每位客戶都能獲得回覆的共用收件匣
將您現有的郵箱連接到 Gem Logic。每個對話串都會歸檔到正確的客戶名下,指派給一人負責,並追蹤直到獲得回覆,因此不會有郵件被三個人讀過卻沒有人回覆的情況。
不只是郵件客戶端
Gmail與Outlook會遞送您的郵件,但它們無從得知店內該由誰來處理。Gem Logic添加了客戶郵件抵達後所需的四項功能。
Google與Microsoft 365透過登入連接,其他則透過IMAP和SMTP。您的地址與歷史記錄保持原處不變。
寄件人會自動比對您的聯絡人,因此每個討論串都會落在客戶記錄中,與他們的購買與維修記錄並列。
每個對話串指派給一位人員。已讀與標記狀態依人員個別追蹤,因此開啟一封郵件永遠不會讓同事將其視為已處理。
從範本回覆、封存、將供應商發票轉給會計部門,或讓它觸發自動化流程。對話串的用途是完成處理,而非堆積。
保留您的地址,改變您讀取的位置
您無需更換電子郵件供應商。連接您店舖擁有的所有地址,選擇誰能看見各個信箱,並挑選哪個地址發送您的發票與報價單。若某個信箱停止同步,您會在這裡看到 —— 而非從客戶那裡得知。
每個地址擁有自己的人員清單。工坊看見維修信箱,銷售團隊看見資訊信箱,私人地址維持私密。每位人員僅處理屬於其角色的收件匣。
回覆從您自己的地址透過您自己的供應商發出,因此也會出現在您的常規寄件資料夾。一個地址是 發票與報價單 的預設寄件人,您也可以在撰寫時隨時選擇另一個。
Google 與 Microsoft 365 透過各自的登入程序連接,因此不會儲存密碼。一般 IMAP 憑證經過加密。一旦連接,每個信箱都以相同方式運作。
新郵件在您開啟之前自動分類
珠寶商的收件匣包含維修、報價、估值、供應商郵件和雜訊,每週大致保持相同比例。每個新對話串都會由AI根據信心分數進行分類。高信心的匹配會自動歸檔,其餘則會附上建議呈現給您。
高於您設定的門檻值時,類別會被套用且對話串會被歸檔。低於門檻值時,建議會等待人工處理。您始終知道分類的確定程度,並且您可以控制門檻線的位置。
每週二寄到的供應商通訊不需要 AI。規則會比對寄件人或主旨中的詞語,然後進行封存、標籤或通知。每次結果都相同。
您為分類命名,並選擇哪些夠重要而需要顯示在頂端。從事遺產珠寶工作的商店希望將「估價」放在那裡,工坊則希望看到「供應商」。收件匣適應您的店鋪,而非反過來。
別再重複輸入您每週都要寄的郵件
維修完成、報價單隨附、付款提醒:每家店都會一再寄送同一批郵件。範本裡保存了措辭、語言和簽名,變數則從記錄中填入實際的值,包括 PDF 文件。
親愛的 Marta,您的維修 R-3092 已完成。您可以在營業時間內領取。應付金額為 $40.00,維修表格隨附於郵件中。
報價 PDF、發票、維修表格、禮品卡代碼:變數會直接從記錄中提取它們。即使在忙碌的週六,正確的文件每次都會寄給正確的客戶。
為您提供的每種語言各撰寫一次範本(含簽名),客戶就會收到他們的語言版本。您只需核准一次措辭,就能全年保持一致。
以 PDF 形式寄達的供應商發票會直接從收到它的郵件串進入發票處理。無需下載、重新命名和重新上傳。
Gembot 撰寫初稿,您來寄送
範本涵蓋例行郵件。對於尷尬的臨時狀況、需要解釋的延遲或必須拒絕的請求,只需一行告訴 Gembot 事實,然後編輯它撰寫的草稿。它也可以潤飾您寫的句子,或將您的回覆翻譯成客戶的語言。
祖母綠戒指已售出,向他推薦藍寶石的那只,邀請他本週內來店
親愛的 Jan,感謝您回覆關於祖母綠戒指的詢問。很抱歉該戒指已售出。不過,我們有一枚重量與風格相近的藍寶石作品,我想您會喜歡,而且我更想親自向您展示而非僅用文字描述。本週四或週五下午是否方便您前來?
在生成草稿之前,郵件對話會移除簽名、法律頁尾、引用歷史與附件。模型僅會看到您正在回覆的訊息以及您的單行指令。
沒有任何設定可讓生成的回覆自行寄出。您的電子郵件包含價格、日期以及關於某人婚戒的承諾,因此最終審閱始終由人工完成。
例行郵件已由您服務的各種語言範本涵蓋。翻譯用於例外情況:提出具體問題的德國客戶,或店內無人能讀懂的語言訊息。
準確查看哪些客戶仍在等待
未回覆的對話不會產生錯誤或警示,只會隨著時間推移而變舊,同時每個人都以為同事已處理。Gem Logic 將此轉化為您可採取行動的數字:真實的客戶對話,已由某人開啟,仍未得到回覆。
沒有一家店會決定讓顧客等上六天。之所以發生,是因為共用信箱沒有記憶也沒有負責人。一旦討論串上有了姓名,讓它無人回應就從意外變成了可見的選擇。
收到的訊息是關於外界的數字。來自真實顧客卻無人回覆的討論串是關於您店鋪的數字,而且小到足以在午餐前清空。
等待供應商、等待顧客決定、需要拿到寶石才能估價:這些應該保持開啟。重點不是空的收件匣,而是知道哪些討論串是刻意等待,哪些只是被遺忘了。