Електронне листування¶

Модуль Електронна пошта в Gem Logic дозволяє Вам надсилати і отримувати листи безпосередньо з програми. Листи пов’язані з контактами, замовленнями, рахунками та іншими записами, тому вся комунікація відстежується в одному місці. Модуль підтримує Gmail, Microsoft та користувацькі SMTP/IMAP провайдери.

Підключення електронної адреси¶

Перейдіть до Електронна пошта ‣ Електронні адреси і натисніть Підключити електронну адресу. Виберіть один із трьох способів підключення:

Продовжити з Google – увійдіть за допомогою облікового запису Google, щоб підключитися через OAuth.
Продовжити з Microsoft – увійдіть за допомогою облікового запису Microsoft, щоб підключитися через OAuth.
SMTP – введіть електронну адресу вручну, а потім налаштуйте параметри SMTP і IMAP сервера на сторінці деталей електронної адреси.

Після підключення електронна адреса з’являється у списку і може використовуватися для надсилання та отримання листів.

Налаштування електронної адреси¶

На сторінці деталей електронної адреси Ви можете налаштувати:

Ім’я відправника – відображуване ім’я, яке бачать одержувачі.
Користувачі – члени команди, які можуть використовувати цю адресу.
Пошта підтримки – позначте адресу як поштову скриньку підтримки.
Деталі SMTP і IMAP сервера (для підключень без OAuth).

Ви можете надіслати тестовий лист зі списку електронних адрес, щоб перевірити правильність налаштування.

Доставляння електронної пошти¶

Те, чи Ваші листи потрапляють у папку «Вхідні», чи в папку «Спам», переважно залежить від того, наскільки якісно автентифіковано Ваш домен відправлення. Коли Ви підключаєте поштову скриньку, Gem Logic надсилає листи через Вашого власного провайдера (Google, Microsoft або Ваш SMTP-сервер), тому Ви автентифікуєте свій домен у цього провайдера — а не в Gem Logic.

Особисті адреси¶

Якщо Ви надсилаєте з особистої адреси @gmail.com, @outlook.com або подібної, жодних налаштувань не потрібно. Провайдер уже автентифікує ці повідомлення за Вас.

Власний домен у Google Workspace¶

Якщо Ви надсилаєте з власного домену (наприклад, info@vashacompaniya.com), підключеного через Google, додайте ці записи у Вашого DNS-провайдера домену:

SPF — запис TXT на Вашому домені:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — у консолі адміністратора Google перейдіть до Додатки ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Автентифікувати електронну пошту, згенеруйте ключ, додайте запис TXT, який вона Вам покаже, а потім натисніть Розпочати автентифікацію.

DMARC — запис TXT на _dmarc.vashacompaniya.com:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Власний домен у Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — увімкніть підписування DKIM для Вашого домену в центрі адміністрування Microsoft 365 і додайте два записи CNAME, які він надає.
DMARC — додайте той самий запис _dmarc, що показано вище.

Власний SMTP-провайдер¶

Дотримуйтесь інструкцій Вашого провайдера для налаштування SPF і DKIM для Вашого домену. Більшість провайдерів публікують покрокові посібники з DNS.

Примітка

Зміни DNS можуть набути чинності протягом 48 годин. Після цього надішліть тестовий лист на обліковий запис Gmail або Outlook і переконайтеся, що він потрапив у папку «Вхідні».

Порада

Деякі звички також допомагають: надсилайте з реальної адреси, якою Ви володієте, використовуйте чітку тему листа, уникайте масового розсилання одного й того ж повідомлення на дуже великі списки одразу, а також завжди додавайте підпис із реквізитами Вашої компанії.

Вхідні та надіслані листи¶

Перейдіть до Електронна пошта ‣ Вхідні, щоб відкрити додаток електронної пошти. Ліва панель показує список листувань, а права панель — вибране листування.

Використовуйте вкладки вгорі, щоб перемикатися між листами Вхідні та Надіслані. Рядок пошуку дозволяє знаходити листування за темою, відправником або вмістом.

Листування¶

Пов’язані листи автоматично групуються в листування. Кожне листування показує:

Ім’я контакту або відправника
Тему листа
Короткий попередній перегляд останнього повідомлення
Дату й кількість листів
Значок статусу: Очікує відповіді для вхідних листувань або Відповів для листувань, де Ви надіслали останнє повідомлення

Дії з листуванням¶

Наведіть курсор на листування або відкрийте його, щоб отримати доступ до цих дій:

Закріпити — утримувати листування на початку Вашого списку.
Зірка — позначити листування для подальшого опрацювання.
Архівувати – видалити зі Вашої вхідної пошти (Ви можете архівувати для себе або для всіх користувачів).
Видалити – назавжди видалити листування.
Створити завдання – створити пов’язане завдання з листування.

