การทำงานอัตโนมัติ

การทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้คุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ดำเนินการเมื่อเหตุการณ์เฉพาะเกิดขึ้น การทำงานอัตโนมัติแต่ละรายการประกอบด้วย ตัวกระตุ้น (เหตุการณ์ที่เริ่มการทำงานอัตโนมัติ) และ การกระทำ หนึ่งรายการหรือมากกว่า (สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อตัวกระตุ้นทำงาน)

การสร้างการทำงานอัตโนมัติ

เพื่อสร้างการทำงานอัตโนมัติใหม่ ไปที่ การตั้งค่า ‣ การทำงานอัตโนมัติ และคลิก ใหม่

การทำงานอัตโนมัติแต่ละรายการต้องมี:

• ชื่อ: ชื่อที่อธิบายสำหรับการทำงานอัตโนมัติ

• ตัวกระตุ้น: เหตุการณ์ที่เปิดใช้งานการทำงานอัตโนมัติ

• การกระทำ: การกระทำหนึ่งรายการหรือมากกว่าที่จะดำเนินการเมื่อถูกกระตุ้น

ทริกเกอร์

ทริกเกอร์กำหนด เมื่อใด ระบบอัตโนมัติจะทำงาน คุณต้องเลือก โมเดล (ประเภทของเรคคอร์ด) และ เหตุการณ์ทริกเกอร์

โมเดลที่พร้อมใช้งาน

ระบบอัตโนมัติสามารถทริกเกอร์ได้จากประเภทเรคคอร์ดต่อไปนี้:

• ปุ่ม: ทริกเกอร์ด้วยตนเองผ่านการคลิกปุ่ม

• สินค้า: เรคคอร์ดสินค้า

• การขาย: ใบสั่งขาย

• ใบเสนอราคา: ใบเสนอราคา

• งานซ่อม: ใบสั่งซ่อม

• บันทึกข้อความ: ใบสั่งบันทึกข้อความ

• การสร้างชิ้นงาน: ใบสั่งสร้างชิ้นงาน

• ผู้ติดต่อ: เรคคอร์ดลูกค้า/ผู้ติดต่อ

• บัตรของขวัญ: เรคคอร์ดบัตรของขวัญ

• คำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์: เรคคอร์ดคำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์

• ธุรกรรม: เรคคอร์ดธุรกรรม

• สินค้าที่รวมอยู่ภายใน: สินค้าที่รวมอยู่ภายในสินค้าอื่น ๆ

เหตุการณ์ทริกเกอร์

เหตุการณ์ต่อไปนี้สามารถทริกเกอร์ระบบอัตโนมัติได้:

เหตุการณ์วงจรชีวิตของเรคคอร์ด:

• ถูกสร้าง: เมื่อมีการสร้างเรคคอร์ดใหม่

• ถูกอัปเดต: เมื่อมีการแก้ไขเรคคอร์ดที่มีอยู่

• ถูกลบ: เมื่อมีการลบเรคคอร์ด

• ถูกคลิก: เมื่อมีการคลิกปุ่ม (เฉพาะโมเดลปุ่มเท่านั้น)

เหตุการณ์สถานะ:

• เปลี่ยนสถานะ: เมื่อสถานะของเรคคอร์ดเปลี่ยนเป็นค่าที่กำหนด

• สถานะไม่เปลี่ยนแปลงเป็นเวลา x วัน: เมื่อเรคคอร์ดอยู่ในสถานะเดิมเป็นจำนวนวันที่กำหนด

เหตุการณ์การชำระเงิน:

• ชำระเงินครบแล้ว: เมื่อใบสั่งได้รับการชำระเงินครบถ้วนแล้ว

เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสินค้า:

• ถูกเพิ่มในการขาย/ใบเสนอราคา/งานซ่อม/บันทึกข้อความ/การสร้างชิ้นงาน: เมื่อมีการเพิ่มสินค้าในใบสั่ง

• ถูกลบออกจากการขาย/ใบเสนอราคา/การซ่อม/บันทึกข้อความ/การสร้าง: เมื่อสินค้าถูกลบออกจากคำสั่งซื้อ

• ถูกเพิ่มเข้าในสินค้า: เมื่อสินค้าที่รวมอยู่ถูกเพิ่มเข้าในสินค้าอื่น

เหตุการณ์ตามเวลา:

• 1 วันหลังจากการสร้าง: หนึ่งวันหลังจากที่บันทึกถูกสร้าง

• 1 สัปดาห์หลังจากการสร้าง: หนึ่งสัปดาห์หลังจากการสร้าง

• 1 เดือนหลังจากการสร้าง: หนึ่งเดือนหลังจากการสร้าง

• 1 ปีหลังจากการสร้าง: หนึ่งปีหลังจากการสร้าง

เหตุการณ์เฉพาะผู้ติดต่อ:

• วันเกิด: ในวันเกิดของผู้ติดต่อ

• วันแต่งงาน: ในวันครบรอบวันแต่งงานของผู้ติดต่อ

เหตุการณ์การเชื่อมต่อ:

• ผู้ติดต่อ Calendly ใหม่: เมื่อผู้ติดต่อใหม่ถูกสร้างผ่าน Calendly

การดำเนินการ

การดำเนินการกำหนด สิ่งที่เกิดขึ้น เมื่อทริกเกอร์ถูกเรียกใช้ สามารถเพิ่มการดำเนินการหลายรายการเข้าในระบบอัตโนมัติเดียวได้ และการดำเนินการเหล่านั้นจะทำงานตามลำดับ

