Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sind die Rechnungen, die Sie von Lieferanten für Geschäftseinkäufe oder andere Ausgaben erhalten. Verwenden Sie dieses Modul, um Ihre Ausgangsrechnungen zu organisieren, den Zahlungsstatus zu verfolgen und sie mit Transaktionen zu verknüpfen.

Eine Eingangsrechnung erstellen

Die empfohlene Methode zum Erstellen von Eingangsrechnungen ist der Workflow zu bearbeitende Rechnungen, der KI nutzt, um automatisch Rechnungsdetails aus hochgeladenen Dokumenten zu extrahieren.

Sie können Eingangsrechnungen auch automatisch über das PEPPOL-Netzwerk empfangen. Wenn ein Lieferant eine Rechnung über PEPPOL sendet, wird sie automatisch in Gem Logic mit allen Details und dem Original-PDF als Anhang erstellt.

Detailseite

Die Detailseite ist in zwei Bereiche unterteilt:

Linke Seite — ein bearbeitbares Formular mit:

  • Rechnungsdatum, Buchungsdatum (das in Ihrer Buchhaltung erfasste Datum) und Fälligkeitsdatum

  • Unternehmen (der Lieferant), mit einer Schnellerfassungs-Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Kontakts

  • Rechnungsnummer

  • Betrag (exkl. MwSt.), MwSt. und Währung — die Gesamtsumme wird automatisch berechnet

  • Strukturierte Mitteilung (belgische Zahlungsreferenz)

  • Zahlungsstatus und Geschäftseinheit

Rechte Seite:

  • Angehängte Dateien — jedes Dokument wird in einem eingebetteten PDF-Viewer angezeigt. Sie können einzelne Dateien öffnen, drucken oder löschen und jederzeit weitere Dokumente hochladen.

  • Transaktionen — eine Tabelle der verknüpften Transaktionen mit Transaktions-ID, Bankkonto, Datum und Betrag. Sie können von hier aus direkt eine neue Transaktion erstellen.

  • Aktivitätsprotokoll — eine Zeitleiste aller an der Rechnung durchgeführten Aktionen.

Zahlungsstatus

Jede Eingangsrechnung hat einen von drei Status:

  • Bezahlt (grün)

  • Nicht bezahlt (rot)

  • Abgelehnt (gelb)

Der Status kann sowohl in der Listenansicht als auch auf der Detailseite über die Dropdown-Schaltfläche geändert werden. Wenn eine Rechnung ein überschrittenes Fälligkeitsdatum hat und noch nicht bezahlt wurde, wird in der Listenansicht eine Warnung wegen verspäteter Zahlung angezeigt.

EPC-QR-Code

Für Rechnungen in SEPA-Ländern ist bei unbezahlten Rechnungen eine Schaltfläche Jetzt bezahlen verfügbar. Diese öffnet ein Dialogfenster mit:

  • Einem bearbeitbaren Formular, das mit den Bankverbindungen des Lieferanten (Name, IBAN, BIC), dem Rechnungsbetrag und der strukturierten Mitteilung vorausgefüllt ist.

  • Einem dynamischen QR-Code, der sich aktualisiert, während Sie die Felder bearbeiten. Dieser QR-Code folgt dem EPC/SEPA-Überweisungsstandard und kann mit Ihrer Banking-App gescannt werden, um die Zahlung zu initiieren.

  • Einer Schaltfläche Zahlung bestätigen, die die Rechnung als bezahlt markiert.

UBL-Export

Jede Eingangsrechnung wird automatisch im UBL-XML-Format gespeichert. Sie können die UBL-Datei von der Detailseite über die Schaltfläche UBL-Format herunterladen.

Für Massenexporte verwenden Sie die ZIP-Export-Funktion in der Listenansicht, um alle Rechnungen eines Datumsbereichs als ZIP-Archiv im PDF- oder UBL-Format herunterzuladen.

Filterung

Die Lieferantenrechnungsliste kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

  • Buchungsdatumsbereich

  • Unternehmen (Lieferant)

  • Rechnungsnummer

  • Zahlungsstatus

  • Gesamtbetragsbereich

  • Markiert

  • Unternehmen (bei mehreren Geschäftseinheiten)

  • Farbe

Schnellfilter-Badges für Datumsbereiche werden unterhalb der Suchleiste angezeigt, wenn ein Datumsbereich aktiv ist. Rechnungen können auch als CSV exportiert oder als ZIP-Archiv heruntergeladen werden.

Siehe auch