Bedrijf¶

In Gem Logic vertegenwoordigt een Bedrijf de kernidentiteit van uw onderneming, de juridische entiteit en de operationele structuur.

Zie ook

Divisies
BTW-tarieven

Configuratie¶

Volg deze stappen om een bedrijf in te stellen:

Configureer de bedrijfsgegevens.
Stel divisies in.
Configureer BTW-tarieven.

Bedrijfsgegevens¶

Om uw bedrijf te configureren, gaat u naar Configuratie ‣ Bedrijven en vult u de volgende velden in:

Bedrijfsnaam: De officiële naam van uw bedrijf.
Bedrijfsnummer: Uw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel.
BTW-nummer: Uw btw-identificatienummer.
Land: Het land waar uw bedrijf is ingeschreven.
Valuta: De valuta die gebruikt wordt voor alle transacties.
PEPPOL-identificatie: Uw PEPPOL-netwerkidentificatie voor elektronische facturering.
EORI-nummer: Registratie- en identificatienummer van economische operatoren voor douane.

Facturatieïnstellingen¶

Factuurvoorvoegsel: Voorvoegsel toegevoegd vóór factuurnummers (bijv. (year)- genereert 2024-0001).
Factuurnummer offset: Een optionele offset bovenop de automatische factuurteller. Zie Factuurnummer offset.
Creditnotavoorvoegsel: Voorvoegsel voor creditnotanummers.

Factuurnummer offset¶

Gem Logic nummert uw facturen automatisch vanaf 1 en verhoogt het nummer met één voor elke nieuwe factuur. De Factuurnummer offset stelt u in staat deze teller te verschuiven zodat het gegenereerde factuurnummer gelijk is aan teller + offset.

Dit is vooral nuttig wanneer u vanuit een ander systeem naar Gem Logic migreert en wilt dat uw nieuwe facturen verdergaan waar het oude systeem ophield, in plaats van opnieuw te beginnen bij 1.

Als u bijvoorbeeld in uw vorige software facturen uitgaf tot nummer 150 en u wilt dat uw eerste Gem Logic-factuur 151 is, stel dan de Factuurnummer offset in op 150. De eerste factuur in Gem Logic krijgt dan nummer 151 (1 + 150), de volgende 152, enzovoort.

Tip

Laat het veld leeg als u wilt dat uw factuurnummering gewoon begint bij 1.

Divisies¶

Divisies vertegenwoordigen onderverdelingen binnen een onderneming, zoals regionale kantoren, afdelingen of afzonderlijke merken die onder een gemeenschappelijk moederbedrijf opereren. Elke divisie kan een eigen huisstijl, contactgegevens en documentinstellingen hebben terwijl deze deel blijft uitmaken van dezelfde juridische entiteit.

Notitie

Als u onafhankelijke dochterondernemingen met afzonderlijke juridische identiteiten heeft, moeten deze als aanvullende bedrijven worden aangemaakt en niet als divisies.

Configuratie¶

Elke divisie is gekoppeld aan het moederbedrijf, maar kan afwijkende of specifieke informatie bevatten, zoals een eigen adres, logo of voetteksten voor documenten.

Om een divisie aan te maken, gaat u naar Configuratie ‣ Bedrijf en voegt u een nieuwe divisie toe onder uw bedrijf. Configureer de volgende velden:

Divisienaam: De officiële naam van de divisie.
Gesproken naam: Een alternatieve naam die gebruikt wordt in communicatie (bijv. een merknaam).
Bankrekeningnummer: Het IBAN voor deze divisie.
Primaire divisie: Vink dit aan om deze de hoofddivisie te maken.

Belangrijk

Slechts één divisie per bedrijf kan als primair worden ingesteld. Als u een divisie als primair markeert, wordt elke eerder primaire divisie automatisch bijgewerkt.

