Automations¶
Automations giver Dem mulighed for at oprette automatiske workflows, der udfører handlinger, når bestemte hændelser indtræffer. Hver automation består af en trigger (den hændelse, der starter automationen) og én eller flere handlinger (hvad der sker, når triggeren aktiveres).
Oprettelse af en automation¶
For at oprette en ny automation skal De navigere til og klikke på Ny.
Hver automation kræver:
Navn: Et beskrivende navn til automationen.
Trigger: Den hændelse, der aktiverer automationen.
Handling(er): Én eller flere handlinger, der skal udføres, når automationen udløses.
Triggers¶
En trigger definerer hvornår en automation køres. De skal vælge en model (recordtypen) og en trigger-hændelse.
Tilgængelige modeller¶
Automations kan triggers på følgende recordtyper:
Knap: Manuel trigger via klik på en knap
Produkt: Produktrecords
Salg: Salgsordrer
Tilbud: Tilbud
Reparation: Reparationsordrer
Memo: Memo-ordrer
Fremstilling: Fremstillingsordrer
Kontakt: Kunde-/kontaktrecords
Gavekort: Gavekortrecords
Leverandørordre: Leverandørordrerecords
Transaktion: Transaktionsrecords
Inkluderet produkt: Produkter inkluderet i andre produkter
Trigger-hændelser¶
Følgende hændelser kan trigge en automation:
Livscyklushændelser for records:
oprettes: Når en ny record oprettes
opdateres: Når en eksisterende record ændres
slettes: Når en record slettes
klikkes: Når der klikkes på en knap (kun Knap-modellen)
Statushændelser:
ændrer status: Når en records status ændres til en bestemt værdi
status ikke ændret i x dage: Når en record forbliver i samme status i et defineret antal dage
Betalingshændelser:
er fuldt betalt: Når en ordre er fuldt betalt
Produktrelaterede hændelser:
tilføjes til salg/tilbud/reparation/memo/fremstilling: Når et produkt tilføjes til en ordre
fjernes fra salg/tilbud/reparation/memo/oprettelse: Når et produkt fjernes fra en ordre
tilføjes til et produkt: Når et inkluderet produkt tilføjes til et andet produkt
Tidsbaserede hændelser:
1 dag efter oprettelse: Én dag efter at registreringen blev oprettet
1 uge efter oprettelse: Én uge efter oprettelsen
1 måned efter oprettelse: Én måned efter oprettelsen
1 år efter oprettelse: Ét år efter oprettelsen
Kontaktspecifikke hændelser:
fødselsdag: På kontaktens fødselsdag
bryllupsdato: På kontaktens bryllupsdag
Integrationshændelser:
ny Calendly-kontakt: Når en ny kontakt oprettes via Calendly
Handlinger¶
Handlinger definerer hvad der sker, når en trigger aktiveres. Flere handlinger kan tilføjes til en enkelt automatisering, og de udføres i rækkefølge.
Kommunikationshandlinger¶
Send e-mail: Send en e-mail til kontakten ved hjælp af en e-mailskabelon. Understøtter vedhæftede filer som PDF’er og billeder.
Send SMS: Send en SMS-besked til kontaktens telefonnummer.
Opret notifikation: Opret en notifikation i appen til brugeren.
Statushandlinger¶
Skift status: Skift status på den udløste registrering.
Skift status på produkterne: Skift status på alle produkter i en ordre.
Dokumentgenereringshandlinger¶
Opret faktura-PDF: Generer en faktura-PDF til ordren.
Opret tilbuds-PDF: Generer en tilbuds-PDF.
Opret ordreformular-PDF: Generer en ordreformular-PDF.
Opret reparationsformular-PDF: Generer en reparationsformular-PDF.
Opret kvitterings-PDF: Generer en kvitterings-PDF.
Opret certifikat-PDF: Generer en certifikat-PDF.
Udskriftshandlinger¶
Udskriv reparationsformular-PDF’er: Send reparationsformular-PDF’er til den konfigurerede printer.
Udskriv kassabon-PDF’er: Send kassabon-PDF’er til den konfigurerede printer.
Konfiguration af e-mailhandling¶
Ved konfiguration af en e-mailhandling kan De angive:
Afsender: Den e-mailadresse, der skal sendes fra.
Skabelon: En e-mailskabelon, der skal bruges til beskedindholdet.
Modtagers sprog: Valgfrit filter for kun at sende til kontakter med et bestemt sprog.
E-mailskabeloner understøtter variabler, der erstattes med faktiske værdier ved afsendelse. De kan også vedhæfte dokumenter ved hjælp af pladsholdere i skabelonen:
((pictures_before)): Vedhæft billeder før((pictures_after)): Vedhæft billeder efter((order_forms))eller((order_forms_pdf)): Vedhæft ordreformular-PDF’er((certificates))eller((certificates_pdf)): Vedhæft certifikat-PDF’er((quotes_pdf)): Vedhæft tilbuds-PDF’er((receipts_pdf)): Vedhæft kassabon-PDF’er((invoices_pdf)): Vedhæft faktura-PDF’er((qr_code)): Inkluder en QR-kode
Eksempler på automatiseringer¶
Send bekræftelses-e-mail, når et salg oprettes:
Trigger: Salg → oprettes
Handling: Send e-mail med ordrebekræftelsesskabelon
Underret kunden, når reparationen er klar:
Trigger: Reparation → ændrer status → Klar til afhentning
Handling: Send SMS med afhentningsbesked
Generer faktura, når ordren er fuldt betalt:
Trigger: Salg → er fuldt betalt
Handling: Opret faktura-PDF
Fødselsdagshilsen:
Trigger: Kontakt → fødselsdag
Handling: Send e-mail med fødselsdagsskabelon
Opfølgningspåmindelse:
Trigger: Tilbud → 1 uge efter oprettelse
Handling: Send e-mail med opfølgningsskabelon
Tip
En standardautomatisering er allerede konfigureret: Lever automatisk ved fuld betaling. Denne automatisering ændrer automatisk status til Leveret, når et salg eller en reparation er fuldt betalt. Dette sparer personalet for manuelt at opdatere status efter hver betaling.
Udløser: Salg/Reparation → er fuldt betalt
Handling: Skift status → Leveret