Faktury elektroniczne PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) to europejska sieć fakturowania elektronicznego, która umożliwia firmom wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych w ustandaryzowanym formacie. Gem Logic integruje się z PEPPOL za pośrednictwem Digiteal jako dostawcy punktu dostępu.

Konfiguracja

Aby uzyskać dostęp do konfiguracji PEPPOL, przejdź do Księgowość ‣ PEPPOL.

Strona konfiguracji pokazuje:

  • Zarejestrowane firmy: wszystkie Pana/Pani firmy i ich status rejestracji PEPPOL

  • Wyszukiwanie uczestników: wyszukiwanie firm w sieci PEPPOL

  • Import UBL: ręczne przesyłanie plików UBL XML

  • Zdarzenia webhook: ostatnie przychodzące zdarzenia PEPPOL

Rejestracja Pana/Pani firmy

Zanim będzie Pan/Pani mógł/mogła wysyłać lub odbierać faktury za pośrednictwem PEPPOL, Pana/Pani firma musi być zarejestrowana w sieci.

Wymagania:

  • Pana/Pani firma musi mieć skonfigurowany ważny numer VAT

Aby dokonać rejestracji:

  1. Przejdź do Księgowość ‣ PEPPOL

  2. Znajdź swoją firmę na liście

  3. Kliknij Zarejestruj w PEPPOL

  4. Potwierdź rejestrację

Po zarejestrowaniu Pana/Pani firma otrzyma identyfikator PEPPOL w formacie 0208:XXXXXXXXX (gdzie X to Pana/Pani numer VAT bez prefiksu kraju).

Wskaźniki statusu rejestracji:

  • Zielony (Zarejestrowany): aktywny w sieci PEPPOL

  • Żółty (Oczekujący): rejestracja przesłana, oczekuje na potwierdzenie

  • Szary (Niezarejestrowany): jeszcze niezarejestrowany

Wysyłanie faktur przez PEPPOL

Aby wysłać fakturę przez PEPPOL:

  1. Otwórz fakturę wychodzącą

  2. Kliknij przycisk PEPPOL

  3. Potwierdź wysłanie

Wymagania dotyczące wysyłania:

  • Pana/Pani firma musi być zarejestrowana w PEPPOL

  • Państwa firma musi posiadać numer VAT

  • Kontakt na fakturze musi być firmą posiadającą numer VAT

  • Faktura musi zawierać załącznik PDF

Po wysłaniu na fakturze pojawia się zielona etykieta „Wysłano”, a znacznik czasu zostaje zapisany w polu Wysłano via PEPPOL.

Informacja

Przycisk PEPPOL pojawia się tylko dla faktur, w których kontakt jest firmą posiadającą numer VAT.

Odbieranie faktur przez PEPPOL

Gdy Państwa firma jest zarejestrowana w PEPPOL, faktury przychodzące są automatycznie odbierane i przetwarzane:

  1. Dostawca wysyła fakturę na Państwa identyfikator PEPPOL

  2. Gem Logic odbiera fakturę przez webhook

  3. Faktura przychodząca jest automatycznie tworzona z następującymi danymi:

    • Numer faktury, data i termin płatności

    • Informacje o dostawcy (dopasowane lub utworzone jako nowy kontakt)

    • Kwota i VAT

    • Załącznik PDF (jeśli zawarty w UBL)

    • Oryginalny plik XML UBL zachowany do wglądu

Eksportowanie faktur jako UBL

Mogą Państwo eksportować faktury w formacie UBL do ręcznego przesłania lub archiwizacji:

Faktury wychodzące:

  1. Otwórz fakturę wychodzącą

  2. Kliknij Eksportuj jako UBL

  3. Pobierz plik XML

Faktury przychodzące:

  1. Otwórz fakturę przychodzącą

  2. Kliknij Eksportuj jako UBL

  3. Pobierz plik XML (oryginalny UBL, jeśli otrzymano przez PEPPOL, lub wygenerowany)

Rozwiązywanie problemów

Ostrzeżenie

Jeśli otrzymają Państwo komunikat o błędzie „The participant … not registered by the integrator”, oznacza to, że strona odbierająca (Państwa klient) nie jest zarejestrowana w sieci PEPPOL. Nie można wysyłać faktur przez PEPPOL do firm, które nie są zarejestrowane. W takim przypadku należy wysłać fakturę tradycyjnymi kanałami (e-mail lub wydruk).