Automations

Automations mahdollistaa automaattisten työnkulkujen luomisen, jotka suorittavat toimintoja tiettyjen tapahtumien sattuessa. Jokainen automation koostuu laukaisimesta (tapahtuma, joka käynnistää automationin) ja yhdestä tai useammasta toiminnosta (mitä tapahtuu, kun laukaisin aktivoituu).

Automationin luominen

Luodaksenne uuden automationin, siirtykää kohtaan Asetukset ‣ Automations ja napsauttakaa Uusi.

Jokainen automation vaatii:

  • Nimi: Kuvaava nimi automationille.

  • Laukaisin: Tapahtuma, joka aktivoi automationin.

  • Toiminto(toiminnot): Yksi tai useampi toiminto, joka suoritetaan laukaisun yhteydessä.

Laukaisijat

Laukaisija määrittää, milloin automaatio suoritetaan. Teidän on valittava malli (tietueen tyyppi) ja laukaisutapahtuma.

Saatavilla olevat mallit

Automaatiot voidaan laukaista seuraavien tietuetyypeille:

  • Painike: Manuaalinen laukaisu painikkeella

  • Tuote: Tuotetietueet

  • Myynti: Myyntitilaukset

  • Tarjous: Tarjoukset

  • Korjaus: Korjaustilaukset

  • Muistio: Muistiotilaukset

  • Luonti: Luontitilaukset

  • Yhteystieto: Asiakas-/yhteystietotietueet

  • Lahjakortti: Lahjakorttitietueet

  • Toimittajatilaus: Toimittajatilaustietueet

  • Transaktio: Transaktiotietueet

  • Sisällytetty tuote: Tuotteet, jotka sisältyvät muihin tuotteisiin

Laukaisutapahtumat

Seuraavat tapahtumat voivat laukaista automaation:

Tietueen elinkaaren tapahtumat:

  • luodaan: Kun uusi tietue luodaan

  • päivitetään: Kun olemassa olevaa tietuetta muokataan

  • poistetaan: Kun tietue poistetaan

  • klikataan: Kun painiketta klikataan (vain Painike-malli)

Tilatapahtumat:

  • muuttaa tilaa: Kun tietueen tila muuttuu tiettyyn arvoon

  • tila ei ole muuttunut x päivään: Kun tietue pysyy samassa tilassa määritetyn päivien määrän ajan

Maksutapahtumat:

  • on maksettu kokonaan: Kun tilaus on maksettu kokonaan

Tuotteisiin liittyvät tapahtumat:

  • lisätään myyntiin/tarjoukseen/korjaukseen/muistioon/luontiin: Kun tuote lisätään tilaukseen

  • poistetaan myynnistä/tarjouksesta/korjauksesta/muistiosta/luonnista: Kun tuote poistetaan tilauksesta

  • lisätään tuotteeseen: Kun sisällytetty tuote lisätään toiseen tuotteeseen

Aikapohjaiset tapahtumat:

  • 1 päivä luonnin jälkeen: Yksi päivä sen jälkeen, kun tietue luotiin

  • 1 viikko luonnin jälkeen: Yksi viikko luonnin jälkeen

  • 1 kuukausi luonnin jälkeen: Yksi kuukausi luonnin jälkeen

  • 1 vuosi luonnin jälkeen: Yksi vuosi luonnin jälkeen

Yhteystietokohtaiset tapahtumat:

  • syntymäpäivä: Yhteystiedon syntymäpäivänä

  • hääpäivä: Yhteystiedon hääpäivänä

Integraatiotapahtumat:

  • uusi Calendly-yhteystieto: Kun uusi yhteystieto luodaan Calendlyn kautta

Toiminnot

Toiminnot määrittävät mitä tapahtuu, kun laukaisija aktivoituu. Yksittäiseen automaatioon voidaan lisätä useita toimintoja, ja ne suoritetaan järjestyksessä.

