Factures fournisseurs¶
Les factures fournisseurs sont les factures que vous recevez de vos fournisseurs, pour des achats professionnels ou d’autres dépenses. Utilisez ce module pour organiser vos factures de dépenses, suivre l’état des paiements et les lier aux transactions.
Créer une facture fournisseur¶
La méthode recommandée pour créer des factures fournisseurs est d’utiliser le flux de travail factures à traiter, qui exploite l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement les détails des factures à partir des documents téléchargés.
Vous pouvez également recevoir des factures fournisseurs automatiquement via le réseau PEPPOL. Lorsqu’un fournisseur envoie une facture par PEPPOL, elle est créée automatiquement dans Gem Logic avec tous les détails et le PDF original en pièce jointe.
Page de détail¶
La page de détail est divisée en deux sections :
Partie gauche — un formulaire modifiable avec :
Date de facture, date de comptabilisation (la date enregistrée dans votre comptabilité) et date d’échéance
Entreprise (le fournisseur), avec un bouton d’ajout rapide pour créer un nouveau contact
Numéro de facture
Montant (HT), TVA et devise — le total est calculé automatiquement
Communication structurée (référence de paiement belge)
Statut de paiement et entité juridique
Panneau de droite :
Fichiers joints — chaque document est affiché dans une visionneuse PDF intégrée. Vous pouvez ouvrir, imprimer ou supprimer des fichiers individuels et téléverser des documents supplémentaires à tout moment.
Transactions — tableau des transactions liées affichant l’identifiant de transaction, le compte bancaire, la date et le montant. Vous pouvez créer une nouvelle transaction directement depuis cet emplacement.
Journal d’activité — chronologie de toutes les actions effectuées sur la facture.
Statut de paiement¶
Chaque facture fournisseur possède l’un de ces trois statuts :
Payé (vert)
Non payé (rouge)
Refusé (jaune)
Le statut peut être modifié aussi bien depuis la vue liste que depuis la page de détail à l’aide du bouton déroulant. Si une facture possède une date d’échéance dépassée et n’est pas encore payée, un avertissement de retard de paiement apparaît dans la vue liste.
QR code EPC¶
Pour les factures dans les pays SEPA, un bouton Payer maintenant est disponible sur les factures impayées. Celui-ci ouvre un formulaire avec :
Un formulaire modifiable prérempli avec les coordonnées bancaires du fournisseur (nom, IBAN, BIC), le montant de la facture et la communication structurée.
Un QR code dynamique qui se met à jour au fur et à mesure que vous modifiez les champs. Ce QR code respecte la norme EPC/SEPA Credit Transfer et peut être scanné avec votre application bancaire pour initier le paiement.
Un bouton Confirmer le paiement qui marque la facture comme payée.
Export UBL¶
Toute facture fournisseur est automatiquement stockée au format UBL XML. Vous pouvez télécharger le fichier UBL depuis la page de détail à l’aide du bouton Format UBL.
Pour les exports groupés, utilisez la fonction export ZIP depuis la vue liste pour télécharger toutes les factures d’une période donnée sous forme d’archive ZIP, au format PDF ou UBL.
Filtrage¶
La liste des factures fournisseurs peut être filtrée par :
Plage de dates comptables
Entreprise (fournisseur)
Numéro de facture
Statut de paiement
Plage de montants totaux
Marqué
Entreprise (si vous gérez plusieurs entités commerciales)
Couleur
Des badges de filtre de date rapides apparaissent sous la barre de recherche lorsqu’une plage de dates est active. Les factures peuvent également être exportées au format CSV ou téléchargées sous forme d’archive ZIP.
Voir aussi