Companie

În Gem Logic, o Companie reprezintă identitatea de bază a companiei dumneavoastră, entitatea juridică și structura operațională.

Vezi și

• Divizii

• Cote de TVA

Configurare

Pentru a configura o companie, urmați acești pași:

1. Configurați detaliile companiei.

2. Configurați diviziile.

3. Configurați cotele de TVA.

Detalii companie

Pentru a configura compania dumneavoastră, accesați Configurare ‣ Companii și completați următoarele câmpuri:

• Denumire comercială: Numele oficial al companiei dumneavoastră.

• Număr de înregistrare: Numărul de înregistrare al companiei dumneavoastră.

• Cod fiscal: Codul dumneavoastră de identificare fiscală sau TVA.

• Țară: Țara în care compania dumneavoastră este înregistrată.

• Valută: Valuta utilizată pentru toate tranzacțiile.

• Identificator PEPPOL: Identificatorul dumneavoastră de rețea PEPPOL pentru facturarea electronică.

• Număr EORI: Număr de înregistrare și identificare a operatorilor economici pentru vamă.

Setări facturare

• Prefix factură: Prefix adăugat înaintea numerelor de factură (de ex., (year)- generează 2024-0001).

• Offset număr factură: Un offset opțional adăugat peste contorul automat de facturi. Consultați Offset număr factură.

• Prefix notă de credit: Prefix pentru numerele notelor de credit.

Offset număr factură

Gem Logic numerotează automat facturile dumneavoastră pornind de la 1 și incrementează cu unu pentru fiecare factură nouă. Offset număr factură vă permite să deplasați acest contor astfel încât numărul de factură generat să fie egal cu contor + offset.

Acest lucru este util mai ales atunci când migrați către Gem Logic dintr-un alt sistem și doriți ca noile facturi să continue de la punctul în care s-a oprit sistemul vechi, în loc să reînceapă de la 1.

De exemplu, dacă anterior ați emis facturi până la numărul 150 în vechiul dumneavoastră software și doriți ca prima factură Gem Logic să fie 151, setați Offset număr factură la 150. Prima factură creată în Gem Logic va fi atunci numerotată 151 (1 + 150), următoarea 152 și așa mai departe.

Sfat

Lăsați câmpul gol dacă doriți ca numerotarea facturilor să înceapă pur și simplu de la 1.

Divizii

Diviziile reprezintă subdiviziuni în cadrul unei companii, cum ar fi birouri regionale, departamente sau mărci separate care operează sub o companie-mamă comună. Fiecare divizie poate avea propriul branding, informații de contact și setări de documente, rămânând în același timp parte a aceleiași entități juridice.

Notă

Dacă aveți filiale independente cu identități juridice separate, acestea ar trebui create ca și companii suplimentare, nu ca divizii.

Configurare

Fiecare divizie este legată de compania-mamă, dar poate conține informații diferite sau specifice, cum ar fi adresa, sigla sau textele de subsol ale documentelor.

Pentru a crea o divizie, accesați Configurare ‣ Companie și adăugați o divizie nouă sub compania dumneavoastră. Configurați următoarele câmpuri:

• Nume divizie: Numele oficial al diviziei.

• Nume curent: Un nume alternativ utilizat în comunicare (de ex., un nume de marcă).

• Număr cont bancar: IBAN-ul pentru această divizie.

• Divizie principală: Bifați pentru a o face divizia principală.

Important

Doar o singură divizie per companie poate fi setată ca principală. Dacă marcați o divizie drept principală, orice divizie anterior principală va fi actualizată automat.