การดำเนินการด้านการสื่อสาร

• ส่งอีเมล: ส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อโดยใช้เทมเพลตอีเมล รองรับไฟล์แนบเช่น PDF และรูปภาพ

• ส่ง SMS: ส่งข้อความ SMS ไปยังหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อ

• สร้างการแจ้งเตือน: สร้างการแจ้งเตือนในแอปพลิเคชันสำหรับผู้ใช้

การดำเนินการด้านสถานะ

• เปลี่ยนสถานะ: เปลี่ยนสถานะของบันทึกที่ถูกทริกเกอร์

• เปลี่ยนสถานะของสินค้า: เปลี่ยนสถานะของสินค้าทั้งหมดภายในคำสั่งซื้อ

การดำเนินการสร้างเอกสาร

• สร้าง PDF ใบแจ้งหนี้: สร้าง PDF ใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อ

• สร้าง PDF ใบเสนอราคา: สร้าง PDF ใบเสนอราคา

• สร้าง PDF แบบฟอร์มคำสั่งซื้อ: สร้าง PDF แบบฟอร์มคำสั่งซื้อ

• สร้าง PDF แบบฟอร์มการซ่อม: สร้าง PDF แบบฟอร์มการซ่อม

• สร้าง PDF ใบเสร็จรับเงิน: สร้าง PDF ใบเสร็จรับเงิน

• สร้าง PDF ใบรับรอง: สร้าง PDF ใบรับรอง

การดำเนินการพิมพ์

• พิมพ์ PDF แบบฟอร์มการซ่อม: ส่ง PDF แบบฟอร์มการซ่อมไปยังเครื่องพิมพ์ที่ตั้งค่าไว้

• พิมพ์ PDF ใบเสร็จรับเงิน: ส่ง PDF ใบเสร็จรับเงินไปยังเครื่องพิมพ์ที่กำหนดค่าไว้

การกำหนดค่าการดำเนินการส่งอีเมล

เมื่อกำหนดค่าการดำเนินการส่งอีเมล คุณสามารถระบุ:

• ผู้ส่ง: ที่อยู่อีเมลที่ใช้ส่งจาก

• เทมเพลต: เทมเพลตอีเมลที่จะใช้สำหรับเนื้อหาข้อความ

• ภาษาผู้รับ: กรองเพื่อส่งเฉพาะผู้ติดต่อที่ใช้ภาษาเฉพาะเจาะจง (ทางเลือก)

เทมเพลตอีเมลรองรับตัวแปรที่จะถูกแทนที่ด้วยค่าจริงเมื่อส่ง คุณยังสามารถแนบเอกสารโดยใช้ตัวแทนในเทมเพลตได้:

• ((pictures_before)): แนบภาพก่อนหน้า

• ((pictures_after)): แนบภาพหลังจาก

• ((order_forms)) หรือ ((order_forms_pdf)): แนบ PDF ของแบบฟอร์มคำสั่งซื้อ

• ((certificates)) หรือ ((certificates_pdf)): แนบ PDF ใบรับรอง

• ((quotes_pdf)): แนบ PDF ใบเสนอราคา

• ((receipts_pdf)): แนบ PDF ใบเสร็จรับเงิน

• ((invoices_pdf)): แนบ PDF ใบแจ้งหนี้

• ((qr_code)): รวม QR code

ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติ

ส่งอีเมลยืนยันเมื่อสร้างการขาย:

• ทริกเกอร์: การขาย → ถูกสร้าง

• การดำเนินการ: ส่งอีเมลพร้อมเทมเพลตยืนยันคำสั่งซื้อ

แจ้งลูกค้าเมื่อการซ่อมแซมเสร็จสิ้น:

• ทริกเกอร์: การซ่อมแซม → เปลี่ยนสถานะ → พร้อมรับ

• การดำเนินการ: ส่ง SMS พร้อมการแจ้งเตือนการรับ

สร้างใบแจ้งหนี้เมื่อชำระเงินครบถ้วน:

• ทริกเกอร์: การขาย → ชำระเงินครบถ้วนแล้ว

• การดำเนินการ: สร้าง PDF ใบแจ้งหนี้

คำอวยพรวันเกิด:

• ทริกเกอร์: ผู้ติดต่อ → วันเกิด

• การดำเนินการ: ส่งอีเมลพร้อมเทมเพลตวันเกิด

การแจ้งเตือนติดตามผล:

• ทริกเกอร์: ใบเสนอราคา → 1 สัปดาห์หลังจากสร้าง

• การกระทำ: ส่งอีเมลพร้อมเทมเพลตติดตาม

Tip

มีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติมาตรฐานไว้แล้ว: ส่งมอบอัตโนมัติเมื่อชำระเต็มจำนวน ระบบอัตโนมัตินี้จะเปลี่ยนสถานะเป็น ส่งมอบแล้ว โดยอัตโนมัติเมื่อการขายหรือการซ่อมได้รับการชำระเงินครบแล้ว วิธีนี้ช่วยให้พนักงานไม่ต้องอัปเดตสถานะด้วยตนเองหลังจากการชำระเงินแต่ละครั้ง

• ตัวกระตุ้น: การขาย/การซ่อม → ชำระเงินครบแล้ว

• การกระทำ: เปลี่ยนสถานะ → ส่งมอบแล้ว