אוטומציות

אוטומציות מאפשרות לכם להגדיר תהליכי עבודה אוטומטיים שמבצעים פעולות כאשר אירועים ספציפיים מתרחשים. כל אוטומציה מורכבת מ**טריגר** (האירוע שמפעיל את האוטומציה) ומ**פעולה** אחת או יותר (מה קורה כשהטריגר מופעל).

יצירת אוטומציה

ליצירת אוטומציה חדשה, נווטו אל הגדרות ‣ אוטומציות ולחצו חדש.

כל אוטומציה דורשת:

• שם: שם תיאורי לאוטומציה.

• טריגר: האירוע שמפעיל את האוטומציה.

• פעולה/ות: פעולה אחת או יותר לביצוע בעת הפעלה.

טריגרים

טריגר מגדיר מתי אוטומציה מתבצעת. עליכם לבחור מודל (סוג הרשומה) ו**אירוע טריגר**.

מודלים זמינים

ניתן להפעיל אוטומציות על סוגי הרשומות הבאים:

• כפתור: הפעלה ידנית באמצעות לחיצה על כפתור

• מוצר: רשומות מוצרים

• מכירה: הזמנות מכירה

• הצעת מחיר: הצעות מחיר

• תיקון: הזמנות תיקון

• תזכיר: הזמנות תזכיר

• יצירה: הזמנות יצירה

• איש קשר: רשומות לקוחות/אנשי קשר

• כרטיס מתנה: רשומות כרטיסי מתנה

• הזמנת ספק: רשומות הזמנות ספקים

• עסקה: רשומות עסקאות

• מוצר כלול: מוצרים הכלולים במוצרים אחרים

אירועי טריגר

האירועים הבאים יכולים להפעיל אוטומציה:

אירועי מחזור חיי רשומה:

• נוצרת: כאשר נוצרת רשומה חדשה

• מתעדכנת: כאשר רשומה קיימת משתנה

• נמחקת: כאשר רשומה נמחקת

• נלחצת: כאשר לוחצים על כפתור (מודל כפתור בלבד)

אירועי סטטוס:

• משנה סטטוס: כאשר סטטוס הרשומה משתנה לערך מסוים

• הסטטוס לא השתנה במשך x ימים: כאשר רשומה נשארת באותו סטטוס במשך מספר ימים מוגדר

אירועי תשלום:

• שולם במלואו: כאשר הזמנה שולמה במלואה

אירועים הקשורים למוצרים:

• מתווסף למכירה/הצעת מחיר/תיקון/תזכיר/יצירה: כאשר מוצר מתווסף להזמנה

• מוסר ממכירה/הצעת מחיר/תיקון/תזכיר/יצירה: כאשר מוצר מוסר מהזמנה

• מתווסף למוצר: כאשר מוצר כלול מתווסף למוצר אחר

אירועים מבוססי זמן:

• יום אחד לאחר היצירה: יום אחד לאחר שהרשומה נוצרה

• שבוע אחד לאחר היצירה: שבוע אחד לאחר היצירה

• חודש אחד לאחר היצירה: חודש אחד לאחר היצירה

• שנה אחת לאחר היצירה: שנה אחת לאחר היצירה

אירועים ספציפיים לאנשי קשר:

• יום הולדת: ביום הולדתו של איש הקשר

• יום נישואין: ביום נישואיהם של איש הקשר

אירועי אינטגרציה:

• איש קשר חדש מ־Calendly: כאשר איש קשר חדש נוצר דרך Calendly

פעולות

פעולות מגדירות מה קורה כאשר טריגר מופעל. ניתן להוסיף מספר פעולות לאוטומציה אחת, והן מבוצעות לפי הסדר.

פעולות תקשורת

• שלח דוא“ל: שלח דוא“ל לאיש הקשר באמצעות תבנית דוא“ל. תומך בקבצים מצורפים כגון PDF ותמונות.

• שלח SMS: שלח הודעת SMS למספר הטלפון של איש הקשר.

• צור התראה: צור התראה במערכת עבור המשתמש.

פעולות סטטוס

• שנה סטטוס: שנה את הסטטוס של הרשומה שהפעילה את הטריגר.

• שנה סטטוס של המוצרים: שנה את הסטטוס של כל המוצרים בהזמנה.

פעולות יצירת מסמכים

• צור PDF חשבונית: צור PDF של חשבונית להזמנה.

• צור PDF הצעת מחיר: צור PDF של הצעת מחיר.

• צור PDF טופס הזמנה: צור PDF של טופס הזמנה.

• צור PDF טופס תיקון: צור PDF של טופס תיקון.

• צור PDF קבלה: צור PDF של קבלה.

• צור PDF תעודה: צור PDF של תעודה.

פעולות הדפסה

• הדפס PDF טפסי תיקון: שלח קבצי PDF של טפסי תיקון למדפסת המוגדרת.

• הדפסת קבצי PDF של קבלות: שליחת קבצי PDF של קבלות למדפסת המוגדרת.

הגדרת פעולת דוא“ל

בעת הגדרת פעולת דוא“ל, אתם יכולים לציין:

• שולח: כתובת הדוא“ל שממנה תישלח ההודעה.

• תבנית: תבנית דוא“ל לשימוש עבור תוכן ההודעה.

• שפת הנמען: באופן אופציונלי, סינון לשליחה רק לאנשי קשר עם שפה ספציפית.

תבניות דוא“ל תומכות במשתנים שמוחלפים בערכים בפועל בעת השליחה. אתם יכולים גם לצרף מסמכים באמצעות מציינים בתבנית:

• ((pictures_before)): צירוף תמונות לפני

• ((pictures_after)): צירוף תמונות אחרי

• ((order_forms)) או ((order_forms_pdf)): צירוף קבצי PDF של טפסי הזמנה

• ((certificates)) או ((certificates_pdf)): צירוף קבצי PDF של תעודות

• ((quotes_pdf)): צירוף קבצי PDF של הצעות מחיר

• ((receipts_pdf)): צירוף קבצי PDF של קבלות

• ((invoices_pdf)): צירוף קבצי PDF של חשבוניות

• ((qr_code)): הכללת קוד QR

דוגמאות לאוטומציות

שליחת דוא“ל אישור כאשר נוצרת מכירה:

• טריגר: מכירה ← נוצרת

• פעולה: שליחת דוא“ל עם תבנית אישור הזמנה

הודעה ללקוח כאשר התיקון מוכן:

• טריגר: תיקון ← משנה סטטוס ← מוכן לאיסוף

• פעולה: שליחת SMS עם הודעת איסוף

יצירת חשבונית כאשר ההזמנה שולמה במלואה:

• טריגר: מכירה ← שולמה במלואה

• פעולה: יצירת קובץ PDF של חשבונית

ברכת יום הולדת:

• טריגר: איש קשר ← יום הולדת

• פעולה: שליחת דוא“ל עם תבנית יום הולדת

תזכורת מעקב:

• טריגר: הצעת מחיר ← שבוע לאחר היצירה

• פעולה: שלח דוא״ל עם תבנית מעקב

טיפ

אוטומציה סטנדרטית כבר מוגדרת: משלוח אוטומטי כאשר שולם במלואו. אוטומציה זו משנה אוטומטית את הסטטוס ל־נמסר כאשר מכירה או תיקון שולמו במלואם. זה חוסך לצוות את הצורך לעדכן ידנית את הסטטוס לאחר כל תשלום.

• טריגר: מכירה/תיקון ← שולם במלואו

• פעולה: שינוי סטטוס ← נמסר