PEPPOL e-facturering

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een Europees netwerk voor elektronische facturering waarmee bedrijven elektronische facturen in een gestandaardiseerd formaat kunnen versturen en ontvangen. Gem Logic integreert met PEPPOL via Digiteal als toegangspuntprovider.

Configuratie

Om toegang te krijgen tot de PEPPOL-configuratie, navigeert u naar Boekhouding ‣ PEPPOL.

De configuratiepagina toont:

  • Geregistreerde bedrijven: al uw bedrijven en hun PEPPOL-registratiestatus

  • Deelnemer opzoeken: zoek naar bedrijven op het PEPPOL-netwerk

  • UBL-import: upload handmatig UBL XML-bestanden

  • Webhook-gebeurtenissen: recente inkomende PEPPOL-gebeurtenissen

Uw bedrijf registreren

Voordat u facturen via PEPPOL kunt versturen of ontvangen, moet uw bedrijf geregistreerd zijn op het netwerk.

Vereisten:

  • Uw bedrijf moet een geldig BTW-nummer hebben geconfigureerd

Om te registreren:

  1. Ga naar Boekhouding ‣ PEPPOL

  2. Vind uw bedrijf in de lijst

  3. Klik op Registreren op PEPPOL

  4. Bevestig de registratie

Eenmaal geregistreerd krijgt uw bedrijf een PEPPOL-identificatie in het formaat 0208:XXXXXXXXX (waarbij X uw BTW-nummer is zonder de landcode).

Registratiestatus-indicatoren:

  • Groen (Geregistreerd): actief op het PEPPOL-netwerk

  • Geel (In behandeling): registratie ingediend, wacht op bevestiging

  • Grijs (Niet geregistreerd): nog niet geregistreerd

Facturen versturen via PEPPOL

Om een factuur via PEPPOL te versturen:

  1. Open een uitgaande factuur

  2. Klik op de knop PEPPOL

  3. Bevestig het versturen

Vereisten voor versturen:

  • Uw bedrijf moet geregistreerd zijn op PEPPOL

  • Uw bedrijf moet een BTW-nummer hebben

  • Het factuurcontact moet een bedrijf met een BTW-nummer zijn

  • De factuur moet een PDF-bijlage hebben

Eenmaal verzonden toont de factuur een groene “Verzonden” badge en wordt het tijdstempel geregistreerd in het veld Verstuurd via PEPPOL op.

Notitie

De PEPPOL-knop verschijnt alleen voor facturen waarvan het contact een bedrijf met een BTW-nummer is.

Facturen ontvangen via PEPPOL

Wanneer uw bedrijf op PEPPOL is geregistreerd, worden inkomende facturen automatisch ontvangen en verwerkt:

  1. Een leverancier stuurt een factuur naar uw PEPPOL-identificatie

  2. Gem Logic ontvangt de factuur via webhook

  3. Een inkomende factuur wordt automatisch aangemaakt met:

    • Factuurnummer, datum en vervaldatum

    • Leveranciersinformatie (gekoppeld of aangemaakt als nieuw contact)

    • Bedrag en BTW

    • PDF-bijlage (indien opgenomen in de UBL)

    • Originele UBL XML opgeslagen ter referentie

Facturen exporteren als UBL

U kunt uw facturen exporteren in UBL-formaat voor handmatige verzending of archivering:

Uitgaande facturen:

  1. Open de uitgaande factuur

  2. Klik op Exporteren als UBL

  3. Download het XML-bestand

Inkomende facturen:

  1. Open de inkomende factuur

  2. Klik op Exporteren als UBL

  3. Download het XML-bestand (originele UBL indien ontvangen via PEPPOL, of gegenereerd)

Probleemoplossing

Waarschuwing

Als u een foutmelding ontvangt met “The participant … not registered by the integrator”, betekent dit dat de ontvangende partij (uw klant) niet op het PEPPOL-netwerk is geregistreerd. U kunt geen facturen via PEPPOL verzenden naar bedrijven die niet geregistreerd zijn. Verzend de factuur in dit geval via traditionele kanalen (e-mail of post).