Automationen¶
Automationen ermöglichen es Ihnen, automatische Arbeitsabläufe einzurichten, die Aktionen ausführen, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Jede Automation besteht aus einem Auslöser (dem Ereignis, das die Automation startet) und einer oder mehreren Aktionen (was geschieht, wenn der Auslöser aktiviert wird).
Eine Automation erstellen¶
Um eine neue Automation zu erstellen, navigieren Sie zu und klicken Sie auf Neu.
Jede Automation benötigt:
Name: Ein aussagekräftiger Name für die Automation.
Auslöser: Das Ereignis, das die Automation aktiviert.
Aktion(en): Eine oder mehrere Aktionen, die beim Auslösen ausgeführt werden.
Trigger¶
Ein Trigger definiert, wann eine Automation ausgeführt wird. Sie müssen ein Modell (den Datensatztyp) und ein Trigger-Ereignis auswählen.
Verfügbare Modelle¶
Automationen können für die folgenden Datensatztypen ausgelöst werden:
Schaltfläche: Manueller Trigger per Klick auf eine Schaltfläche
Produkt: Produktdatensätze
Verkauf: Verkaufsaufträge
Angebot: Angebote
Reparatur: Reparaturaufträge
Memo: Memo-Aufträge
Erstellung: Erstellungsaufträge
Kontakt: Kunden-/Kontaktdatensätze
Geschenkkarte: Geschenkkartendatensätze
Lieferantenbestellung: Lieferantenbestellungsdatensätze
Transaktion: Transaktionsdatensätze
Enthaltenes Produkt: Produkte, die in anderen Produkten enthalten sind
Trigger-Ereignisse¶
Die folgenden Ereignisse können eine Automation auslösen:
Ereignisse im Lebenszyklus von Datensätzen:
wird erstellt: Wenn ein neuer Datensatz erstellt wird
wird aktualisiert: Wenn ein bestehender Datensatz geändert wird
wird gelöscht: Wenn ein Datensatz gelöscht wird
wird geklickt: Wenn eine Schaltfläche geklickt wird (nur Modell „Schaltfläche“)
Statusereignisse:
ändert den Status: Wenn der Status eines Datensatzes auf einen bestimmten Wert wechselt
Status hat sich x Tage nicht geändert: Wenn ein Datensatz für eine definierte Anzahl von Tagen im selben Status bleibt
Zahlungsereignisse:
ist vollständig bezahlt: Wenn ein Auftrag vollständig bezahlt ist
Produktbezogene Ereignisse:
wird zu Verkauf/Angebot/Reparatur/Memo/Erstellung hinzugefügt: Wenn ein Produkt zu einem Auftrag hinzugefügt wird
wird entfernt aus Verkauf/Angebot/Reparatur/Memo/Erstellung: Wenn ein Produkt aus einer Bestellung entfernt wird
wird zu einem Produkt hinzugefügt: Wenn ein enthaltenes Produkt zu einem anderen Produkt hinzugefügt wird
Zeitbasierte Ereignisse:
1 Tag nach Erstellung: Ein Tag nachdem der Datensatz erstellt wurde
1 Woche nach Erstellung: Eine Woche nach der Erstellung
1 Monat nach Erstellung: Ein Monat nach der Erstellung
1 Jahr nach Erstellung: Ein Jahr nach der Erstellung
Kontaktspezifische Ereignisse:
Geburtstag: Am Geburtstag des Kontakts
Hochzeitstag: Am Hochzeitstag des Kontakts
Integrationsereignisse:
neuer Calendly-Kontakt: Wenn ein neuer Kontakt über Calendly erstellt wird
Aktionen¶
Aktionen definieren, was geschieht, wenn ein Auslöser aktiviert wird. Mehrere Aktionen können zu einer einzelnen Automatisierung hinzugefügt werden, und sie werden in der Reihenfolge ausgeführt.
