Автоматизации

Автоматизациите Ви позволяват да настроите автоматични работни процеси, които изпълняват действия при настъпване на конкретни събития. Всяка автоматизация се състои от тригер (събитието, което стартира автоматизацията) и едно или повече действия (какво се случва, когато тригерът се задейства).

Създаване на автоматизация

За да създадете нова автоматизация, отидете в Настройки ‣ Автоматизации и кликнете Нова.

Всяка автоматизация изисква:

  • Име: Описателно име за автоматизацията.

  • Тригер: Събитието, което активира автоматизацията.

  • Действие/я: Едно или повече действия, които да се изпълнят при задействане.

Тригери

Тригерът определя кога се изпълнява автоматизация. Трябва да изберете модел (типа запис) и тригерно събитие.

Налични модели

Автоматизациите могат да бъдат тригерирани върху следните типове записи:

  • Бутон: Ръчно тригериране чрез кликване на бутон

  • Продукт: Записи на продукти

  • Продажба: Поръчки за продажба

  • Оферта: Оферти

  • Ремонт: Поръчки за ремонт

  • Мемо: Мемо поръчки

  • Създаване: Поръчки за създаване

  • Контакт: Записи на клиенти/контакти

  • Подаръчна карта: Записи на подаръчни карти

  • Поръчка към доставчик: Записи на поръчки към доставчик

  • Транзакция: Записи на транзакции

  • Включен продукт: Продукти, включени в други продукти

Тригерни събития

Следните събития могат да тригерират автоматизация:

События от жизнения цикъл на записи:

  • е създаден: Когато е създаден нов запис

  • е актуализиран: Когато съществуващ запис е променен

  • е изтрит: Когато запис е изтрит

  • е кликнат: Когато е кликнат бутон (само за модел Бутон)

Събития за статус:

  • променя статус: Когато статусът на запис се промени на определена стойност

  • статусът не се е променил x дни: Когато запис остане в същия статус за определен брой дни

Събития за плащане:

  • е напълно платена: Когато поръчка е напълно платена

Събития, свързани с продукти:

  • е добавен към продажба/оферта/ремонт/мемо/създаване: Когато продукт е добавен към поръчка

  • е премахнат от продажба/оферта/ремонт/мемо/създаване: Когато продукт бъде премахнат от поръчка

  • е добавен към продукт: Когато включен продукт бъде добавен към друг продукт

Времево базирани събития:

  • 1 ден след създаване: Един ден след създаването на записа

  • 1 седмица след създаване: Една седмица след създаването

  • 1 месец след създаване: Един месец след създаването

  • 1 година след създаване: Една година след създаването

Събития, свързани с контакти:

  • рожден ден: В рождения ден на контакта

  • дата на сватба: В годишнината от сватбата на контакта

Интеграционни събития:

  • нов Calendly контакт: Когато нов контакт бъде създаден чрез Calendly

Действия

Действията определят какво се случва, когато се задейства тригер. Множество действия могат да бъдат добавени към една автоматизация и те се изпълняват последователно.

Комуникационни действия

  • Изпращане на имейл: Изпратете имейл на контакта, използвайки шаблон за имейл. Поддържа прикачени файлове като PDF и изображения.

  • Изпращане на SMS: Изпратете SMS съобщение на телефонния номер на контакта.

  • Създаване на известие: Създайте известие в приложението за потребителя.

Статусни действия

  • Промяна на статус: Променете статуса на задействания запис.

  • Промяна на статус на продуктите: Променете статуса на всички продукти в поръчката.

Действия за генериране на документи

  • Създаване на PDF фактура: Генерирайте PDF фактура за поръчката.

  • Създаване на PDF оферта: Генерирайте PDF оферта.

  • Създаване на PDF формуляр за поръчка: Генерирайте PDF формуляр за поръчка.

  • Създаване на PDF формуляр за ремонт: Генерирайте PDF формуляр за ремонт.

  • Създаване на PDF разписка: Генерирайте PDF разписка.

  • Създаване на PDF сертификат: Генерирайте PDF сертификат.

Конфигурация на имейл действие

При конфигурирането на имейл действие можете да посочите:

  • Подател: Имейл адресът, от който да се изпраща.

  • Шаблон: Имейл шаблон за съдържанието на съобщението.

  • Език на получателя: Опционално филтриране за изпращане само до контакти с определен език.

Имейл шаблоните поддържат променливи, които се заместват с реални стойности при изпращане. Можете също да прикачите документи, използвайки placeholder-и в шаблона:

  • ((pictures_before)): Прикачване на снимки преди

  • ((pictures_after)): Прикачване на снимки след

  • ((order_forms)) или ((order_forms_pdf)): Прикачване на PDF формуляри за поръчка

  • ((certificates)) или ((certificates_pdf)): Прикачване на PDF сертификати

  • ((quotes_pdf)): Прикачване на PDF оферти

  • ((receipts_pdf)): Прикачване на PDF разписки

  • ((invoices_pdf)): Прикачване на PDF фактури

  • ((qr_code)): Включване на QR код

Примерни автоматизации

Изпращане на имейл за потвърждение при създаване на продажба:

  • Тригер: Продажба → е създадена

  • Действие: Изпращане на имейл със шаблон за потвърждение на поръчка

Уведомяване на клиента, когато ремонтът е готов:

  • Тригер: Ремонт → променя статус → Готово за вземане

  • Действие: Изпращане на SMS с уведомление за вземане

Генериране на фактура, когато поръчката е напълно платена:

  • Тригер: Продажба → е напълно платена

  • Действие: Създаване на PDF фактура

Поздрав за рожден ден:

  • Тригер: Контакт → рожден ден

  • Действие: Изпращане на имейл със шаблон за рожден ден

Напомняне за проследяване:

  • Тригер: Оферта → 1 седмица след създаване

  • Действие: Изпрати имейл с шаблон за последващ контакт

Tip

Вече е конфигурирана стандартна автоматизация: Автоматична доставка при пълно плащане. Тази автоматизация автоматично променя статуса на Доставено, когато продажба или ремонт са напълно платени. Това пести на персонала ръчно актуализиране на статуса след всяко плащане.

  • Задействане: Продажба/Ремонт → е напълно платен

  • Действие: Промяна на статуса → Доставено