E-mailová komunikácia

Modul Emails v systéme Gem Logic Vám umožňuje odosielať a prijímať e-maily priamo z aplikácie. E-maily sú prepojené s kontaktmi, objednávkami, faktúrami a ďalšími záznamami, takže celá komunikácia je sledovaná na jednom mieste. Modul podporuje Gmail, Microsoft a vlastných poskytovateľov SMTP/IMAP.

Pripojiť e-mailovú adresu

Prejdite do Emails ‣ E-mailové adresy a kliknite na Pripojiť e-mailovú adresu. Vyberte jednu z troch metód pripojenia:

  • Pokračovať s Google – prihláste sa pomocou Google účtu a pripojte sa cez OAuth.

  • Pokračovať s Microsoft – prihláste sa pomocou Microsoft účtu a pripojte sa cez OAuth.

  • SMTP – zadajte e-mailovú adresu manuálne a potom nakonfigurujte nastavenia SMTP a IMAP servera na detailnej stránke e-mailovej adresy.

Po pripojení sa e-mailová adresa zobrazí v zozname a môže sa používať na odosielanie a prijímanie e-mailov.

Nastavenia e-mailovej adresy

Na detailnej stránke e-mailovej adresy môžete nakonfigurovať:

  • Meno odosielateľa – zobrazované meno, ktoré vidia príjemcovia.

  • Používatelia – členovia tímu, ktorí môžu túto adresu používať.

  • Podpora – označte adresu ako schránku technickej podpory.

  • Údaje SMTP a IMAP servera (pre pripojenia mimo OAuth).

Môžete odoslať testovací e-mail zo zoznamu e-mailových adries a overiť, že konfigurácia funguje.

Doručiteľnosť e-mailov

To, či Vaše e-maily prídu do schránky prijatých správ alebo do priečinka so spamom, závisí predovšetkým od toho, ako dobre je Vaša odosielajúca doména autentifikovaná. Keď pripojíte poštovú schránku, Gem Logic odosiela cez Vášho vlastného poskytovateľa (Google, Microsoft alebo Váš SMTP server), takže autentifikujete svoju doménu u tohto poskytovateľa — nie u Gem Logic.

Osobné adresy

Ak odosielate z osobnej adresy @gmail.com, @outlook.com alebo podobnej, nie je potrebné žiadne nastavenie. Poskytovateľ už tieto správy autentifikuje za Vás.

Vlastná doména na Google Workspace

Ak odosielate z vlastnej domény (napríklad info@vasafirma.com) pripojenej cez Google, pridajte tieto záznamy u DNS poskytovateľa Vašej domény:

  • SPF — záznam TXT na Vašej doméne:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — v konzole správcu Google prejdite na Aplikácie ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Autentifikovať e-mail, vygenerujte kľúč, pridajte záznam TXT, ktorý sa Vám zobrazí, a potom kliknite na Spustiť autentifikáciu.

  • DMARC — záznam TXT na _dmarc.vasafirma.com:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Vlastná doména na Microsoft 365

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — povoľte podpisovanie DKIM pre Vašu doménu v centre správcu Microsoft 365 a pridajte dva záznamy CNAME, ktoré poskytne.

  • DMARC — pridajte ten istý záznam _dmarc uvedený vyššie.

Vlastný poskytovateľ SMTP

Postupujte podľa pokynov Vášho poskytovateľa na nastavenie SPF a DKIM pre Vašu doménu. Väčšina poskytovateľov publikuje podrobného sprievodcu DNS krok za krokom.

Poznámka

Zmeny DNS môžu trvať až 48 hodín, kým sa prejavia. Potom odošlite testovací e-mail na účet Gmail alebo Outlook a overte, že príde do schránky prijatých správ.

Tip

Pomôže aj niekoľko dobrých návykov: odosielať z reálnej adresy, ktorú vlastníte, používať jasnú tému správy, vyhýbať sa odosielaniu rovnakej správy veľmi veľkým zoznamom naraz a vždy uvádzať podpis s údajmi o Vašej firme.

Doručená a odoslaná pošta

Prejdite na E-maily ‣ Doručená pošta, čím otvoríte e-mailovú aplikáciu. Ľavý panel zobrazuje zoznam e-mailových konverzácií a pravý panel zobrazuje vybratú konverzáciu.

Pomocou kariet v hornej časti prepínajte medzi Došlou poštou a Odoslanými e-mailmi. Vyhľadávací panel Vám umožňuje nájsť konverzácie podľa predmetu, odosielateľa alebo obsahu.

E-mailové konverzácie

Súvisiace e-maily sa automaticky zoskupujú do konverzácií. Každá konverzácia zobrazuje:

  • Meno kontaktu alebo odosielateľa

  • Predmet správy

  • Krátky náhľad poslednej správy

  • Dátum a počet e-mailov

  • Stavový odznak: Čaká na odpoveď pre prichádzajúce konverzácie alebo Odpovedané pre konverzácie, v ktorých ste odoslali poslednú správu

Akcie konverzácie

Prejdite kurzorom myši na konverzáciu alebo ju otvorte, aby ste získali prístup k týmto akciám:

  • Pripnúť – ponechať konverzáciu v hornej časti Vášho zoznamu.

  • Označiť hviezdičkou – označiť konverzáciu na ďalšie sledovanie.

  • Archivovať – odstrániť z Vašej schránky doručenej pošty (môžete archivovať pre seba alebo pre všetkých používateľov).

