CRM¶
De CRM-module is de centrale plek om al uw contacten te beheren: klanten, leveranciers, prospects, ateliers en iedereen waarmee uw bedrijf interacteert. Contacten kunnen personen of bedrijven zijn.
Een contact aanmaken¶
Navigeer naar en klik op Contact toevoegen. Vul de contactgegevens in:
Contacttype: Persoon of Bedrijf
Naam: Volledige naam (verplicht)
E-mail / Telefoon: Ten minste één is verplicht
Adres: Facturatie- en verzendadressen
Tags: Categoriseer contacten met tags
Status: Volg de fase van het contact in uw pipeline
Toegewezen aan: Wijs één of meer teamleden toe
Contacten kunnen ook worden gemarkeerd als leverancier of atelier met behulp van de schakelaars op de detailpagina.
Contactdetailpagina¶
De contactdetailpagina biedt een compleet overzicht met tabbladen voor:
Details: Contactinformatie, status, tags, adressen en attributen
Verkopen / Offertes / Reparaties: Gerelateerde bestellingen
Facturen: Uitgaande en inkomende facturen
Transacties: Betalingsgeschiedenis
Taken / Gebeurtenissen: Gekoppelde taken en agendagebeurtenissen
E-mails: E-mailgesprekgeschiedenis
Bestanden: Bijgevoegde documenten
Producten: Leveranciersproducten (voor leverancierscontacten)
Een tijdlijn op de detailpagina toont een chronologische geschiedenis van alle interacties: e-mails, bestellingen, facturen, notities, statuswijzigingen en meer.
Bellen, SMS en WhatsApp¶
Naast het telefoonnummer van een contactpersoon ziet u snelactiepictogrammen om hen te bereiken zonder het nummer ergens te kopiëren:
Bellen: start een oproep vanuit de app.
SMS: open het SMS-formulier om de contactpersoon te sms’en.
WhatsApp: open een WhatsApp-chat met het nummer al ingevuld, klaar om uw bericht te typen.
Het WhatsApp-pictogram verschijnt overal waar een telefoonnummer wordt getoond: de contactdetailpagina (inclusief het tweede telefoonnummer), de contactenlijst en de klantkaart. Het is ook beschikbaar bij het telefoonnummer van een bestelling.
Bij een bestelling is het WhatsApp-bericht vooraf ingevuld met een korte begroeting die naar de bestelling verwijst, geschreven in de taal van de klant (of anders in uw eigen taal, en daarna de standaardtaal van het systeem). U kunt de tekst bewerken voordat u deze verstuurt.
Attributen¶
Attributen zijn aangepaste velden die u aan een contact toevoegt wanneer de gegevens die u wilt opslaan niet in een van de standaardvelden passen. Telkens wanneer de vraag is “waar plaats ik X bij een contact?” en X is geen naam, e-mail, telefoon, adres, tags of status — dan is het antwoord bijna altijd een attribuut.
Typische voorbeelden bij een contact:
Identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer
Klantreferentie uit een ander systeem (loyaliteitsnummer, extern CRM-id, enz.)
Voorkeuren zoals ringmaat, favoriete metaal, allergieën, communicatievoorkeuren
Gevoelige gegevens zoals identiteitskaartnummers moeten worden opgeslagen in een attribuut van het type Tekst, en een scan of foto van het document zelf kan worden geüpload in de kaart Identiteitskaartafbeeldingen op dezelfde pagina.
De kaart Attributen bevindt zich in het tabblad Details van het contact. Zie Attributen voor de volledige referentie (typen, opties, filteren, beheren van definities).
Kanban-weergave¶
Schakel tussen lijst- en kanbanweergave met de weergaveschakelaar. Het kanbanbord organiseert contacten in kolommen per status en ondersteunt slepen-en-neerzetten om de status van een contact bij te werken.
Elke kanbankaart toont de contactnaam, tags, toegewezen gebruikers, sterrenbeoordeling en interne notities.
Sterrenbeoordeling¶
Beoordeel contacten met maximaal 3 sterren om belangrijke contacten prioriteit te geven. Klik op de sterren in de lijstweergave, kanbankaart of detailpagina om de beoordeling in te stellen.
Contacten samenvoegen¶
Om dubbele contacten samen te voegen:
Ga naar de contactenlijst
Klik op Contacten samenvoegen
Selecteer het contact dat moet worden samengevoegd (wordt verwijderd)
Selecteer het doelcontact (behoudt alle gegevens)
Bevestig het samenvoegen
Alle gerelateerde gegevens (bestellingen, facturen, e-mails, transacties, enz.) worden overgedragen naar het doelcontact.
Relaties¶
Koppel contacten aan elkaar met relatietypen (bijv. “Partner”, “Verwijzing”). Navigeer naar de sectie Relaties op de detailpagina van een contact om relaties toe te voegen of te bekijken.
Integraties¶
Mailchimp: synchroniseer contacten met uw Mailchimp-publiek voor e-mailmarketing.
PEPPOL: bekijk de PEPPOL-registratiestatus voor elektronische facturering.
Filteren¶
Filter de contactenlijst op:
Naam, e-mail of telefoon (zoeken)
Contacttype (persoon of bedrijf)
Status
Sterrenbeoordeling
Tags
Land
Taal
Leverancier / Atelier
Aanmaakdatumbereik