Adres en contact¶

Straat, Plaats, Provincie, Postcode, Land
Website
Telefoonnummer
E-mailadres
Algemeen directeur

Notitie

Deze gegevens worden afgedrukt op uw documenten en kassabonnen. Het Telefoonnummer van de winkel, het adres en het e-mailadres die op een afgedrukte of PDF-kassabon verschijnen, komen hiervandaan en worden ingevoegd via de variabelen ((phone)), ((address)) … in de document- en bonvoetteksten. Het bijwerken van het Telefoonnummer voor deze divisie corrigeert het overal waar deze gegevens verschijnen. Als u alleen wilt wijzigen wat er op een kassabon staat, kunt u ook de tekst van de kassabon rechtstreeks bewerken op de printerconfiguratiepagina (Configuratie ‣ Printers, op /settings/configure-printers) — zie Printerconfiguratie.

Logo-instellingen¶

Logo: Het logo dat wordt weergegeven op documenten voor deze divisie.
Logo uitlijning: Kies tussen links, gecentreerd of rechts uitgelijnd.
Logo voor certificaten: Een afzonderlijk logo dat specifiek op certificaten wordt gebruikt.

Voetteksten van documenten¶

Elke divisie kan beschikken over aangepaste kop- en voetteksten voor verschillende documenttypes. Hiermee kunt u specifieke voorwaarden, algemene voorwaarden of juridische informatie op uw bedrijfsdocumenten opnemen.

Koptekst: Tekst die bovenaan alle documenten wordt weergegeven.
Voettekst factuur: Tekst die onderaan facturen wordt weergegeven.
Voettekst creditnota: Tekst die onderaan creditnota’s wordt weergegeven.
Voettekst offerte: Tekst die onderaan offertes wordt weergegeven.
Voettekst leveringsbon: Tekst die onderaan leveringsbonnen wordt weergegeven.
Voettekst bestelbon: Tekst die onderaan bestelbonnen wordt weergegeven.
Voettekst reparatieformulier: Tekst die onderaan reparatieformulieren wordt weergegeven.
Voettekst kassabon: Tekst die onderaan kassabonnen wordt weergegeven.
Voettekst memo: Tekst die onderaan memo’s wordt weergegeven.

Tip

U kunt dynamische variabelen gebruiken in uw kop-, voetteksten en kassabonteksten. De gegevens van de divisie zelf:

((division_name)) - De naam van de divisie.
((address)) - Het straatadres.
((postcode)), ((city)), ((state)), ((country)) - Locatievelden.
((phone)) - Het telefoonnummer van de divisie.
((email_address)) - Het e-mailadres van de divisie.
((website)) - De website van de divisie.
((iban)) - Het bankrekeningnummer van de divisie.

En tijdelijke aanduidingen voor handtekening en bedrag:

((client_signature)) - Plaatshouder voor de handtekening van de klant.
((client_signature_date)) - De datum van de handtekening van de klant.
((seller_signature)) - Plaatshouder voor de handtekening van de verkoper.
((seller_signature_date)) - De datum van de handtekening van de verkoper.
((xx_amount_percentage)) - Een bedrag in procenten (vervang xx door het werkelijke percentage).

De variabelen zijn optioneel. U kunt de gegevens ook gewoon als platte tekst intypen (bijvoorbeeld het telefoonnummer direct intypen in plaats van ((phone)) te gebruiken), of getypte tekst en variabelen in dezelfde voettekst combineren.

Overige opties¶

Transacties op factuur tonen: Schakel dit in om transactiedetails op facturen weer te geven.

BTW-tarieven¶

Elk bedrijf kan meerdere BTW-tarieven configureren. Dit is nuttig wanneer uw producten of diensten onderworpen zijn aan verschillende belastingtarieven (bijv. 0%, 6%, 12%, 21%).

Om BTW-tarieven te beheren, gaat u naar Configuratie ‣ Bedrijven en configureert u het volgende:

BTW-tarief: Het percentage.
Naam: Een optionele naam voor het tarief (bijv. “Verlaagd tarief”, “Standaardtarief”).
Standaard: Markeer één tarief als standaard om dit automatisch toe te passen op nieuwe producten.
Extra tarief: Een aanvullend tarief dat in specifieke gevallen van toepassing kan zijn.
Plafond extra tarief: Een maximumlimiet voor het extra tarief.

Notitie

Slechts één BTW-tarief kan per bedrijf als standaard worden ingesteld.