Gegevens migreren vanuit een ander systeem

Overstappen naar Gem Logic vanuit een ander systeem is eenvoudig. Of uw gegevens nu in oude desktopsoftware, spreadsheets of bij een andere aanbieder staan, u kunt ze in Gem Logic importeren met CSV-bestanden. Ons team kan de migratie voor u afhandelen, of u doet het zelf met de ingebouwde importmodule.

Hoe het werkt

Het migratieproces volgt drie eenvoudige stappen:

  1. Exporteer uw gegevens vanuit uw huidige systeem in Excel- of CSV-formaat.

  2. Importeer ze in Gem Logic — door de bestanden naar ons team te sturen of door zelf de importmodule te gebruiken.

  3. Controleer en ga live — we bekijken samen de geïmporteerde gegevens, trainen uw team, en u bent klaar om in Gem Logic te werken.

Welke gegevens moeten worden gemigreerd

Er zijn drie soorten gegevens die essentieel zijn bij het overstappen van systeem. Dit zijn de onmisbare elementen die met u mee moeten:

  • Producten en voorraad: uw volledige inventaris inclusief beschrijvingen, prijzen, metalen, edelstenen, gewichten en alle andere productdetails die u heeft bijgehouden.

  • Contacten: uw klanten en leveranciers met hun contactgegevens, adressen en alle notities of voorkeuren die u heeft opgeslagen.

  • Verkoop- en reparatiegeschiedenis: uw eerdere verkooptransacties en reparatiedossiers, zodat u een volledige geschiedenis van uw bedrijfsactiviteiten behoudt.

Deze drie soorten gegevens dekken wat het belangrijkst is voor een soepele overgang. Als u aanvullende gegevens wilt meenemen, kunnen we dat per geval bespreken.

Uw recht op uw gegevens

Uw huidige softwareaanbieder is verplicht u toegang te geven tot uw gegevens. Hij moet u ofwel een directe export leveren, ofwel een eenvoudige manier bieden om uw informatie op te halen. Dit zijn uw gegevens en u heeft het volledige recht om ze mee te nemen bij het wisselen van aanbieder.

Als u problemen ondervindt bij het exporteren van uw gegevens uit uw huidige systeem, neem dan contact met ons op via support@gem-logic.com en wij helpen u door het proces.

Twee manieren om te migreren

Wij doen het voor u

Exporteer eenvoudig uw gegevens en stuur de bestanden naar ons team. Wij mappen alles naar de juiste velden, importeren de gegevens en verifiëren ze samen met u. Dit is inbegrepen als onderdeel van het standaard onboardingproces zonder extra kosten.

Doe het zelf

Gem Logic heeft een ingebouwde importmodule waarmee u op uw eigen tempo gegevens kunt importeren. Zo werkt de zelfbediening-import:

  1. Navigeer naar de lijstweergave van de records die u wilt importeren (bijv. Producten, Contacten, Verkopen).

  2. Open Acties ‣ Importeren.

  3. Download een leeg CSV-sjabloon. Sjablonen zijn beschikbaar in US-formaat (kommagescheiden) en EU-formaat (puntkommagescheiden).

  4. Het sjabloon bevat twee koprijen: de eerste beschrijft elk veld en de tweede bevat de interne veldnamen. Wijzig of verwijder deze koprijen niet.

  5. Vul uw gegevens in vanaf de derde rij. U kunt kolommen die u niet nodig heeft verwijderen.

  6. Upload het ingevulde CSV-bestand en verstuur het.

  7. De import wordt op de achtergrond uitgevoerd. U ontvangt een e-mail wanneer deze is voltooid, en u kunt de resultaten controleren in Actions ‣ Import history.

Tip

Zorg er bij het voorbereiden van uw CSV-bestand voor dat de kolomnamen overeenkomen met de sjabloon die Gem Logic aanbiedt. Het systeem gebruikt deze kolomnamen om de data naar de juiste velden te koppelen. Als u niet zeker bent hoe u uw bestand moet structureren, stuur het dan naar ons support team en wij helpen u het voor te bereiden.

Ondersteunde recordtypen

De volgende recordtypen kunnen worden geïmporteerd:

  • Producten

  • Contacten

  • Verkopen en verkoopitems

  • Reparaties en reparatieitems

  • Offertes en offerte-items

  • Consignaties en consignatie-items

  • Materialen

  • Categorieën

  • Merken

  • Certificaten

  • Collecties

  • Attributen

  • Opslaglocaties

  • Transacties

  • Inkomende en uitgaande facturen

  • E-mailadressen

  • Cadeaubonnen

  • Leveranciersbestellingen

  • Inkopen van klanten

Voor de meeste migraties hoeft u alleen producten, contacten en verkoop- of reparatiegeschiedenis te importeren. De andere recordtypen zijn beschikbaar indien nodig.

Zie ook

Exporteren en importeren van data voor meer details over hoe de export- en importmodule werkt, inclusief het bijwerken van bestaande records en het bekijken van de importgeschiedenis.