Exporter et importer des données

Gem Logic vous permet d’exporter et d’importer des données en masse en utilisant des fichiers CSV et d’autres formats. Cette fonctionnalité est utile pour migrer des données depuis un autre système, effectuer des mises à jour en masse ou générer des rapports.

Voir aussi

Migration de données depuis un autre système pour un guide étape par étape sur la migration de vos données depuis un autre système vers Gem Logic.

Les actions d’exportation et d’importation sont disponibles depuis le menu Actions dans la plupart des vues de liste.

Exporter des données

Pour exporter des données, accédez à la vue de liste des enregistrements que vous souhaitez exporter (par exemple Produits, Contacts, Commandes) et cliquez sur le menu Actions. Sélectionnez l’icône de téléchargement pour ouvrir la boîte de dialogue d’exportation.

Vous pouvez choisir entre plusieurs formats d’exportation :

  • Excel (.xlsx)

  • PDF (.pdf)

  • CSV - format EU (séparé par des points-virgules)

  • CSV - format US (séparé par des virgules)

Le fichier exporté contient tous les enregistrements qui correspondent à vos filtres actuels. Appliquez des filtres avant l’exportation pour réduire les données.

Historique des exportations

Chaque exportation est enregistrée. Vous pouvez consulter les exportations précédentes depuis Actions ‣ Historique des exportations dans la vue de liste correspondante. De là, vous pouvez retélécharger les fichiers précédemment exportés.

Importer des données

Pour importer des données, accédez à la vue de liste et cliquez sur Actions ‣ Importer. Cela ouvre la boîte de dialogue d’importation où vous pouvez télécharger un fichier CSV.

Télécharger un modèle vide

Avant d’importer, téléchargez un modèle CSV vierge depuis la boîte de dialogue d’importation. Le modèle est disponible en deux formats :

  • format US (séparé par des virgules)

  • format EU (séparé par des points-virgules)

Le modèle contient toutes les colonnes disponibles avec deux lignes d’en-tête : la première ligne décrit chaque champ, et la deuxième ligne contient les noms de champs internes. Ne modifiez pas et ne supprimez pas ces lignes d’en-tête.

Remplissez vos données à partir de la troisième ligne. Vous pouvez supprimer les colonnes dont vous n’avez pas besoin et les réorganiser selon vos besoins.

Créer de nouveaux enregistrements

Pour créer de nouveaux enregistrements, laissez la colonne id vide. Gem Logic attribuera automatiquement un ID à chaque nouvel enregistrement lors de l’importation.

Mettre à jour les enregistrements existants

Pour mettre à jour les enregistrements existants, incluez la colonne id avec l’ID de base de données correct de l’enregistrement que vous souhaitez mettre à jour. Vous pouvez obtenir ces ID en exportant d’abord les données existantes.

Lorsque la colonne id contient une valeur qui correspond à un enregistrement existant, Gem Logic mettra à jour cet enregistrement avec les valeurs de la ligne CSV au lieu d’en créer un nouveau.

Astuce

Un flux de travail courant consiste à d’abord exporter vos données existantes, modifier les valeurs dont vous avez besoin dans le fichier exporté, puis à le ré-importer. Étant donné que le fichier exporté inclut les ID de base de données, l’importation mettra à jour les enregistrements existants.

Historique des importations

Chaque importation est enregistrée. Vous pouvez consulter les importations passées depuis Actions ‣ Historique des importations sur la vue liste correspondante. Chaque entrée d’importation affiche le statut et vous permet de télécharger le fichier d’origine ou un rapport avec les éventuelles erreurs survenues.

Importer des produits

L’importation de produits suit le même flux général que les autres importations — téléchargez un modèle CSV vierge (format US séparé par des virgules ou format EU séparé par des points-virgules), remplissez vos lignes et téléversez le fichier depuis Stock ‣ Produits ‣ Actions ‣ Importer.

Deux détails spécifiques aux produits :

  • Les produits existants sont identifiés par ``item_sku``, et non par ``id``. Si l”item_sku d’une ligne existe déjà dans Gem Logic, ce produit est mis à jour avec les valeurs de la ligne. Les lignes avec un item_sku nouveau ou vide créent un nouveau produit (un USG est généré automatiquement lorsque le champ est laissé vide).

  • Les premières lignes d’en-tête du modèle de produit sont réservées et ne doivent pas être modifiées ou supprimées. Vous pouvez supprimer les colonnes dont vous n’avez pas besoin et les réorganiser librement.

Après le téléversement, le statut de chaque importation est visible depuis Actions ‣ Historique des importations, où vous pouvez également télécharger un rapport d’erreurs pour les lignes ayant échoué.

Règles de tarification dans l’importation de produits

Lors de l’importation de produits, la tarification pour chaque canal de vente est définie par trois colonnes qui fonctionnent ensemble en tant que triplet :

  • price — le montant utilisé par la règle (pas toujours le prix de vente final)

  • pricing_rule — comment le prix de vente est calculé à partir de price

  • sales_channel_price — le canal de vente auquel ce prix s’applique

Vous pouvez configurer jusqu’à 5 de ces triplets par produit (price, price_2 … price_5, chacun avec un pricing_rule_* et un sales_channel_price_* correspondants). Les triplets vides sont ignorés.

Valeurs autorisées pour pricing_rule

La colonne pricing_rule doit être l’une de ces quatre valeurs — toute autre valeur rejettera la ligne :

  • fixed_price — le prix de vente est égal à price tel quel

  • cost_multiplier — le prix de vente est coût × price (où coût est la somme des coûts des métaux, gemmes et composants du produit)

  • price_per_carat — le prix de vente est price × poids total en carats des gemmes du produit

  • cost_based — le prix de vente est égal au coût du produit ; price est ignoré

Application du triplet

  • Si price est défini et que sales_channel_price est vide, la règle et le montant s’appliquent à tous les canaux de vente pour ce produit.

  • Si price et sales_channel_price sont tous deux définis, la règle et le montant s’appliquent uniquement à ce canal de vente. Utilisez les deuxième et troisième triplets pour les canaux supplémentaires.

  • Si price est vide, aucune modification de prix n’est effectuée pour ce triplet — même si vous remplissez pricing_rule ou sales_channel_price.

Réimporter pour mettre à jour les prix

Lors de la réimportation de produits existants :

  • Un pricing_rule vide définit toujours la règle sur fixed_price, aussi bien pour les nouveaux produits que pour la mise à jour de produits existants. Si vous souhaitez conserver une règle différente (telle que cost_multiplier ou price_per_carat), remplissez cette valeur dans la colonne pricing_rule.

Après l’import, Gem Logic recalcule automatiquement le prix de vente pour chaque canal de vente en fonction de la règle, vous n’avez donc pas besoin de remplir également la colonne de prix standard.

Types d’enregistrements pris en charge

Les types d’enregistrements suivants prennent en charge l’export et l’import :

  • Attributs

  • Marques

  • Catégories

  • Certificats

  • Collections

  • Contacts

  • Achats clients

  • Adresses email

  • Modèles d’email

  • Cartes cadeau

  • Factures et avoirs fournisseurs

  • Matières

  • Dépôt ventes et articles de dépôt vente

  • Factures et avoirs clients

  • Produits

  • Projets

  • Devis et articles de devis

  • Réparations et articles de réparation

  • Ventes et articles de vente

  • Expéditions

  • Stockages

  • Commandes fournisseur

  • Tâches

  • Transactions