一个让每位客户都能得到回复的共享收件箱
将您已有的邮箱连接到Gem Logic。每个邮件会话都会归档到正确的客户、分配给一个人,并跟踪直到得到回复,因此不会出现一封邮件被三个人阅读却无人回复的情况。
不仅仅是邮件客户端
Gmail 和 Outlook 可以收发邮件,但它们不知道您店里该由谁来处理。Gem Logic 为客户邮件到达后添加了所需的四项功能。
Google 和 Microsoft 365 通过登录即可连接,其他邮箱使用 IMAP 和 SMTP。您的邮箱地址和历史记录保持原样不变。
发件人自动匹配至您的联系人,因此每个邮件主题都会归档到客户记录中,显示在其购买和维修信息旁。
每个对话串分配给一个人。已读和加星标状态按人员单独跟踪,所以您打开邮件不会为同事标记为已处理。
使用模板回复、归档、将供应商发票转发给财务,或让它触发自动化流程。对话串是用来完结的,不是用来堆积的。
保留您的地址,改变读取方式
您无需更换新的电子邮件服务商。连接店铺拥有的所有地址,选择每个地址的可见人员,并指定发送发票和报价的地址。如果某个邮箱停止同步,您会在这里看到,而不是从客户那里得知。
每个地址都有自己的人员列表。工坊看到维修邮件,销售团队看到询问邮件,私人地址保持私密。每个人只处理属于自己职责的收件箱。
回复从您自己的地址通过您自己的服务商发送,因此也会出现在您常规的已发送文件夹中。一个地址是发票和报价的默认发件人,您也可以在撰写时选择其他地址。
Google和Microsoft 365通过它们自己的登录方式连接,因此不存储密码。通用IMAP凭据经过加密。连接后,每个邮箱的工作方式都相同。
新邮件在您打开之前自动分类
珠宝商的收件箱包含维修、报价、评估、供应商邮件和无关信息,每周大致比例相同。每条新会话都由人工智能自动分类并附带置信度评分。高置信度匹配会自动归档,其余会向您显示并提供建议。
高于您设置的阈值时,系统会应用类别并归档会话。低于阈值时,建议会等待人工处理。您始终清楚分类的确定性如何,并由您控制阈值界限。
每周二到达的供应商新闻邮件不需要AI。一条规则匹配发件人或主题中的短语,然后归档、标记或通知。每次都是相同的结果。
您命名类别并选择哪些足够紧急需要显示在顶部。从事遗产业务的商店希望"估价"在那里,工坊希望"供应商"在那里。收件箱适应您的店铺,而非相反。
不必再重复输入您每周发送的邮件
维修完成、报价已附、付款提醒:每家店铺都会反复发送同样的那几封邮件。模板保存措辞、语言和签名,变量从记录中填入真实值,包括PDF文档。
尊敬的Marta,您的维修R-3092已完成。您可在营业时间内取件。应付金额为$40.00,维修表单已附件。
报价PDF、发票、维修表单、礼品卡代码:变量直接从记录中提取它们。每次都将正确的文档发给正确的客户,即使在繁忙的周六。
为您服务的每种语言撰写一次模板(包括签名),客户就会收到其语言的邮件。您审批一次措辞,整年保持一致。
以PDF形式到达的供应商发票直接从其所在的邮件线程进入发票处理。无需下载、重命名和重新上传。
Gembot撰写初稿,您发送
模板涵盖常规邮件。对于棘手的一次性情况、您需要解释的延误或您必须拒绝的请求,用一行给Gembot提供事实并编辑它撰写的草稿。它还可以润色您写的句子或将您的回复翻译成客户的语言。
祖母绿戒指已售出,向他推荐蓝宝石款,邀请他本周来店
亲爱的Jan,感谢您再次与我联系关于那枚祖母绿戒指的事宜。很遗憾,它已经售出。我手中确实有一枚重量与风格相近的蓝宝石作品,我认为您会喜欢,我更愿意向您展示实物而非仅作描述。本周四或周五下午,是否适合您前来?
在生成草稿之前,对话线程会移除签名、法律页脚、引用历史记录和附件。模型仅能看到您正在回复的消息以及您的一句指令。
没有任何设置允许生成的回复自行发送。您的邮件涉及价格、日期和关于某人婚戒的承诺,因此最终审核始终由人工完成。
日常邮件已由您服务的各种语言的模板覆盖。翻译是为例外情况准备的:提出特定问题的德国客户,或使用店内无人能读懂的语言发来的消息。
准确了解哪些客户仍在等待
未回复的对话线程不会产生错误或警报,只是随着时间推移变得更旧,而所有人都假设某位同事在处理。Gem Logic将其转化为一个您可以采取行动的数字:真实的客户对话线程,被某人打开,但仍未得到回复。
没有店铺会决定让客户等待六天。这种情况发生是因为共享邮箱没有记忆也没有负责人。一旦会话上有了名字,让它得不到回复就从意外变成了一个可见的选择。
收到的消息是关于外界的数字。来自真实客户但没有回复的会话是关于您店铺的数字,而且小到可以在午餐前处理完。
等待供应商,等待客户决定,需要拿到宝石实物才能估价:这些应该保持开放。重点不是空收件箱,而是知道哪些会话是故意等待,哪些是单纯被遗忘了。