Kommunikationsaktionen¶
E-Mail senden: Senden Sie eine E-Mail an den Kontakt mithilfe einer E-Mail-Vorlage. Unterstützt Anhänge wie PDFs und Bilder.
SMS senden: Senden Sie eine SMS-Nachricht an die Telefonnummer des Kontakts.
Benachrichtigung erstellen: Erstellen Sie eine In-App-Benachrichtigung für den Benutzer.
Statusaktionen¶
Status ändern: Ändern Sie den Status des ausgelösten Datensatzes.
Status der Produkte ändern: Ändern Sie den Status aller Produkte innerhalb einer Bestellung.
Dokumenterstellungsaktionen¶
Rechnungs-PDF erstellen: Erstellen Sie ein Rechnungs-PDF für die Bestellung.
Angebots-PDF erstellen: Erstellen Sie ein Angebots-PDF.
Auftragsformular-PDF erstellen: Erstellen Sie ein Auftragsformular-PDF.
Reparaturformular-PDF erstellen: Erstellen Sie ein Reparaturformular-PDF.
Quittungs-PDF erstellen: Erstellen Sie ein Quittungs-PDF.
Zertifikats-PDF erstellen: Erstellen Sie ein Zertifikats-PDF.
Druckaktionen¶
Reparaturformular-PDFs drucken: Senden Sie Reparaturformular-PDFs an den konfigurierten Drucker.
Kassenbon-PDFs drucken: Sendet Kassenbon-PDFs an den konfigurierten Drucker.
Konfiguration der E-Mail-Aktion¶
Bei der Konfiguration einer E-Mail-Aktion können Sie Folgendes angeben:
Absender: Die E-Mail-Adresse, von der gesendet wird.
Vorlage: Eine E-Mail-Vorlage für den Nachrichteninhalt.
Empfängersprache: Optional können Sie filtern, um nur an Kontakte mit einer bestimmten Sprache zu senden.
E-Mail-Vorlagen unterstützen Variablen, die beim Versand durch tatsächliche Werte ersetzt werden. Sie können auch Dokumente mithilfe von Platzhaltern in der Vorlage anhängen:
((pictures_before)): Vorher-Bilder anhängen((pictures_after)): Nachher-Bilder anhängen((order_forms))oder((order_forms_pdf)): Auftragsformular-PDFs anhängen((certificates))oder((certificates_pdf)): Zertifikat-PDFs anhängen((quotes_pdf)): Angebots-PDFs anhängen((receipts_pdf)): Kassenbon-PDFs anhängen((invoices_pdf)): Rechnungs-PDFs anhängen((qr_code)): QR-Code einfügen
Beispiele für Automatisierungen¶
Bestätigungs-E-Mail senden, wenn ein Verkauf erstellt wird:
Auslöser: Verkauf → wird erstellt
Aktion: E-Mail mit Auftragsbestätigungsvorlage senden
Kunden benachrichtigen, wenn die Reparatur abholbereit ist:
Auslöser: Reparatur → ändert Status → Abholbereit
Aktion: SMS mit Abholbenachrichtigung senden
Rechnung erstellen, wenn die Bestellung vollständig bezahlt ist:
Auslöser: Verkauf → ist vollständig bezahlt
Aktion: Rechnungs-PDF erstellen
Geburtstagsgruß:
Auslöser: Kontakt → Geburtstag
Aktion: E-Mail mit Geburtstagsvorlage senden
Nachfass-Erinnerung:
Auslöser: Angebot → 1 Woche nach Erstellung
Aktion: E-Mail mit Folgevorlagen senden
Tipp
Eine Standardautomatisierung ist bereits konfiguriert: Automatische Auslieferung bei vollständiger Bezahlung. Diese Automatisierung ändert den Status automatisch auf Geliefert, sobald ein Verkauf oder eine Reparatur vollständig bezahlt ist. Das erspart Ihrem Team die manuelle Aktualisierung des Status nach jeder Zahlung.
Auslöser: Verkauf/Reparatur → ist vollständig bezahlt
Aktion: Status ändern → Geliefert