Ці дії налаштовуються для кожного користувача окремо — закріплення або архівування листування впливає лише на Ваше власне відображення.

Написання та відправка електронних листів¶

Ви можете написати електронний лист двома способами:

З додатка електронної пошти: натисніть Відповісти внизу будь-якого листування.
З будь-якого запису (замовлення, рахунок, контакт, замовлення постачальнику): натисніть значок електронної пошти, щоб відкрити модальне вікно написання.

Форма написання включає:

Від – виберіть з якої підключеної адреси електронної пошти відправити.
Кому – введіть адресу електронної пошти або виберіть зі своїх контактів.
Копія – за бажанням додайте членів команди або інших одержувачів.
Тема – тема електронного листа.
Повідомлення – редактор форматованого тексту для тіла електронного листа.
Шаблон – за бажанням застосуйте шаблон електронної пошти.
Підпис – додається автоматично на основі вибраної адреси відправника.

Вкладення¶

При написанні з запису Gem Logic пропонує відповідні вкладення, такі як рахунки, комерційні пропозиції, сертифікати, накладні або документи замовлень. Ви також можете завантажити файли вручну.

Запланована відправка¶

Замість негайної відправки Ви можете запланувати електронний лист на майбутню дату й час. Заплановані листи з’являються у Вашій папці відправлених із значком Заплановано і можуть бути відправлені негайно в будь-який момент до запланованої дати.

Шаблони електронної пошти¶

Шаблони електронної пошти дозволяють створювати багаторазові повідомлення з динамічними змінними, які автоматично замінюються при відправці електронного листа.

Перейдіть до Електронна пошта ‣ Шаблони електронної пошти, щоб керувати шаблонами. Натисніть Створити шаблон електронної пошти, щоб додати новий.

Шаблон включає:

Назва – описова назва для шаблону.
Тема – тема електронного листа (може містити змінні).
Повідомлення – тіло електронного листа (може містити змінні).
Мова – мова шаблону.
Активний – чи доступний шаблон для використання.

Змінні шаблону¶

Змінні – це заповнювачі, обгорнуті в подвійні дужки, які замінюються реальними даними при відправці електронного листа. Доступні змінні перераховані в правій частині редактора шаблонів.

Поширені змінні включають:

((name)) – ім’я контакту
((email)) – адреса електронної пошти контакту
((phone)) – номер телефону контакту
((order_id)) – номер замовлення
((order_total)) – загальна сума замовлення
((invoice_id)) – номер рахунку
((business_name)) – назва Вашої компанії
((pay_now_link)) – посилання для оплати для клієнта
((customer_portal_url)) – посилання на портал клієнта

Порада

Клацніть будь-яку змінну на бічній панелі редактора шаблону, щоб вставити її в позицію курсора.

Підписи до листів¶

Кожна адреса електронної пошти може мати кілька підписів, за бажанням різними мовами. Візуальний конструктор підписів дозволяє створювати підпис без написання HTML і автоматично вибирає потрібний під час написання листа.

Дивіться Підписи до листів для повного посібника.

Відстеження листів¶

Gem Logic відстежує, чи відкривають одержувачі Ваші листи. Коли лист відкрито, у вигляді листування з’являється позначка часу.

Шаблони листів також відстежують показник відкриття, вказуючи, скільки одержувачів відкрили листи, надіслані за допомогою цього шаблону.

Правила для листів¶

Правила для листів дозволяють автоматично обробляти вхідні листи на основі їхнього вмісту. Перейдіть до Листи ‣ Вхідні і клацніть значок налаштувань, щоб керувати правилами.

Кожне правило містить:

Пошуковий вираз – текст, який потрібно знайти.
Шукати в – де шукати: Тема, Текст або Від кого.
Дія – що робити при збігу: Архівувати або Видалити.

Правила застосовуються автоматично під час надходження нових листів.

Функції штучного інтелекту¶

Під час написання листа Ви можете використовувати штучний інтелект для написання або покращення повідомлення:

Згенерувати – опишіть, що хочете сказати, і дозвольте штучному інтелекту написати лист.
Відполірувати – покращує тон і чіткість Вашого чернетки.
Скоротити або Розширити – налаштуйте довжину.
Більш офіційно або Більш невимушено – змініть тон.
Перекласти – перекладіть повідомлення іншою мовою.

Дивись також

Користувачі