Вихідні рахунки¶

Вихідні рахунки — це рахунки, які Ваша компанія надсилає клієнтам, зазвичай створені на основі продажів або ремонтів. Gem Logic створює професійні PDF-рахунки з автоматичною нумерацією, відстежує статус оплати та підтримує електронне надсилання рахунків через PEPPOL.

Створення вихідного рахунку¶

Вихідні рахунки завжди створюються на основі існуючого замовлення — продажу, ремонту або створення. Процес ідентичний незалежно від того, чи є клієнт приватною особою чи професійним (бізнес) клієнтом; окремого процесу для професійних клієнтів немає.

Відкрийте сторінку деталей замовлення, натисніть випадне меню Make document у верхньому правому куті та виберіть Invoice, щоб відкрити форму рахунку. Рахунок генерується на основі товарів у цьому замовленні.

Примітка

Invoice недоступна для комерційних пропозицій або меморандумів. Спершу конвертуйте комерційну пропозицію у продаж, а потім виставте рахунок за продаж.

Форма дозволяє налаштувати:

Мова — мова документа рахунку (за замовчуванням мова клієнта).
Сума рахунку — виставте рахунок на повну суму або часткову суму у відсотках чи фіксованому значенні. При частковому виставленні рахунку залишок відстежується для наступного рахунку.
Термін оплати — кількість днів до граничного терміну оплати.
Дата доставки — необов’язкова дата доставки, яка відображається на документі.
Додаткова інформація — додатковий текст, який додається до нижнього колонтитула рахунку.
Теги
Структурована комунікація — необов’язково додайте бельгійську структуровану платіжну посилання.
Кнопка «Оплатити зараз» — додайте посилання на онлайн-оплату до документа рахунку.
Додаткова інформація рахунку (згортається) — інкотермс, країна експорту, країна виробництва, країна кінцевого призначення та умови оплати.

Ви також можете вибрати конкретні позиції замовлення для включення, що дозволяє вибірково виставляти рахунки за окремі рядки.

Об’єднані рахунки¶

Щоб створити єдиний рахунок для кількох замовлень, виберіть замовлення та скористайтеся опцією об’єднаного рахунку. Усі вибрані замовлення мають належати одному клієнту. Ви можете необов’язково додати додатковий рядок із власним заголовком, сумою та податковою ставкою.

Нумерація рахунків¶

Номери рахунків генеруються автоматично щороку для кожного суб’єкта господарювання. Ви можете налаштувати префікс з динамічними змінними, такими як (year), (year_2_digits), (month), (day), і початковий номер. Наприклад, префікс INV(year)- створює INV2026-1, INV2026-2 тощо.

Сторінка деталей¶

Сторінка деталей відображає:

Ліворуч — деталі рахунку:

ID рахунку, дата, пов’язані замовлення, компанія, клієнт, податковий номер та ідентифікатор PEPPOL.
Сума, ПДВ (назва адаптується за країною) та загалом.
Відсоток часткового виставлення рахунку (якщо застосовується).
Термін оплати, дата доставки, додаткова інформація, інкотермс, поля країн і умови оплати.
Структуроване повідомлення та теги.
Статус оплати — змінюється через випадаюче меню.
Кнопка Update для редагування рахунку. Після відправлення рахунку через PEPPOL його більше не можна оновити.

Права сторона:

PDF-попередній перегляд згенерованого рахунку з кнопками друку та відкриття.
Транзакції — пов’язані платежі з відображенням ID транзакції, дати, суми та способу оплати.
Журнал активності — хронологія дій і коментарів.

Статус оплати¶

Кожен вихідний рахунок має один із трьох статусів:

Оплачено (зелений)
В оплаті (жовтий) — автоматично встановлюється, коли термін оплати в майбутньому.
Не оплачено (червоний)

Статус можна змінити як у списковому поданні, так і на сторінці деталей.

PEPPOL¶

Для компаній у Бельгії вихідні рахунки можна надсилати в електронному вигляді через мережу PEPPOL. Кнопка Надіслати через PEPPOL з’являється, коли клієнт є компанією з податковим номером. Після відправлення рахунок блокується і більше не може бути оновлений. Статус PEPPOL і часова позначка відображаються як у списковому поданні, так і в деталях.

Експорт UBL¶

Ви можете завантажити будь-який вихідний рахунок як файл UBL XML зі сторінки деталей. Для масового експорту використовуйте функцію ZIP-експорту зі спискового подання, щоб завантажити всі рахунки за діапазон дат у форматі PDF або UBL.

Кредитні ноти¶

Вихідні кредитні ноти можна створювати зі сторінки деталей замовлення. Форма кредитної ноти дозволяє вказати суму (з ПДВ або без), податкову ставку, мову та додатковий текст нижнього колонтитула. Кредитні ноти нумеруються окремо з префіксом CD.

Фільтрування¶

Список вихідних рахунків можна фільтрувати за:

Діапазон дат рахунку
Діапазон термінів оплати
ID рахунку
Статус оплати
Діапазон загальної суми
Контакт (клієнт)
Позначено
Теги
Бізнес (коли Ви маєте кілька бізнес-підрозділів)
Колір

Рахунки також можна експортувати як CSV або завантажити як ZIP-архів.

Дивись також