ईमेल संचार¶

Gem Logic में ईमेल मॉड्यूल आपको एप्लिकेशन से सीधे ईमेल भेजने और प्राप्त करने की सुविधा देता है। ईमेल संपर्कों, आदेशों, चालानों और अन्य रिकॉर्ड से जुड़े होते हैं ताकि सभी संचार एक ही स्थान पर ट्रैक किया जा सके। मॉड्यूल Gmail, Microsoft और कस्टम SMTP/IMAP प्रदाताओं का समर्थन करता है।

ईमेल पता कनेक्ट करें¶

ईमेल ‣ ईमेल पते पर जाएँ और ईमेल पता कनेक्ट करें पर क्लिक करें। तीन कनेक्शन विधियों में से एक चुनें:

Google के साथ जारी रखें – OAuth के माध्यम से कनेक्ट करने के लिए Google खाते से साइन इन करें।
Microsoft के साथ जारी रखें – OAuth के माध्यम से कनेक्ट करने के लिए Microsoft खाते से साइन इन करें।
SMTP – ईमेल पता मैन्युअल रूप से दर्ज करें, फिर ईमेल पता विवरण पृष्ठ पर SMTP और IMAP सर्वर सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें।

कनेक्ट करने के बाद, ईमेल पता सूची में दिखाई देता है और ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।

ईमेल पता सेटिंग्स¶

ईमेल पता विवरण पृष्ठ पर आप निम्नलिखित को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

प्रेषक नाम – प्राप्तकर्ता जो प्रदर्शन नाम देखते हैं।
उपयोगकर्ता – टीम के सदस्य जो इस पते का उपयोग कर सकते हैं।
सहायता मेल – पते को सहायता इनबॉक्स के रूप में चिह्नित करें।
SMTP और IMAP सर्वर विवरण (गैर-OAuth कनेक्शन के लिए)।

यह सत्यापित करने के लिए कि कॉन्फ़िगरेशन काम करता है, आप ईमेल पता सूची से एक परीक्षण ईमेल भेज सकते हैं।

ईमेल डिलीवरी¶

आपके ईमेल इनबॉक्स में पहुँचते हैं या स्पैम फ़ोल्डर में, यह मुख्य रूप से इस बात पर निर्भर करता है कि आपका भेजने वाला डोमेन कितनी अच्छी तरह प्रमाणित है। जब आप मेलबॉक्स कनेक्ट करते हैं, तो Gem Logic आपके अपने प्रदाता (Google, Microsoft, या आपके SMTP सर्वर) के माध्यम से भेजता है, इसलिए आप अपने डोमेन को उस प्रदाता के साथ प्रमाणित करते हैं — Gem Logic के साथ नहीं।

व्यक्तिगत पते¶

यदि आप व्यक्तिगत @gmail.com, @outlook.com या समान पते से भेजते हैं, तो किसी सेटअप की आवश्यकता नहीं है। प्रदाता पहले से ही आपके लिए इन संदेशों को प्रमाणित करता है।

Google Workspace पर कस्टम डोमेन¶

यदि आप अपने स्वयं के डोमेन से (उदाहरण के लिए info@yourcompany.com) Google के माध्यम से कनेक्ट करके भेजते हैं, तो अपने डोमेन के DNS प्रदाता पर ये रिकॉर्ड जोड़ें:

SPF — आपके डोमेन पर एक TXT रिकॉर्ड:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — Google Admin कंसोल में Apps ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Authenticate email पर जाएं, कुंजी उत्पन्न करें, वह TXT रिकॉर्ड जोड़ें जो आपको दिखाई देता है, फिर Start authentication पर क्लिक करें।
DMARC — _dmarc.yourcompany.com पर एक TXT रिकॉर्ड:
```
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com
```

Microsoft 365 पर कस्टम डोमेन¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — Microsoft 365 एडमिन सेंटर में अपने डोमेन के लिए DKIM हस्ताक्षर सक्षम करें और दो CNAME रिकॉर्ड जोड़ें जो यह प्रदान करता है।
DMARC — ऊपर दिखाया गया वही _dmarc रिकॉर्ड जोड़ें।

कस्टम SMTP प्रदाता¶

अपने डोमेन के लिए SPF और DKIM सेट अप करने के लिए अपने प्रदाता के निर्देशों का पालन करें। अधिकांश प्रदाता चरण-दर-चरण DNS गाइड प्रकाशित करते हैं।

टिप्पणी

DNS परिवर्तनों को प्रभावी होने में 48 घंटे तक लग सकते हैं। उसके बाद, Gmail या Outlook खाते पर एक परीक्षण ईमेल भेजें और पुष्टि करें कि यह इनबॉक्स में पहुँचता है।

