Faktury do przetworzenia

Strona faktur do przetworzenia to obszar przejściowy dla przychodzących faktur od dostawców. Zamiast ręcznie wprowadzać każde pole, mogą Państwo przesłać faktury i pozwolić sztucznej inteligencji Gem Logic automatycznie wyodrębnić kluczowe informacje. Następnie przeglądają Państwo i zatwierdzają każdą fakturę przed jej zapisaniem.

Przesyłanie faktur

Na stronie faktur do przetworzenia proszę przeciągnąć i upuścić pliki w obszarze przesyłania lub kliknąć, aby przeglądać. Można przesłać wiele plików jednocześnie — obsługiwane są dokumenty PDF i obrazy.

Po przesłaniu każdy plik jest kolejkowany do przetworzenia. Gem Logic wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy dokumentu i wyodrębnienia:

  • Dostawca (dopasowany do istniejących kontaktów)

  • Data faktury

  • Numer faktury

  • Komunikat ustrukturyzowany (belgijska referencja płatności)

  • Kwota (bez VAT)

  • Kwota VAT

  • Waluta

Pliki obrazów są automatycznie konwertowane do formatu PDF.

Kolejka przetwarzania

Tabela kolejki pokazuje każdą przesłaną fakturę wraz z jej bieżącym statusem:

  • Przetwarzanie — sztuczna inteligencja wciąż analizuje dokument.

  • Gotowe — analiza jest zakończona i faktura jest gotowa do przeglądu.

Dla gotowych faktur wartości wyodrębnione przez sztuczną inteligencję (firma, data, numer faktury, kwota, VAT, waluta) są wyświetlane bezpośrednio w tabeli.

Przeglądanie faktury

Proszę kliknąć fakturę w kolejce, aby otworzyć ekran przeglądu. Wyświetla on podzielony widok:

  • Lewa strona: podgląd przesłanego dokumentu.

  • Prawa strona: wstępnie wypełniony formularz z wartościami wyodrębnionymi przez AI. Kalkulator na żywo wyświetla sumę (kwota + VAT) podczas edycji.

Sprawdź wartości i popraw wszystko, co AI mogło błędnie zinterpretować. Jeśli faktura przychodząca z tym samym dostawcą i numerem faktury już istnieje, wyświetlane jest ostrzeżenie o duplikacie.

Gdy kliknie Pan/Pani Zapisz:

  1. Faktura przychodząca zostaje utworzona z potwierdzonymi wartościami.

  2. Przesłany plik zostaje dołączony do nowej faktury.

  3. Jeśli zostanie znaleziona transakcja z pasującą komunikacją strukturalną lub pasującą datą i kwotą, jest ona automatycznie powiązana z fakturą.

  4. Przetworzona pozycja zostaje usunięta z kolejki, a Pan/Pani zostaje automatycznie przeniesiony do następnej faktury.

Może Pan/Pani nawigować między fakturami za pomocą przycisków Poprzednia i Następna lub za pomocą skrótów klawiszowych Ctrl+Shift+Lewo i Ctrl+Shift+Prawo.

Gdy wszystkie faktury zostaną przetworzone, wyświetlany jest komunikat potwierdzający.

Zobacz także