E-mail komunikacija

Modul E-pošta u Gem Logicu omogućuje Vam slanje i primanje e-pošte izravno iz aplikacije. E-poruke su povezane s kontaktima, narudžbama, računima i drugim zapisima, tako da je sva komunikacija praćena na jednom mjestu. Modul podržava Gmail, Microsoft te prilagođene SMTP/IMAP pružatelje usluga.

Povezivanje adrese e-pošte

Idite na E-pošta ‣ Adrese e-pošte i kliknite Poveži adresu e-pošte. Odaberite jednu od tri metode povezivanja:

  • Nastavi s Googleom – prijavite se Google računom kako biste se povezali putem OAuth-a.

  • Nastavi s Microsoftom – prijavite se Microsoft računom kako biste se povezali putem OAuth-a.

  • SMTP – unesite adresu e-pošte ručno, zatim konfigurirajte postavke SMTP i IMAP poslužitelja na stranici pojedinosti adrese e-pošte.

Nakon povezivanja adresa e-pošte pojavljuje se na popisu i može se koristiti za slanje i primanje e-pošte.

Postavke adrese e-pošte

Na stranici pojedinosti adrese e-pošte možete konfigurirati:

  • Ime pošiljatelja – ime koje primatelji vide.

  • Korisnici – članovi tima koji mogu koristiti ovu adresu.

  • E-pošta podrške – označite adresu kao pretinac podrške.

  • Pojedinosti SMTP i IMAP poslužitelja (za veze koje ne koriste OAuth).

Možete poslati probnu e-poštu s popisa adresa e-pošte kako biste provjerili ispravnost konfiguracije.

Isporučivost e-pošte

Hoće li Vaši emailovi završiti u pristigloj pošti ili u folderu neželjene pošte ovisi uglavnom o tome koliko je dobro autentificirana Vaša domena slanja. Kada povežete poštanski sandučić, Gem Logic šalje putem Vašeg vlastitog pružatelja usluga (Google, Microsoft ili Vaš SMTP poslužitelj), tako da autentificirate Vaš domein kod tog pružatelja usluga — ne kod Gem Logica.

Osobne adrese

Ako šaljete s osobne adrese @gmail.com, @outlook.com ili slične adrese, nije potrebno nikakvo podešavanje. Pružatelj usluge već autentificira te poruke za Vas.

Prilagođena domena na Google Workspaceu

Ako šaljete sa Vaše vlastite domene (primjerice info@vasatvrka.com) povezane preko Googlea, dodajte ove zapise kod DNS pružatelja Vaše domene:

  • SPF — TXT zapis na Vašoj domeni:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — u Google Admin konzoli idite na Aplikacije ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Autentificiraj email, generirajte ključ, dodajte TXT zapis koji Vam prikaže, zatim kliknite Pokreni autentifikaciju.

  • DMARC — TXT zapis na _dmarc.vasatvrka.com:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Prilagođena domena na Microsoft 365

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — omogućite DKIM potpisivanje za Vašu domenu u Microsoft 365 admin centru i dodajte dva CNAME zapisa koje pruža.

  • DMARC — dodajte isti _dmarc zapis prikazan gore.

Prilagođeni SMTP pružatelj usluge

Slijedite upute Vašeg pružatelja usluga za podešavanje SPF-a i DKIM-a za Vašu domenu. Većina pružatelja objavljuje postupan DNS vodič.

Napomena

DNS promjene mogu potrajati do 48 sati da stupe na snagu. Nakon toga, pošaljite probni email na Gmail ili Outlook račun i provjerite dolazi li u pristiglu poštu.

Savjet

Nekoliko navika također pomaže: šaljite s prave adrese koju posjedujete, koristite jasan predmet poruke, izbjegavajte slanje iste poruke vrlo velikim popisima odjednom i uvijek uključite potpis s pojedinostima Vaše tvrtke.

Pristigla i poslana pošta

Idite na Emailovi ‣ Pristigla pošta kako biste otvorili email aplikaciju. Lijevi panel prikazuje popis e-mail razgovora, a desni panel prikazuje odabrani razgovor.

Koristite kartice na vrhu za prebacivanje između emailova Pristigla pošta i Poslano. Traka za pretraživanje omogućuje Vam pronalaženje razgovora prema predmetu, pošiljatelju ili sadržaju.

E-mail razgovori

Povezani emailovi automatski se grupiraju u razgovore. Svaki razgovor prikazuje:

  • Ime kontakta ili pošiljatelja

  • Predmet poruke

  • Kratak pregled posljednje poruke

  • Datum i broj emailova

  • Statusnu značku: Čeka odgovor za dolazeće razgovore ili Odgovoreno za razgovore u kojima ste Vi poslali posljednju poruku

Akcije razgovora

Pređite mišem preko razgovora ili ga otvorite kako biste pristupili sljedećim akcijama:

  • Prikači – zadržite razgovor na vrhu Vašeg popisa.

  • Zvjezdica – označite razgovor za praćenje.

  • Arhiviraj – uklonite iz ulazne pošte (možete arhivirati za sebe ili za sve korisnike).

