentifică deja aceste mesaje pentru dumneavoastră.

Domeniu personalizat pe Google Workspace¶

Dacă trimiteți de pe propriul dumneavoastră domeniu (de exemplu info@companiadumneavoastra.com) conectat prin Google, adăugați aceste înregistrări la furnizorul DNS al domeniului:

SPF — o înregistrare TXT pe domeniul dumneavoastră:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — în consola de administrare Google accesați Apps ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Authenticate email, generați cheia, adăugați înregistrarea TXT pe care o afișează, apoi faceți clic pe Start authentication.
DMARC — o înregistrare TXT pe _dmarc.companiadumneavoastra.com:
```
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com
```

Domeniu personalizat pe Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — activați semnarea DKIM pentru domeniul dumneavoastră în centrul de administrare Microsoft 365 și adăugați cele două înregistrări CNAME pe care le furnizează.
DMARC — adăugați aceeași înregistrare _dmarc prezentată mai sus.

Furnizor SMTP personalizat¶

Urmați instrucțiunile furnizorului dumneavoastră pentru a configura SPF și DKIM pentru domeniu. Majoritatea furnizorilor publică un ghid DNS pas cu pas.

Notă

Modificările DNS pot dura până la 48 de ore pentru a intra în vigoare. Ulterior, trimiteți un email de test către un cont Gmail sau Outlook și confirmați că ajunge în inbox.

Sfat

Câteva obiceiuri ajută de asemenea: trimiteți de pe o adresă reală pe care o dețineți, păstrați o linie de subiect clară, evitați trimiterea aceluiași mesaj către liste foarte mari simultan și includeți întotdeauna o semnătură cu detaliile afacerii dumneavoastră.

Inbox și emailuri trimise¶

Navigați la Emails ‣ Inbox pentru a deschide aplicația de email. Panoul din stânga afișează o listă de conversații email, iar panoul din dreapta afișează conversația selectată.

Utilizați filele din partea de sus pentru a comuta între emailurile din Inbox și cele Trimise. Bara de căutare vă permite să găsiți conversații după subiect, expeditor sau conținut.

Conversații email¶

Emailurile conexe sunt grupate automat în conversații. Fiecare conversație afișează:

Numele contactului sau al expeditorului
Linia de subiect
O previzualizare scurtă a ultimului mesaj
Data și numărul de emailuri
O insignă de status: Așteaptă răspuns pentru conversațiile primite sau Răspuns trimis pentru conversațiile în care ați trimis ultimul mesaj

Acțiuni conversație¶

Plasați cursorul peste o conversație sau deschideți-o pentru a accesa aceste acțiuni:

Fixează – păstrează conversația în partea de sus a listei dumneavoastră.
Marchează cu stea – marcați conversația pentru urmărire.
Arhivează – elimină din căsuța dumneavoastră de primire (puteți arhiva pentru dumneavoastră sau pentru toți utilizatorii).
Șterge – elimină permanent conversația.
Creează sarcină – creează o sarcină asociată din conversație.

Aceste acțiuni sunt individuale — fixarea sau arhivarea unei conversații afectează doar vizualizarea dumneavoastră.

Redactarea și trimiterea de e-mailuri¶

Puteți redacta un e-mail în două moduri:

Din aplicația de e-mail: apăsați Răspunde în partea de jos a oricărei conversații.
Din orice înregistrare (comandă, factură, contact, comandă furnizor): apăsați pictograma de e-mail pentru a deschide fereastra de redactare.

Formularul de redactare include:

De la – selectați adresa de e-mail conectată de la care doriți să trimiteți.
Către – introduceți o adresă de e-mail sau alegeți din contactele dumneavoastră.
CC – adăugați opțional membri ai echipei sau alți destinatari.
Subiect – linia de subiect a e-mailului.
Mesaj – un editor de text îmbogățit pentru corpul e-mailului.
Șablon – aplicați opțional un șablon de e-mail.
Semnătură – adăugată automat în funcție de adresa de expeditor selectată.

Atașamente¶

Atunci când redactați dintr-o înregistrare, Gem Logic sugerează atașamente relevante precum facturi, oferte, certificate, avize de livrare sau documente de comandă. Puteți de asemenea încărca fișiere manual.

Trimitere programată¶

În loc să trimiteți imediat, puteți programa un e-mail pentru o dată și oră viitoare. E-mailurile programate apar în dosarul dumneavoastră de trimise cu o insignă Programat și pot fi trimise imediat oricând înainte de data programată.

Șabloane de email¶

Șabloanele de e-mail vă permit să creați mesaje reutilizabile cu variabile dinamice care sunt înlocuite automat atunci când e-mailul este trimis.

Navigați la E-mailuri ‣ Șabloane de e-mail pentru a gestiona șabloanele. Apăsați Creează șablon de e-mail pentru a adăuga unul nou.

Un șablon include:

Nume – un nume descriptiv pentru șablon.
Subiect – subiectul e-mailului (poate include variabile).
Mesaj – corpul e-mailului (poate include variabile).
Limbă – limba șablonului.
Activ – dacă șablonul este disponibil pentru utilizare.

Variabile de șablon¶

Variabilele sunt substituenți încadrați în paranteze duble care sunt înlocuiți cu date reale atunci când e-mailul este trimis. Variabilele disponibile sunt listate în partea dreaptă a editorului de șabloane.

Variabilele comune includ:

((name)) – numele contactului
((email)) – adresa de email a contactului
((phone)) – numărul de telefon al contactului
((order_id)) – numărul de referință al comenzii
((order_total)) – suma totală a comenzii
((invoice_id)) – numărul de referință al facturii
((business_name)) – numele companiei dumneavoastră
((pay_now_link)) – un link de plată pentru client
((customer_portal_url)) – link către portalul clientului

Sfat

Faceți clic pe orice variabilă din bara laterală a editorului de șabloane pentru a o insera la poziția cursorului.

Semnături email¶

Fiecare adresă de email poate avea mai multe semnături, opțional în diferite limbi. Constructorul vizual de semnături vă permite să creați o semnătură profesională fără să scrieți HTML și selectează automat cea potrivită atunci când redactați un email.

Consultați Semnături email pentru ghidul complet.

Urmărirea emailurilor¶

Gem Logic urmărește dacă destinatarii deschid emailurile dumneavoastră. Când un email a fost deschis, apare un marcaj temporal pe email în vizualizarea conversației.

Șabloanele de email urmăresc de asemenea rata de deschidere, indicând câți destinatari au deschis emailurile trimise cu acel șablon.

Reguli email¶

Regulile email vă permit să procesați automat emailurile primite pe baza conținutului lor. Navigați la Emails ‣ Inbox și faceți clic pe pictograma de setări pentru a gestiona regulile.

Fiecare regulă conține:

Frază de căutare – textul de căutat.
Căutare în – unde să caute: Subiect, Corp sau De la.
Acțiune – ce să facă când se găsește o potrivire: Arhivează sau Șterge.

Regulile sunt aplicate automat când sosesc emailuri noi.

Funcții AI¶

Când redactați un email, puteți folosi AI pentru a vă ajuta să scrieți sau să îmbunătățiți mesajul:

Generează – descrieți ce doriți să spuneți și lăsați AI să scrie emailul.
Rafinează – îmbunătățește tonul și claritatea ciornei dumneavoastră.
Scurtează sau Dezvoltă – ajustează lungimea.
Mai formal sau Mai informal – schimbă tonul.
Traduceți – traduceți mesajul într-o altă limbă.

Vezi și

Utilizatori