Företag

I Gem Logic representerar ett Företag företagets kärnidentitet, juridiska person och operativa struktur.

Se även

• Avdelningar

• Momssatser

Konfiguration

För att konfigurera ett företag följer du dessa steg:

1. Konfigurera företagsuppgifterna.

2. Konfigurera avdelningar.

3. Konfigurera momssatser.

Företagsuppgifter

För att konfigurera ert företag går du till Konfiguration ‣ Företag och konfigurerar följande fält:

• Företagsnamn: Det officiella namnet på ditt företag.

• Organisationsnummer: Ditt företags registreringsnummer.

• Momsnummer: Ditt skatte- eller momsregistreringsnummer.

• Land: Landet där ditt företag är registrerat.

• Valuta: Valutan som används för alla transaktioner.

• PEPPOL-identifierare: Din PEPPOL-nätverksidentifierare för elektronisk fakturering.

• EORI-nummer: Registrerings- och identifieringsnummer för ekonomiska aktörer för tull.

Fakturainställningar

• Fakturaprefix: Prefix som läggs före fakturanummer (t.ex. (year)- skapar 2024-0001).

• Fakturanummer offset: En valfri förskjutning som läggs till ovanpå den automatiska fakturäknaren. Se Fakturanummer offset.

• Kreditnotaprefix: Prefix för kreditnotanummer.

Fakturanummer offset

Gem Logic numrerar automatiskt dina fakturor från 1 och ökar med ett för varje ny faktura. Fakturanummer offset låter dig flytta fram den räknaren så att det genererade fakturanumret blir lika med räknare + offset.

Detta är främst användbart när du migrerar till Gem Logic från ett annat system och vill att dina nya fakturor ska fortsätta där det gamla systemet slutade, istället för att börja om på 1.

Om du exempelvis tidigare utfärdade fakturor upp till nummer 150 i din gamla programvara och vill att din första Gem Logic-faktura ska vara 151, ställ in Fakturanummer offset till 150. Den första fakturan som skapas i Gem Logic får då nummer 151 (1 + 150), nästa 152, och så vidare.

Tips

Lämna fältet tomt om du vill att din fakturanumrering helt enkelt ska börja på 1.

Avdelningar

Avdelningar representerar underavdelningar inom ett företag, såsom regionala kontor, enheter eller separata varumärken som verkar under ett gemensamt moderföretag. Varje avdelning kan ha sin egen grafiska profil, kontaktinformation och dokumentinställningar samtidigt som den förblir en del av samma juridiska enhet.

Observera

Om du har oberoende dotterbolag med separata juridiska identiteter ska dessa skapas som ytterligare företag, inte avdelningar.

Konfiguration

Varje avdelning är kopplad till sitt moderföretag men kan innehålla annan eller specifik information, såsom adress, logotyp eller dokumentsidfötter.

För att skapa en avdelning, gå till Konfiguration ‣ Företag och lägg till en ny avdelning under ditt företag. Konfigurera följande fält:

• Avdelningsnamn: Det officiella namnet på avdelningen.

• Talat namn: Ett alternativt namn som används i kommunikation (t.ex. ett varumärke).

• Bankkontonummer: IBAN för denna avdelning.

• Primär avdelning: Markera detta för att göra den till huvudavdelning.

Viktigt

Endast en avdelning per företag kan vara primär. Om du markerar en avdelning som primär uppdateras eventuellt tidigare primär avdelning automatiskt.

Adress och kontakt

• Gata, Ort, Län, Postnummer, Land

• Webbplats

• Telefonnummer

• E-postadress

• Verkställande direktör

Observera

Dessa uppgifter är vad som skrivs ut på era dokument och kvitton. Butikens Telefonnummer, adress och e-post som visas på ett utskrivet eller PDF-kvitto kommer härifrån, infogade genom variablerna ((phone)), ((address)) … i dokument- och kvittofötter. Att uppdatera Telefonnummer för denna avdelning korrigerar det överallt där dessa uppgifter förekommer. Om ni endast vill ändra vad ett kvitto visar kan ni också redigera kvittotexten direkt på skrivarkonfigurationssidan (Konfiguration ‣ Skrivare, på /settings/configure-printers) — se Printerkonfiguration.

Logotypinställningar

• Logotyp: Den logotyp som visas på dokument för denna avdelning.

• Logotypjustering: Välj mellan vänster-, centrerad eller högerjustering.

• Logotyp för certifikat: En separat logotyp som används specifikt på certifikat.

Dokumentsidfotstexter

Varje avdelning kan ha anpassade sidhuvud- och sidfotstexter för olika dokumenttyper. Detta gör det möjligt att inkludera specifika villkor, förutsättningar eller juridisk information på era företagsdokument.

• Sidhuvudstext: Text som visas högst upp på alla dokument.

• Fakturasidfotstext: Text som visas längst ned på fakturor.

• Kreditnotasidfotstext: Text som visas längst ned på kreditnotor.

• Offertsidfotstext: Text som visas längst ned på offerter.

• Följesedelsidfotstext: Text som visas längst ned på följesedlar.

• Orderformulärssidfotstext: Text som visas längst ned på orderformulär.

• Reparationsformulärssidfotstext: Text som visas längst ned på reparationsformulär.

• Kvittosidfotstext: Text som visas längst ned på kvitton.

• Memosidfotstext: Text som visas längst ned på memon.

Tips

Ni kan använda dynamiska variabler i era sidhuvud-, sidfots- och kvittotexter. Avdelningens egna uppgifter:

• ((division_name)) - Avdelningens namn.

• ((address)) - Gatuadress.

• ((postcode)), ((city)), ((state)), ((country)) - Platsfält.

• ((phone)) - Avdelningens telefonnummer.

• ((email_address)) - Avdelningens e-postadress.

• ((website)) - Avdelningens webbplats.

• ((iban)) - Avdelningens bankkontonummer.

Samt platshållare för signatur och belopp:

• ((client_signature)) - Platshållare för kundens signatur.

• ((client_signature_date)) - Datum för kundens signatur.

• ((seller_signature)) - Platshållare för säljarens signatur.

• ((seller_signature_date)) - Datumet för säljarens underskrift.

• ((xx_amount_percentage)) - Ett procentbelopp (ersätt xx med den faktiska procentsatsen).

Variablerna är valfria. Du kan också skriva in uppgifterna som vanlig text (exempelvis skriva telefonnumret direkt istället för att använda ((phone))), eller blanda inskriven text och variabler i samma sidfot.

Övriga alternativ

• Visa transaktioner på faktura: Aktivera detta för att visa transaktionsdetaljer på fakturor.

Momssatser

Varje företag kan ha flera momssatser konfigurerade. Detta är användbart när era produkter eller tjänster omfattas av olika skattesatser (t.ex. 0 %, 6 %, 12 %, 21 %).

För att hantera momssatser, gå till Konfiguration ‣ Företag och konfigurera följande:

• Momssats: Procentsatsen.

• Namn: Ett valfritt namn för satsen (t.ex. ”Reducerad sats”, ”Standardsats”).

• Standard: Markera en sats som standard för att automatiskt tillämpa den på nya produkter.

• Extra sats: En tilläggssats som kan gälla i specifika fall.

• Tak för extra sats: En övre gräns för den extra satsen.

Observera

Endast en momssats kan anges som standard per företag.