Фирма

В Gem Logic Фирмата представлява основната идентичност на Вашата компания, правното лице и оперативната структура.

See also

• Подразделения

• Данъчни ставки

Конфигурация

За да настроите фирма, следвайте тези стъпки:

1. Конфигурирайте данните за фирмата.

2. Настройте подразделения.

3. Конфигурирайте ставките на ДДС.

Данни за фирмата

За да конфигурирате Вашата фирма, отидете на Конфигурация ‣ Фирми и попълнете следните полета:

• Име на фирмата: Официалното име на Вашата компания.

• Фирмен номер: Вашият регистрационен номер на компанията.

• ДДС номер: Вашият данъчен или ДДС идентификационен номер.

• Държава: Държавата, в която е регистрирана Вашата компания.

• Валута: Валутата, използвана за всички транзакции.

• PEPPOL идентификатор: Вашият мрежов идентификатор PEPPOL за електронно фактуриране.

• EORI номер: Регистрационен и идентификационен номер на икономически оператори за митнически цели.

Настройки за фактуриране

• Префикс на фактура: Префикс, добавен преди номерата на фактурите (напр. (year)- създава 2024-0001).

• Отместване на номера на фактура: Незадължително отместване, добавено към автоматичния брояч на фактури. Вижте Отместване на номера на фактура.

• Префикс на кредитно известие: Префикс за номерата на кредитни известия.

Отместване на номера на фактура

Gem Logic автоматично номерира Вашите фактури, започвайки от 1 и увеличавайки с единица за всяка нова фактура. Полето Отместване на номера на фактура Ви позволява да преместите този брояч, така че генерираният номер на фактурата да е равен на брояч + отместване.

Това е основно полезно, когато мигрирате към Gem Logic от друга система и искате новите Ви фактури да продължат от точката, на която старата система е спряла, вместо да започнат отново от 1.

Например, ако преди сте издавали фактури до номер 150 в стария Ви софтуер и искате първата Ви фактура в Gem Logic да бъде 151, задайте Отместване на номера на фактура на 150. Първата фактура, създадена в Gem Logic, тогава ще бъде номерирана 151 (1 + 150), следващата 152, и така нататък.

Tip

Оставете полето празно, ако искате Вашата номерация на фактури просто да започне от 1.

Подразделения

Подразделенията представляват поделения в рамките на компанията, като регионални офиси, отдели или отделни марки, които работят под обща майчина компания. Всяко подразделение може да има своя собствена визия, контактна информация и настройки за документи, като същевременно остава част от същото юридическо лице.

Note

Ако имате независими дъщерни дружества с отделни юридически лица, те трябва да бъдат създадени като допълнителни компании, а не като подразделения.

Конфигурация

Всяко подразделение е свързано със своята майчина компания, но може да съдържа различна или специфична информация, като адрес, лого или текстове за долен колонтитул на документи.

За да създадете подразделение, отидете в Конфигурация ‣ Компания и добавете ново подразделение под Вашата компания. Конфигурирайте следните полета:

• Име на подразделение: Официалното име на подразделението.

• Разговорно име: Алтернативно име, използвано в комуникацията (напр. марка).

• Номер на банкова сметка: IBAN за това подразделение.

• Основно подразделение: Маркирайте това, за да го направите главно подразделение.

Important

Само едно подразделение на компания може да бъде зададено като основно. Ако маркирате подразделение като основно, всяко предишно основно подразделение ще бъде актуализирано автоматично.

Адрес и контакт

• Улица, Град, Област, Пощенски код, Държава

• Уебсайт

• Телефонен номер

• Имейл адрес

• Генерален директор

Note

Тези данни са тези, които се отпечатват на Вашите документи и касови бележки. Телефонният номер на магазина, адресът и имейлът, показани на отпечатана или PDF касова бележка, идват оттук, вмъкнати чрез променливите ((phone)), ((address)) … в долните колонтитули на документите и касовите бележки. Актуализирането на Телефонния номер на това подразделение го коригира навсякъде, където тези данни се появяват. Ако желаете само да промените какво показва касовата бележка, можете също да редактирате директно текста на касовата бележка на страницата за конфигуриране на принтера (Конфигурация ‣ Принтери, на /settings/configure-printers) — вижте Конфигурация на принтера.

Настройки на логото

• Лого: Логото, показвано на документите за това подразделение.

• Подравняване на логото: Изберете между подравняване наляво, центрирано или надясно.

• Лого за сертификати: Отделно лого, използвано специално за сертификати.

Долни колонтитули на документи

Всяко подразделение може да има персонализирани текстове за горен и долен колонтитул за различни типове документи. Това Ви позволява да включите специфични условия, клаузи или правна информация във Вашите фирмени документи.

• Текст за горен колонтитул: Текст, показван в горната част на всички документи.

• Текст за долен колонтитул на фактура: Текст, показван в долната част на фактурите.

• Текст за долен колонтитул на кредитно известие: Текст, показван в долната част на кредитните известия.

• Текст за долен колонтитул на оферта: Текст, показван в долната част на офертите.

• Текст за долен колонтитул на доставна бележка: Текст, показван в долната част на доставните бележки.

• Текст за долен колонтитул на поръчка: Текст, показван в долната част на формулярите за поръчка.

• Текст за долен колонтитул на формуляр за ремонт: Текст, показван в долната част на формулярите за ремонт.

• Текст за долен колонтитул на касова бележка: Текст, показван в долната част на касовите бележки.

• Текст за долен колонтитул на мемо: Текст, показван в долната част на мемото.

Tip

Можете да използвате динамични променливи в текстовете за горен и долен колонтитул и в текстовете на касовите бележки. Данните на самото подразделение:

• ((division_name)) - Името на подразделението.

• ((address)) - Улична адрес.

• ((postcode)), ((city)), ((state)), ((country)) - Полета за местоположение.

• ((phone)) - Телефонният номер на подразделението.

• ((email_address)) - Имейл адресът на подразделението.

• ((website)) - Уебсайтът на подразделението.

• ((iban)) - Номерът на банковата сметка на подразделението.

И заместващи полета за подпис и сума:

• ((client_signature)) - Заместващо поле за подписа на клиента.

• ((client_signature_date)) - Датата на подписа на клиента.

• ((seller_signature)) - Заместващо поле за подписа на продавача.

• ((seller_signature_date)) - Датата на подписа на продавача.

• ((xx_amount_percentage)) - Сума в проценти (заменете xx с действителния процент).

Променливите са незадължителни. Можете също така просто да въведете данните като обикновен текст (например да напишете телефонния номер директно вместо да използвате ((phone))), или да комбинирате въведен текст и променливи в едно и също долно колонтитул.

Други опции

• Показвай транзакции във фактурата: Активирайте това, за да показвате детайли за транзакциите във фактурите.

Данъчни ставки

Всяка фирма може да има конфигурирани множество данъчни ставки. Това е полезно, когато Вашите продукти или услуги са обект на различни данъчни ставки (например 0%, 6%, 12%, 21%).

За да управлявате данъчните ставки, отидете в Конфигурация ‣ Фирми и конфигурирайте следното:

• Данъчна ставка: Процентната ставка.

• Име: Незадължително име за ставката (например „Намалена ставка“, „Стандартна ставка“).

• По подразбиране: Маркирайте една ставка като стандартна, за да се прилага автоматично към нови продукти.

• Допълнителна ставка: Допълнителна ставка, която може да се прилага в специфични случаи.

• Таван на допълнителната ставка: Максимален лимит за допълнителната ставка.

Note

Само една данъчна ставка може да бъде зададена като стандартна за всяка фирма.