Adresă și contact

• Stradă, Oraș, Județ, Cod poștal, Țară

• Website

• Număr de telefon

• Adresă de email

• Director general

Notă

Aceste detalii sunt cele care se imprimă pe documentele și chitanțele dumneavoastră. Numărul de telefon al magazinului, adresa și emailul afișate pe o chitanță imprimată sau PDF provin de aici, inserate prin variabilele ((phone)), ((address)) … în subsolurile documentelor și chitanțelor. Actualizarea Numărului de telefon pentru această divizie îl corectează peste tot unde apar aceste detalii. Dacă doriți doar să modificați ceea ce afișează o chitanță, puteți edita direct textul chitanței pe pagina de configurare a imprimantei (Configurare ‣ Imprimante, la /settings/configure-printers) — vedeți Configurarea imprimantei.

Setări logo

• Logo: Logo-ul afișat pe documentele pentru această divizie.

• Aliniere logo: Alegeți între aliniere la stânga, centru sau dreapta.

• Logo pentru certificate: Un logo separat utilizat specific pe certificate.

Texte de subsol pentru documente

Fiecare divizie poate avea texte de antet și subsol personalizate pentru diferite tipuri de documente. Acest lucru vă permite să includeți termeni, condiții sau informații legale specifice pe documentele companiei dumneavoastră.

• Text antet: Text afișat în partea de sus a tuturor documentelor.

• Text subsol factură: Text afișat în partea de jos a facturilor.

• Text subsol notă de credit: Text afișat în partea de jos a notelor de credit.

• Text subsol ofertă: Text afișat în partea de jos a ofertelor.

• Text subsol aviz de livrare: Text afișat în partea de jos a avizelor de livrare.

• Text subsol bon de comandă: Text afișat în partea de jos a bonurilor de comandă.

• Text subsol fișă de reparație: Text afișat în partea de jos a fișelor de reparație.

• Text subsol chitanță: Text afișat în partea de jos a chitanțelor.

• Text subsol memo: Text afișat în partea de jos a memo-urilor.

Sfat

Puteți utiliza variabile dinamice în textele de antet, subsol și chitanță. Detaliile proprii ale diviziei:

• ((division_name)) - Numele diviziei.

• ((address)) - Adresa stradală.

• ((postcode)), ((city)), ((state)), ((country)) - Câmpuri de locație.

• ((phone)) - Numărul de telefon al diviziei.

• ((email_address)) - Adresa de email a diviziei.

• ((website)) - Website-ul diviziei.

• ((iban)) - Numărul contului bancar al diviziei.

Și marcatori pentru semnătură și sumă:

• ((client_signature)) - Marcator pentru semnătura clientului.

• ((client_signature_date)) - Data semnăturii clientului.

• ((seller_signature)) - Marcator pentru semnătura vânzătorului.

• ((seller_signature_date)) - Data semnăturii vânzătorului.

• ((xx_amount_percentage)) - Un procent (înlocuiți xx cu procentul efectiv).

Variabilele sunt opționale. Puteți, de asemenea, să introduceți detaliile direct ca text simplu (de exemplu, să scrieți numărul de telefon direct în loc să utilizați ((phone))), sau să combinați text scris și variabile în același subsol.

Alte opțiuni

• Afișați tranzacțiile pe factură: Activați această opțiune pentru a afișa detaliile tranzacțiilor pe facturi.

Cote de TVA

Fiecare companie poate avea configurate mai multe cote de TVA. Acest lucru este util atunci când produsele sau serviciile dumneavoastră sunt supuse unor cote de impozitare diferite (de exemplu, 0%, 6%, 12%, 21%).

Pentru a gestiona cotele de TVA, accesați Configurare ‣ Companii și configurați următoarele:

• Cotă de TVA: Procentul cotei.

• Nume: Un nume opțional pentru cotă (de exemplu, „Cotă redusă”, „Cotă standard”).

• Implicit: Marcați o cotă ca implicită pentru a fi aplicată automat la produse noi.

• Cotă suplimentară: O cotă adițională care se poate aplica în cazuri specifice.

• Plafonul cotei suplimentare: O limită maximă pentru cota suplimentară.

Notă

Doar o singură cotă de TVA poate fi setată ca implicită per companie.