सलाह

कुछ आदतें भी मदद करती हैं: अपने स्वामित्व वाले वास्तविक पते से भेजें, विषय पंक्ति स्पष्ट रखें, एक ही संदेश को बहुत बड़ी सूचियों में एक साथ न भेजें, और हमेशा अपने व्यवसाय विवरण के साथ हस्ताक्षर शामिल करें।

इनबॉक्स और भेजे गए ईमेल¶

ईमेल एप्लिकेशन खोलने के लिए Emails ‣ Inbox पर जाएं। बायां पैनल ईमेल वार्तालाप की सूची दिखाता है, और दायां पैनल चयनित वार्तालाप दिखाता है।

Inbox और Sent ईमेल के बीच स्विच करने के लिए शीर्ष पर टैब का उपयोग करें। खोज बार आपको विषय, प्रेषक या सामग्री द्वारा वार्तालाप खोजने देता है।

ईमेल वार्तालाप¶

संबंधित ईमेल स्वचालित रूप से वार्तालाप में समूहित किए जाते हैं। प्रत्येक वार्तालाप दिखाता है:

संपर्क या प्रेषक का नाम
विषय पंक्ति
अंतिम संदेश का संक्षिप्त पूर्वावलोकन
तिथि और ईमेल गणना
एक स्थिति बैज: आने वाले वार्तालाप के लिए Awaiting reply या उन वार्तालापों के लिए Replied जहाँ आपने अंतिम संदेश भेजा था

वार्तालाप क्रियाएँ¶

इन क्रियाओं तक पहुँचने के लिए किसी वार्तालाप पर माउस घुमाएँ या उसे खोलें:

Pin – वार्तालाप को आपकी सूची के शीर्ष पर रखें।
Star – अनुवर्ती कार्रवाई के लिए वार्तालाप को चिह्नित करें।
संग्रहीत करें – अपने इनबॉक्स से हटाएँ (आप अपने लिए या सभी उपयोगकर्ताओं के लिए संग्रहीत कर सकते हैं)।
हटाएँ – वार्तालाप को स्थायी रूप से हटाएँ।
कार्य बनाएँ – वार्तालाप से एक लिंक्ड कार्य बनाएँ।

ये क्रियाएँ प्रति उपयोगकर्ता हैं — किसी वार्तालाप को पिन करने या संग्रहीत करने से केवल आपका अपना दृश्य प्रभावित होता है।

ईमेल लिखना और भेजना¶

आप दो तरीकों से ईमेल लिख सकते हैं:

ईमेल एप्लिकेशन से: किसी भी वार्तालाप के नीचे उत्तर दें पर क्लिक करें।
किसी भी रिकॉर्ड से (आदेश, चालान, संपर्क, आपूर्तिकर्ता आदेश): रचना मॉडल खोलने के लिए ईमेल आइकन पर क्लिक करें।

रचना फॉर्म में शामिल हैं:

प्रेषक – किस कनेक्टेड ईमेल पते से भेजना है, चुनें।
प्राप्तकर्ता – ईमेल पता टाइप करें या अपने संपर्कों में से चुनें।
CC – वैकल्पिक रूप से टीम के सदस्यों या अन्य प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें।
विषय – ईमेल विषय पंक्ति।
संदेश – ईमेल बॉडी के लिए एक रिच टेक्स्ट एडिटर।
टेम्पलेट – वैकल्पिक रूप से एक ईमेल टेम्पलेट लागू करें।
हस्ताक्षर – चयनित प्रेषक पते के आधार पर स्वचालित रूप से जोड़ा जाता है।

संलग्नक¶

किसी रिकॉर्ड से लिखते समय, Gem Logic प्रासंगिक संलग्नक सुझाता है जैसे चालान, कोटेशन, प्रमाणपत्र, डिलीवरी पर्चियाँ या आदेश दस्तावेज़। आप फ़ाइलें मैन्युअल रूप से भी अपलोड कर सकते हैं।

निर्धारित प्रेषण¶

तुरंत भेजने के बजाय, आप भविष्य की तिथि और समय के लिए ईमेल निर्धारित कर सकते हैं। निर्धारित ईमेल आपके भेजे गए फ़ोल्डर में निर्धारित बैज के साथ दिखाई देते हैं और निर्धारित तिथि से पहले किसी भी समय तुरंत भेजे जा सकते हैं।