  • Izbriši – trajno uklonite razgovor.

  • Stvori zadatak – stvorite povezani zadatak iz razgovora.

Ove radnje su po korisniku — prikačivanje ili arhiviranje razgovora utječe samo na Vaš vlastiti prikaz.

Sastavljanje i slanje e-pošte

E-poštu možete sastaviti na dva načina:

  • Iz aplikacije za e-poštu: kliknite Odgovori na dnu bilo kojeg razgovora.

  • Iz bilo kojeg zapisa (narudžba, račun, kontakt, narudžba dobavljaču): kliknite ikonu e-pošte da otvorite modalni prozor za sastavljanje.

Obrazac za sastavljanje uključuje:

  • Od – odaberite s koje povezane adrese e-pošte želite poslati.

  • Prima – upišite adresu e-pošte ili odaberite iz kontakata.

  • CC – po želji dodajte članove tima ili druge primatelje.

  • Predmet – redak predmeta e-pošte.

  • Poruka – uređivač obogaćenog teksta za tijelo e-pošte.

  • Predložak – po želji primijenite predložak e-pošte.

  • Potpis – automatski se dodaje na temelju odabrane adrese pošiljatelja.

Prilozi

Prilikom sastavljanja iz zapisa, Gem Logic predlaže relevantne priloge kao što su računi, ponude, certifikati, otpremnice ili dokumenti narudžbi. Također možete prenijeti datoteke ručno.

Zakazano slanje

Umjesto da pošaljete odmah, možete zakazati e-poštu za budući datum i vrijeme. Zakazane e-poruke pojavljuju se u mapi poslanih s oznakom Zakazano i mogu se poslati odmah u bilo kojem trenutku prije zakazanog datuma.

Predlošci e-pošte

Predlošci e-pošte omogućuju Vam stvaranje poruka za ponovnu upotrebu s dinamičkim varijablama koje se automatski zamjenjuju kada se e-pošta pošalje.

Idite na E-pošta ‣ Predlošci e-pošte za upravljanje predlošcima. Kliknite Stvori predložak e-pošte da dodate novi.

Predložak uključuje:

  • Naziv – opisni naziv predloška.

  • Predmet – predmet e-pošte (može uključivati varijable).

  • Poruka – tijelo e-pošte (može uključivati varijable).

  • Jezik – jezik predloška.

  • Aktivan – je li predložak dostupan za upotrebu.

Varijable predloška

Varijable su čuvari mjesta omotani dvostrukim zagradama koji se zamjenjuju stvarnim podacima kada se e-pošta pošalje. Dostupne varijable navedene su na desnoj strani uređivača predloška.

Uobičajene varijable uključuju:

  • ((name)) – ime kontakta

  • ((email)) – adresa e-pošte kontakta

  • ((phone)) – telefonski broj kontakta

  • ((order_id)) – referentni broj narudžbe

  • ((order_total)) – ukupni iznos narudžbe

  • ((invoice_id)) – referentni broj računa

  • ((business_name)) – naziv Vaše tvrtke

  • ((pay_now_link)) – poveznica za plaćanje za kupca

  • ((customer_portal_url)) – poveznica na korisnički portal

Savjet

Kliknite bilo koju varijablu u bočnoj traci uređivača predloška kako biste je umetnuli na poziciju pokazivača.

Potpisi e-pošte

Svaka adresa e-pošte može imati više potpisa, po mogućnosti na različitim jezicima. Vizualni alat za izradu potpisa omogućuje Vam oblikovanje potpisa bez pisanja HTML-a i automatski odabire odgovarajući potpis kada sastavljate poruku.

Pogledajte Potpisi e-pošte za potpuni vodič.

Praćenje e-pošte

Gem Logic prati jesu li primatelji otvorili Vaše poruke. Kada je poruka otvorena, vremenska oznaka se pojavljuje na poruci u prikazu razgovora.

Predlošci e-pošte također prate stopu otvaranja, prikazujući koliko je primatelja otvorilo poruke poslane tim predloškom.

Pravila e-pošte

Pravila e-pošte omogućuju Vam automatsku obradu dolaznih poruka na temelju njihovog sadržaja. Idite na E-pošta ‣ Pristigle poruke i kliknite ikonu postavki kako biste upravljali pravilima.

Svako pravilo sadrži:

  • Izraz za pretraživanje – tekst koji se traži.

  • Pretraži u – gdje pretraživati: Predmet, Tekst poruke ili Pošiljatelj.

  • Radnja – što učiniti kada se pronađe podudaranje: Arhiviraj ili Izbriši.

Pravila se primjenjuju automatski kada stignu nove poruke.

AI funkcije

Prilikom sastavljanja poruke možete upotrijebiti AI kako bi Vam pomogao napisati ili poboljšati Vašu poruku:

  • Generiraj – opišite što želite reći i dopustite AI-u da napiše poruku.

  • Doterај – poboljšajte ton i jasnoću nacrta.

  • Skrati ili Razradi – prilagodite duljinu.

  • Formalnije ili Ležernije – promijenite ton.

  • Prevedi – prevodi poruku na drugi jezik.

Više informacija