Viestintätoiminnot

  • Lähetä sähköposti: Lähetä sähköpostiviesti yhteystiedolle käyttäen sähköpostimallia. Tukee liitteitä, kuten PDF-tiedostoja ja kuvia.

  • Lähetä tekstiviesti: Lähetä tekstiviesti yhteystiedon puhelinnumeroon.

  • Luo ilmoitus: Luo sovelluksen sisäinen ilmoitus käyttäjälle.

Tilatoiminnot

  • Vaihda tila: Vaihda laukaistun tietueen tila.

  • Vaihda tuotteiden tila: Vaihda kaikkien tilauksen tuotteiden tila.

Asiakirjojen luontitoiminnot

  • Luo laskun PDF: Luo laskun PDF-tiedosto tilaukselle.

  • Luo tarjouksen PDF: Luo tarjouksen PDF-tiedosto.

  • Luo tilauslomakkeen PDF: Luo tilauslomakkeen PDF-tiedosto.

  • Luo korjauslomakkeen PDF: Luo korjauslomakkeen PDF-tiedosto.

  • Luo kuitin PDF: Luo kuitin PDF-tiedosto.

  • Luo sertifikaatin PDF: Luo sertifikaatin PDF-tiedosto.

Sähköpostitoiminnon asetukset

Sähköpostitoimintoa määritettäessä voitte määrittää:

  • Lähettäjä: Sähköpostiosoite, josta lähetetään.

  • Pohja: Sähköpostipohja, jota käytetään viestin sisältöön.

  • Vastaanottajan kieli: Vaihtoehtoisesti suodattakaa lähettämään vain tietyn kielisille yhteyshenkilöille.

Sähköpostipohjat tukevat muuttujia, jotka korvataan todellisilla arvoilla lähetettäessä. Voitte myös liittää asiakirjoja käyttämällä paikkamerkkejä pohjassa:

  • ((pictures_before)): Liitä ennen-kuvat

  • ((pictures_after)): Liitä jälkeen-kuvat

  • ((order_forms)) tai ((order_forms_pdf)): Liitä tilauslomakkeiden PDF-tiedostot

  • ((certificates)) tai ((certificates_pdf)): Liitä sertifikaattien PDF-tiedostot

  • ((quotes_pdf)): Liitä tarjousten PDF-tiedostot

  • ((receipts_pdf)): Liitä kuittien PDF-tiedostot

  • ((invoices_pdf)): Liitä laskujen PDF-tiedostot

  • ((qr_code)): Sisällytä QR-koodi

Esimerkkejä automaatioista

Lähetä vahvistussähköposti, kun myynti luodaan:

  • Laukaisin: Myynti → luodaan

  • Toiminto: Lähetä sähköposti tilausvahvistuspohjalla

Ilmoita asiakkaalle, kun korjaus on valmis:

  • Laukaisin: Korjaus → muuttaa tilan → Valmis noudettavaksi

  • Toiminto: Lähetä tekstiviesti noutoilmoituksella

Luo lasku, kun tilaus on maksettu kokonaan:

  • Laukaisin: Myynti → on maksettu kokonaan

  • Toiminto: Luo laskun PDF-tiedosto

Syntymäpäivätervehdys:

  • Laukaisin: Yhteyshenkilö → syntymäpäivä

  • Toiminto: Lähetä sähköposti syntymäpäiväpohjalla

Seurantamuistutus:

  • Laukaisin: Tarjous → viikko luomisen jälkeen

  • Toiminto: Lähetä sähköposti seurantamallin kanssa

Vihje

Vakioautomaatio on jo määritetty: Automaattinen toimitus täysin maksettuna. Tämä automaatio vaihtaa tilan automaattisesti tilaan Toimitettu, kun myynti tai korjaus on kokonaan maksettu. Tämä säästää henkilökuntaa tilan manuaalisesta päivittämisestä jokaisen maksun jälkeen.

  • Laukaisin: Myynti/Korjaus → on täysin maksettu

  • Toiminto: Vaihda tila → Toimitettu