ईमेल टेम्प्लेट¶

ईमेल टेम्पलेट आपको डायनामिक वेरिएबल के साथ पुन: प्रयोज्य संदेश बनाने की सुविधा देते हैं जो ईमेल भेजे जाने पर स्वचालित रूप से प्रतिस्थापित हो जाते हैं।

टेम्पलेट प्रबंधित करने के लिए ईमेल ‣ ईमेल टेम्पलेट पर जाएँ। नया जोड़ने के लिए ईमेल टेम्पलेट बनाएँ पर क्लिक करें।

एक टेम्पलेट में शामिल हैं:

नाम – टेम्पलेट के लिए एक वर्णनात्मक नाम।
विषय – ईमेल विषय (वेरिएबल शामिल हो सकते हैं)।
संदेश – ईमेल बॉडी (वेरिएबल शामिल हो सकते हैं)।
भाषा – टेम्पलेट की भाषा।
सक्रिय – क्या टेम्पलेट उपयोग के लिए उपलब्ध है।

टेम्पलेट वेरिएबल¶

वेरिएबल डबल कोष्ठक में लिपटे प्लेसहोल्डर होते हैं जो ईमेल भेजे जाने पर वास्तविक डेटा से प्रतिस्थापित हो जाते हैं। उपलब्ध वेरिएबल टेम्पलेट एडिटर के दाईं ओर सूचीबद्ध हैं।

सामान्य चरों में शामिल हैं:

((name)) – संपर्क का नाम
((email)) – संपर्क का ईमेल पता
((phone)) – संपर्क का फ़ोन नंबर
((order_id)) – आदेश संदर्भ संख्या
((order_total)) – आदेश की कुल राशि
((invoice_id)) – चालान संदर्भ संख्या
((business_name)) – आपकी कंपनी का नाम
((pay_now_link)) – ग्राहक के लिए भुगतान लिंक
((customer_portal_url)) – ग्राहक पोर्टल का लिंक

सलाह

टेम्पलेट संपादक के साइडबार में किसी भी चर पर क्लिक करें और उसे कर्सर की स्थिति पर डालें।

ईमेल हस्ताक्षर¶

प्रत्येक ईमेल पते में कई हस्ताक्षर हो सकते हैं, जो वैकल्पिक रूप से विभिन्न भाषाओं में हो सकते हैं। दृश्य हस्ताक्षर बिल्डर आपको बिना HTML लिखे हस्ताक्षर डिज़ाइन करने की सुविधा देता है और जब आप ईमेल लिखते हैं तो स्वचालित रूप से सही हस्ताक्षर चुनता है।

संपूर्ण मार्गदर्शिका के लिए ईमेल हस्ताक्षर देखें।

ईमेल ट्रैकिंग¶

Gem Logic यह ट्रैक करता है कि प्राप्तकर्ता आपके ईमेल खोलते हैं या नहीं। जब कोई ईमेल खोला जाता है, तो वार्तालाप दृश्य में ईमेल पर एक समय-चिह्न दिखाई देता है।

ईमेल टेम्पलेट खोलने की दर को भी ट्रैक करते हैं, जो दर्शाता है कि उस टेम्पलेट से भेजे गए ईमेल को कितने प्राप्तकर्ताओं ने खोला।

ईमेल नियम¶

ईमेल नियम आपको आने वाले ईमेल को उनकी सामग्री के आधार पर स्वचालित रूप से प्रोसेस करने की सुविधा देते हैं। Emails ‣ Inbox पर जाएं और नियमों को प्रबंधित करने के लिए सेटिंग आइकन पर क्लिक करें।

प्रत्येक नियम में निम्नलिखित होते हैं:

खोज वाक्यांश – खोजने के लिए पाठ।
इसमें खोजें – कहाँ खोजना है: विषय, मुख्य भाग, या प्रेषक।
कार्रवाई – मिलान मिलने पर क्या करना है: संग्रहित करें या हटाएं।

नए ईमेल आने पर नियम स्वचालित रूप से लागू होते हैं।

AI सुविधाएं¶

ईमेल लिखते समय, आप अपना संदेश लिखने या सुधारने में सहायता के लिए AI का उपयोग कर सकते हैं:

जेनरेट करें – बताएं कि आप क्या कहना चाहते हैं और AI को ईमेल लिखने दें।
परिष्कृत करें – अपने ड्राफ्ट के लहजे और स्पष्टता में सुधार करें।
संक्षिप्त करें या विस्तार करें – लंबाई समायोजित करें।
अधिक औपचारिक या अधिक अनौपचारिक – लहजा बदलें।
अनुवाद करें – संदेश को किसी अन्य भाषा में अनुवादित करें।

यह भी देखिए

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