Daten exportieren und importieren

Gem Logic ermöglicht Ihnen den massenweisen Export und Import von Daten über CSV- und andere Dateiformate. Diese Funktion ist praktisch, um Daten aus einem anderen System zu migrieren, Massenaktualisierungen vorzunehmen oder Berichte zu erstellen.

Siehe auch

Datenmigration aus einem anderen System für eine schrittweise Anleitung zur Migration Ihrer Daten von einem anderen System zu Gem Logic.

Export- und Importfunktionen sind in den meisten Listenansichten über das Menü Actions verfügbar.

Daten exportieren

Um Daten zu exportieren, navigieren Sie zur Listenansicht der Datensätze, die Sie exportieren möchten (z. B. Produkte, Kontakte, Bestellungen), und klicken Sie auf das Menü Aktionen. Wählen Sie das Download-Symbol, um den Exportdialog zu öffnen.

Sie können zwischen mehreren Exportformaten wählen:

  • Excel (.xlsx)

  • PDF (.pdf)

  • CSV - EU-Format (durch Semikolon getrennt)

  • CSV - US-Format (durch Komma getrennt)

Die exportierte Datei enthält alle Datensätze, die Ihren aktuellen Filtern entsprechen. Wenden Sie vor dem Export Filter an, um die Daten einzugrenzen.

Exportverlauf

Jeder Export wird protokolliert. Sie können frühere Exporte über Aktionen ‣ Exportverlauf in der entsprechenden Listenansicht einsehen. Von dort können Sie zuvor exportierte Dateien erneut herunterladen.

Daten importieren

Um Daten zu importieren, navigieren Sie zur Listenansicht und klicken Sie auf Aktionen ‣ Importieren. Dadurch öffnet sich der Importdialog, in dem Sie eine CSV-Datei hochladen können.

Eine leere Vorlage herunterladen

Laden Sie vor dem Importieren eine leere CSV-Vorlage aus dem Importdialog herunter. Die Vorlage ist in zwei Formaten verfügbar:

  • US-Format (durch Komma getrennt)

  • EU-Format (durch Semikolon getrennt)

Die Vorlage enthält alle verfügbaren Spalten mit zwei Kopfzeilen: Die erste Zeile beschreibt jedes Feld, und die zweite Zeile enthält die internen Feldnamen. Ändern oder entfernen Sie diese Kopfzeilen nicht.

Tragen Sie Ihre Daten ab der dritten Zeile ein. Sie können nicht benötigte Spalten löschen und diese nach Bedarf neu anordnen.

Neue Datensätze erstellen

Um neue Datensätze zu erstellen, lassen Sie die Spalte id leer. Gem Logic weist jedem neuen Datensatz beim Import automatisch eine ID zu.

Bestehende Datensätze aktualisieren

Um bestehende Datensätze zu aktualisieren, fügen Sie die Spalte id mit der korrekten Datenbank-ID des Datensatzes ein, den Sie aktualisieren möchten. Sie können diese IDs erhalten, indem Sie zunächst die bestehenden Daten exportieren.

Wenn die Spalte id einen Wert enthält, der mit einem bestehenden Datensatz übereinstimmt, aktualisiert Gem Logic diesen Datensatz mit den Werten aus der CSV-Zeile, anstatt einen neuen zu erstellen.

Tipp

Ein gängiger Arbeitsablauf besteht darin, zunächst Ihre bestehenden Daten zu exportieren, die benötigten Werte in der exportierten Datei zu ändern und diese dann wieder zu importieren. Da die exportierte Datei die Datenbank-IDs enthält, aktualisiert der Import die bestehenden Datensätze.

Importverlauf

Jeder Import wird protokolliert. Sie können frühere Importe über Aktionen ‣ Importverlauf in der entsprechenden Listenansicht einsehen. Jeder Importeintrag zeigt den Status an und ermöglicht Ihnen, die Originaldatei oder einen Bericht mit eventuellen Fehlern herunterzuladen.

Produkte importieren

Der Produktimport folgt dem gleichen allgemeinen Ablauf wie andere Importe — laden Sie eine leere CSV-Vorlage herunter (US-Format durch Komma getrennt oder EU-Format durch Semikolon getrennt), füllen Sie Ihre Zeilen aus und laden Sie die Datei über Stock ‣ Produkte ‣ Aktionen ‣ Importieren hoch.