  • Vymazať – natrvalo odstrániť konverzáciu.

  • Vytvoriť úlohu – vytvoriť prepojenú úlohu z konverzácie.

Tieto akcie sú individuálne pre každého používateľa — pripnutie alebo archivácia konverzácie ovplyvňuje len Vaše vlastné zobrazenie.

Písanie a odosielanie e-mailov

E-mail môžete napísať dvoma spôsobmi:

  • Z e-mailovej aplikácie: kliknite na Odpovedať v spodnej časti ktorejkoľvek konverzácie.

  • Z ktoréhokoľvek záznamu (objednávka, faktúra, kontakt, objednávka u dodávateľa): kliknite na ikonu e-mailu a otvorte okno na písanie správy.

Formulár na písanie správy obsahuje:

  • Od – vyberte, z ktorej pripojenej e-mailovej adresy chcete odoslať.

  • Pre – napište e-mailovú adresu alebo vyberte z Vašich kontaktov.

  • CC – voliteľne pridajte členov tímu alebo ďalších príjemcov.

  • Predmet – riadok predmetu e-mailu.

  • Správa – editor formátovaného textu pre telo e-mailu.

  • Šablóna – voliteľne použite e-mailovú šablónu.

  • Podpis – automaticky pridaný na základe zvolenej adresy odosielateľa.

Prílohy

Pri písaní správy zo záznamu Vám Gem Logic navrhne relevantné prílohy, napríklad faktúry, cenové ponuky, certifikáty, dodacie listy alebo objednávkové dokumenty. Súbory môžete nahrávať aj manuálne.

Naplánované odoslanie

Namiesto okamžitého odoslania môžete e-mail naplánovať na budúci dátum a čas. Naplánované e-maily sa zobrazia vo Vašom priečinku odoslanej pošty s označením Naplánované a môžete ich kedykoľvek pred naplánovaným dátumom odoslať okamžite.

E-mailové šablóny

E-mailové šablóny Vám umožňujú vytvoriť opakovane použiteľné správy s dynamickými premennými, ktoré sa automaticky nahradia pri odoslaní e-mailu.

Prejdite na Emails ‣ E-mailové šablóny a spravujte šablóny. Kliknutím na Vytvoriť e-mailovú šablónu pridáte novú.

Šablóna obsahuje:

  • Názov – popisný názov šablóny.

  • Predmet – predmet e-mailu (môže obsahovať premenné).

  • Správa – telo e-mailu (môže obsahovať premenné).

  • Jazyk – jazyk šablóny.

  • Aktívna – či je šablóna dostupná na použitie.

Premenné šablóny

Premenné sú zástupné symboly uzavreté v dvojitých zátvorkách, ktoré sa pri odoslaní e-mailu nahradia skutočnými údajmi. Zoznam dostupných premenných je zobrazený na pravej strane editora šablóny.

Bežné premenné zahŕňajú:

  • ((name)) – meno kontaktu

  • ((email)) – e-mailová adresa kontaktu

  • ((phone)) – telefónne číslo kontaktu

  • ((order_id)) – referenčné číslo objednávky

  • ((order_total)) – celková suma objednávky

  • ((invoice_id)) – referenčné číslo faktúry

  • ((business_name)) – názov Vašej firmy

  • ((pay_now_link)) – platobný odkaz pre zákazníka

  • ((customer_portal_url)) – odkaz na zákaznícky portál

Tip

Kliknutím na ľubovoľnú premennú v bočnom paneli editora šablón ju vložíte na pozíciu kurzora.

E-mailové podpisy

Každá e-mailová adresa môže mať viacero podpisov, prípadne v rôznych jazykoch. Vizuálny editor podpisov Vám umožňuje navrhnúť podpis bez potreby písať HTML kód a automaticky vyberie správny podpis pri písaní e-mailu.

Pozrite si E-mailové podpisy pre kompletný návod.

Sledovanie e-mailov

Gem Logic sleduje, či príjemcovia otvárajú Vaše e-maily. Keď je e-mail otvorený, v zobrazení konverzácie sa pri e-maile zobrazí časová pečiatka.

E-mailové šablóny taktiež sledujú mieru otvorenia, ktorá ukazuje, koľko príjemcov otvorilo e-maily odoslané pomocou danej šablóny.

E-mailové pravidlá

E-mailové pravidlá Vám umožňujú automaticky spracovávať prichádzajúce e-maily na základe ich obsahu. Prejdite na E-maily ‣ Doručená pošta a kliknite na ikonu nastavení na správu pravidiel.

Každé pravidlo obsahuje:

  • Hľadaná fráza – text, ktorý sa má vyhľadať.

  • Hľadať v – kde hľadať: Predmet, Telo, alebo Od.

  • Akcia – čo urobiť pri nájdení zhody: Archivovať alebo Vymazať.

Pravidlá sa automaticky uplatňujú pri príchode nových e-mailov.

Funkcie AI

Pri písaní e-mailu môžete použiť AI na pomoc pri písaní alebo zlepšení Vašej správy:

  • Vygenerovať – popíšte, čo chcete povedať, a nechajte AI napísať e-mail.

  • Vylepšiť – zlepší tón a zrozumiteľnosť Vášho konceptu.

  • Skrátiť alebo Rozšíriť – upraví dĺžku.

  • Formálnejšie alebo Uvoľnenejšie – zmení tón.

  • Preložiť – preloží správu do iného jazyka.

Viď aj