Facturi primite

Facturile primite sunt facturile pe care le primiți de la furnizori, pentru achiziții profesionale sau pentru alte cheltuieli. Utilizați acest modul pentru a organiza facturile de cheltuieli, a urmări starea plăților și a le conecta la tranzacții.

Crearea unei facturi primite

Modul recomandat de a crea facturi primite este prin fluxul de lucru facturi de procesat, care folosește inteligența artificială pentru a extrage automat detaliile facturilor din documentele încărcate.

Puteți primi facturi primite automat și prin rețeaua PEPPOL. Când un furnizor trimite o factură prin PEPPOL, aceasta este creată automat în Gem Logic cu toate detaliile și PDF-ul original atașat.

Pagina de detalii

Pagina de detalii este împărțită în două secțiuni:

Partea stângă — un formular editabil cu:

  • Data facturii, data înregistrării (data înregistrată în contabilitatea dumneavoastră) și data scadenței

  • Compania (furnizorul), cu un buton de adăugare rapidă pentru a crea un contact nou

  • Numărul facturii

  • Suma (fără TVA), TVA și moneda — totalul este calculat automat

  • Comunicare structurată (referință de plată belgiană)

  • Starea plății și entitatea juridică

Partea dreaptă:

  • Fișiere atașate — fiecare document este afișat într-un vizualizator PDF integrat. Puteți deschide, tipări sau șterge fișiere individuale și puteți încărca documente suplimentare oricând.

  • Tranzacții — un tabel cu tranzacțiile asociate care afișează ID-ul tranzacției, contul bancar, data și suma. Puteți crea o tranzacție nouă direct de aici.

  • Jurnal de activitate — o cronologie a tuturor acțiunilor efectuate asupra facturii.

Starea plății

Fiecare factură primită are unul dintre cele trei statusuri:

  • Plătit (verde)

  • Neplătit (roșu)

  • Refuzat (galben)

Statusul poate fi modificat atât din vizualizarea listă, cât și din pagina de detalii folosind butonul derulant. Dacă o factură are o dată a scadenței care a trecut și nu este încă plătită, un avertisment de plată întârziată este afișat în vizualizarea listă.

Cod QR EPC

Pentru facturile din țările SEPA, un buton Plătește acum este disponibil pe facturile neplătite. Acesta deschide un formular cu:

  • Un formular editabil precompletat cu datele bancare ale furnizorului (nume, IBAN, BIC), suma facturii și comunicarea structurată.

  • Un cod QR live care se actualizează pe măsură ce editați câmpurile. Acest cod QR respectă standardul EPC/SEPA Credit Transfer și poate fi scanat cu aplicația dumneavoastră bancară pentru a iniția plata.

  • Un buton Confirmă plata care marchează factura ca plătită.

Export UBL

Fiecare factură primită este stocată automat în format UBL XML. Puteți descărca fișierul UBL din pagina de detalii folosind butonul Format UBL.

Pentru exporturi în bloc, folosiți funcția export ZIP din vizualizarea listă pentru a descărca toate facturile dintr-o perioadă ca arhivă ZIP, în format PDF sau UBL.

Filtrare

Lista facturilor primite poate fi filtrată după:

  • Interval dată înregistrare

  • Companie (furnizor)

  • Numărul facturii

  • Stare plată

  • Interval sumă totală

  • Marcat

  • Afacere (când aveți mai multe entități comerciale)

  • Culoare

Insignele de filtrare rapidă a datei sunt afișate sub bara de căutare când un interval de date este activ. Facturile pot fi de asemenea exportate ca CSV sau descărcate ca arhivă ZIP.

Vezi și