Zwei produktspezifische Details:

  • Bestehende Produkte werden über ``item_sku`` abgeglichen, nicht über ``id``. Wenn die item_sku einer Zeile bereits in Gem Logic existiert, wird dieses Produkt mit den Werten aus der Zeile aktualisiert. Zeilen mit einer neuen oder leeren item_sku erstellen ein neues Produkt (eine Artikelnr. wird automatisch generiert, wenn das Feld leer gelassen wird).

  • Die ersten Kopfzeilen der Produktvorlage sind reserviert und dürfen nicht geändert oder entfernt werden. Sie können nicht benötigte Spalten löschen und diese frei neu anordnen.

Nach dem Hochladen ist der Status jedes Imports unter Aktionen ‣ Importverlauf sichtbar, wo Sie auch einen Fehlerbericht für fehlgeschlagene Zeilen herunterladen können.

Preisregeln beim Produktimport

Beim Import von Produkten wird die Preisgestaltung für jeden Vertriebskanal über drei Spalten festgelegt, die zusammen als Tripel funktionieren:

  • price — der von der Regel verwendete Betrag (nicht immer der endgültige Verkaufspreis)

  • pricing_rule — wie der Verkaufspreis aus price berechnet wird

  • sales_channel_price — der Vertriebskanal, für den dieser Preis gilt

Sie können bis zu 5 dieser Tripel pro Produkt festlegen (price, price_2 … price_5, jeweils mit einem passenden pricing_rule_* und sales_channel_price_*). Leere Tripel werden ignoriert.

Zulässige Werte für pricing_rule

Die Spalte pricing_rule muss einer dieser vier Werte sein — jeder andere Wert führt zur Ablehnung der Zeile:

  • fixed_price — Verkaufspreis entspricht price unverändert

  • cost_multiplier — Verkaufspreis ist Kosten × price (wobei Kosten die Summe der Metall-, Edelstein- und Komponentenkosten des Produkts ist)

  • price_per_carat — Verkaufspreis ist price × gesamtes Karatgewicht der Edelsteine des Produkts

  • cost_based — Verkaufspreis entspricht den Kosten des Produkts; price wird ignoriert

Anwendung des Tripels

  • Wenn price festgelegt ist und sales_channel_price leer ist, werden die Regel und der Betrag auf alle Vertriebskanäle für dieses Produkt angewendet.

  • Wenn sowohl price als auch sales_channel_price festgelegt sind, werden die Regel und der Betrag nur auf diesen Vertriebskanal angewendet. Verwenden Sie das zweite und dritte Tripel für zusätzliche Kanäle.

  • Wenn price leer ist, werden für dieses Tripel keine Preisänderungen vorgenommen — selbst wenn Sie pricing_rule oder sales_channel_price ausfüllen.

Reimport zur Aktualisierung von Preisen

Beim Reimport bestehender Produkte:

  • Eine leere pricing_rule setzt die Regel immer auf fixed_price, sowohl für neue Produkte als auch beim Aktualisieren bestehender. Wenn Sie eine andere Regel beibehalten möchten (wie cost_multiplier oder price_per_carat), tragen Sie diesen Wert in die Spalte pricing_rule ein.

Nach dem Import berechnet Gem Logic automatisch den Verkaufspreis für jeden Vertriebskanal auf Basis der Regel neu, sodass Sie die reguläre Preisspalte nicht zusätzlich ausfüllen müssen.

Unterstützte Datensatztypen

Die folgenden Datensatztypen unterstützen Export und Import:

  • Attribute

  • Marken

  • Kategorien

  • Zertifikate

  • Kollektionen

  • Kontakte

  • Kundenankäufe

  • E-Mail-Adressen

  • E-Mail-Vorlagen

  • Geschenkkarten

  • Eingangsrechnungen und Gutschriften

  • Materialien

  • Kommissionen und Kommissionspositionen

  • Ausgangsrechnungen und Gutschriften

  • Produkte

  • Projekte

  • Angebote und Angebotspositionen

  • Reparaturen und Reparaturpositionen

  • Verkäufe und Verkaufspositionen

  • Sendungen

  • Lagerorte

  • Lieferantenbestellungen

  • Aufgaben

  • Transaktionen