Automations¶
Automations stellen u in staat automatische workflows op te zetten die acties uitvoeren wanneer specifieke gebeurtenissen plaatsvinden. Elke automation bestaat uit een trigger (de gebeurtenis die de automation start) en één of meer acties (wat er gebeurt wanneer de trigger afgaat).
Een automation aanmaken¶
Om een nieuwe automation aan te maken, navigeert u naar en klikt u op Nieuw.
Elke automation vereist:
Naam: Een beschrijvende naam voor de automation.
Trigger: De gebeurtenis die de automation activeert.
Actie(s): Één of meer acties die worden uitgevoerd bij activering.
Triggers¶
Een trigger definieert wanneer een automation wordt uitgevoerd. U moet een model (het type record) en een trigger-gebeurtenis selecteren.
Beschikbare modellen¶
Automations kunnen worden getriggerd op de volgende recordtypes:
Knop: Handmatige trigger via een klik op een knop
Product: Productrecords
Verkoop: Verkooporders
Offerte: Offertes
Reparatie: Reparatieorders
Memo: Memo-orders
Creatie: Creatieorders
Contact: Klant-/contactrecords
Cadeaukaart: Cadeaukaartrecords
Leveranciersorder: Leveranciersorderrecords
Transactie: Transactierecords
Inbegrepen product: Producten die in andere producten zijn inbegrepen
Trigger-gebeurtenissen¶
De volgende gebeurtenissen kunnen een automation triggeren:
Levenscyclus-gebeurtenissen van records:
wordt aangemaakt: Wanneer een nieuw record wordt aangemaakt
wordt bijgewerkt: Wanneer een bestaand record wordt gewijzigd
wordt verwijderd: Wanneer een record wordt verwijderd
wordt aangeklikt: Wanneer op een knop wordt geklikt (alleen model Knop)
Statusgebeurtenissen:
wijzigt status: Wanneer de status van een record verandert naar een specifieke waarde
status is x dagen niet gewijzigd: Wanneer een record gedurende een bepaald aantal dagen in dezelfde status blijft
Betalingsgebeurtenissen:
is volledig betaald: Wanneer een order volledig is betaald
Productgerelateerde gebeurtenissen:
wordt toegevoegd aan verkoop/offerte/reparatie/memo/creatie: Wanneer een product wordt toegevoegd aan een order
wordt verwijderd van verkoop/offerte/reparatie/memo/creatie: Wanneer een product uit een bestelling wordt verwijderd
wordt toegevoegd aan een product: Wanneer een inbegrepen product aan een ander product wordt toegevoegd
Tijdgebaseerde gebeurtenissen:
1 dag na creatie: Eén dag nadat het record is aangemaakt
1 week na creatie: Eén week na creatie
1 maand na creatie: Eén maand na creatie
1 jaar na creatie: Eén jaar na creatie
Contactspecifieke gebeurtenissen:
verjaardag: Op de verjaardag van het contact
trouwdatum: Op de trouwdag van het contact
Integratie-gebeurtenissen:
nieuw Calendly-contact: Wanneer een nieuw contact wordt aangemaakt via Calendly
Acties¶
Acties bepalen wat er gebeurt wanneer een trigger wordt geactiveerd. Meerdere acties kunnen aan één enkele automatisering worden toegevoegd en worden in volgorde uitgevoerd.
Communicatieacties¶
E-mail versturen: Verstuur een e-mail naar het contact met behulp van een e-mailsjabloon. Ondersteunt bijlagen zoals PDF’s en afbeeldingen.
SMS versturen: Verstuur een SMS-bericht naar het telefoonnummer van het contact.
Notificatie aanmaken: Maak een in-app notificatie aan voor de gebruiker.
Statusacties¶
Status wijzigen: Wijzig de status van het geactiveerde record.
Status van de producten wijzigen: Wijzig de status van alle producten in een bestelling.
Documentgeneratieacties¶
Factuur-PDF aanmaken: Genereer een factuur-PDF voor de bestelling.
Offerte-PDF aanmaken: Genereer een offerte-PDF.
Bestelformulier-PDF aanmaken: Genereer een bestelformulier-PDF.
Reparatieformulier-PDF aanmaken: Genereer een reparatieformulier-PDF.
Ontvangstbewijs-PDF aanmaken: Genereer een ontvangstbewijs-PDF.
Certificaat-PDF aanmaken: Genereer een certificaat-PDF.
Printacties¶
Reparatieformulier-PDF’s printen: Verstuur reparatieformulier-PDF’s naar de geconfigureerde printer.
Afdrukken kassabon PDF’s: Verzend kassabon-PDF’s naar de geconfigureerde printer.
Configuratie e-mailactie¶
Bij het configureren van een e-mailactie kunt u het volgende opgeven:
Afzender: Het e-mailadres van waaruit verzonden wordt.
Sjabloon: Een e-mailsjabloon om te gebruiken voor de berichtinhoud.
Taal ontvanger: Optioneel filteren om alleen te verzenden naar contacten met een specifieke taal.
E-mailsjablonen ondersteunen variabelen die bij verzending worden vervangen door werkelijke waarden. U kunt ook documenten bijvoegen met behulp van placeholders in het sjabloon:
((pictures_before)): Foto’s vooraf bijvoegen((pictures_after)): Foto’s achteraf bijvoegen((order_forms))of((order_forms_pdf)): Bestelformulier-PDF’s bijvoegen((certificates))of((certificates_pdf)): Certificaat-PDF’s bijvoegen((quotes_pdf)): Offerte-PDF’s bijvoegen((receipts_pdf)): Kassabon-PDF’s bijvoegen((invoices_pdf)): Factuur-PDF’s bijvoegen((qr_code)): Een QR-code opnemen
Voorbeelden van automatiseringen¶
Bevestigingsmail versturen wanneer een verkoop wordt aangemaakt:
Trigger: Verkoop → wordt aangemaakt
Actie: Verstuur e-mail met bestelbevestigingssjabloon
Klant waarschuwen wanneer reparatie gereed is:
Trigger: Reparatie → wijzigt status → Gereed voor ophalen
Actie: Verstuur SMS met ophaalnotificatie
Factuur genereren wanneer bestelling volledig betaald is:
Trigger: Verkoop → is volledig betaald
Actie: Factuur-PDF aanmaken
Verjaardagswens:
Trigger: Contact → verjaardag
Actie: Verstuur e-mail met verjaardagssjabloon
Follow-up herinnering:
Trigger: Offerte → 1 week na aanmaak
Actie: Verstuur e-mail met opvolgingstemplate
Tip
Een standaard automatisering is reeds geconfigureerd: Automatisch afleveren bij volledige betaling. Deze automatisering wijzigt de status automatisch in Afgeleverd wanneer een verkoop of reparatie volledig betaald is. Dit bespaart het personeel het handmatig bijwerken van de status na elke betaling.
Trigger: Verkoop/Reparatie → is volledig betaald
Actie: Wijzig status → Afgeleverd