Як компанія Juwelen Vander Avort модернізувала свою діяльність
35-річний сімейний ювелірний магазин у Левені успішно перейшов від застарілих ручних процесів до сучасної інтегрованої системи управління бізнесом.
Про компанію Juwelen Vander Avort
Заснована в 1985 році, компанія Juwelen Vander Avort вже понад 35 років обслуговує клієнтів в історичному центрі Левена. Це сімейне підприємство спеціалізується на обручках, ювелірних виробах на замовлення та професійних послугах з ремонту.
У 2018 році Максим Вандер Аворт почав переймати управління бізнесом від своїх батьків. У міру розширення бізнесу він зрозумів, що ручні процеси та застаріле програмне забезпечення знижують ефективність роботи та погіршують якість обслуговування клієнтів.
Метою було модернізувати діяльність, зберігаючи при цьому репутацію компанії як постачальника індивідуального обслуговування.
Попередні обмеження системи
П'ятнадцять років тому магазин впровадив систему CRM, щоб відмовитися від рукописних записів. Хоча спочатку система була корисною, з часом вона застаріла через обмежені оновлення та відсутність важливих функцій.
Застаріле програмне забезпечення спричиняло неефективність у пікові сезони через проблеми із синхронізацією даних та обмежені можливості формування звітів. Це негативно позначалося на продуктивності персоналу, особливо в такі напружені періоди, як Різдво та День Святого Валентина.
Максим усвідомив, що модернізація системи управління бізнесом є необхідною умовою для подальшого зростання.
Конкурентне середовище
Компанії Juwelen Vander Avort був потрібен інструмент, який би забезпечив більш ефективне управління процесами та даними, зберігаючи при цьому високий рівень персоналізованого обслуговування, властивий бренду.
Бізнес у сфері ювелірних виробів характеризується високою конкуренцією та складністю, саме тому компанія Juwelen Vander Avort зосередилася на індивідуальному підході до клієнтів, пропонуючи унікальні ювелірні вироби, виготовлені на замовлення, завдяки чому клієнти регулярно повертаються, щоб почистити та доглянути свої особливі прикраси.
За останні десять років сфера інтернет-торгівлі значно зросла, що відкрило як нові можливості, так і нові виклики. Коли Максим очолив компанію, він прагнув розширити присутність в інтернеті, зберігаючи при цьому ідеальну синхронізацію між фізичними та цифровими запасами.
Основні операційні виклики
Декілька повторюваних проблем негативно позначалися на повсякденній роботі та якості обслуговування клієнтів.
Проблеми управління запасами
Через невідповідність даних про запаси відповіді на запити клієнтів щодо конкретних товарів часто вимагали численних перевірок у системах та телефонних дзвінків до постачальників. Цей процес міг займати 15–20 хвилин на кожен запит, що негативно позначалося на якості обслуговування клієнтів та продуктивності персоналу.
У пікові сезони ці затримки ставали особливо проблематичними для покупок, де час має вирішальне значення.
Проблеми з відстеженням ремонту
Оскільки їхня майстерня з ремонту розташована в іншому кінці міста, для відстеження стану ремонту доводилося вручну координувати дії між цими двома місцями. На запити клієнтів щодо ходу ремонту часто не можна було відповісти відразу, тому співробітникам доводилося особисто звертатися до майстерні.
Цей процес негативно позначився на швидкості реагування та рівні задоволеності клієнтів, особливо у випадках термінових ремонтів.
Проблеми з виконанням замовлень
У години пік пошук конкретних замовлених товарів міг займати багато часу через невідповідність даних про місцезнаходження між пунктами доставки, місцями зберігання та місцями розміщення товарів. Це негативно позначалося на ефективності роботи персоналу та збільшувало час очікування клієнтів.
Ці недоліки були особливо помітні в пікові сезони, коли швидке виконання замовлень мало вирішальне значення.
Пошук оптимального рішення
Оцінивши різні варіанти, Максим вирішив впровадити комплексну систему управління бізнесом, спеціально розроблену для ювелірних компаній. Це спонукало його обрати Gem Logic завдяки її галузевим функціям та комплексному підходу.
Хоча до впровадження програмного забезпечення Gem Logic ми працювали успішно, ми розуміли, що обмеження наших старих процесів рано чи пізно дадуть про себе знати. Gem Logic — це можливість зробити наступний крок і вдосконалити те, що ми вже створили. Це інструмент, який відкриває нові можливості та розширює наші горизонти.
Результати після впровадження
Після впровадження Gem Logic магазин досяг значного підвищення операційної ефективності та якості обслуговування клієнтів.
Покращення реагування на зміни запасів
На запити клієнтів щодо наявності товарів тепер надаються миттєві відповіді на основі даних про запаси в режимі реального часу. Час відповіді скоротився з 15–20 хвилин до менше ніж 3 хвилин, при цьому надається точна інформація про запаси та приблизні терміни доставки.
Оптимізований контроль ремонтів
Запити щодо стану ремонту тепер обробляються миттєво завдяки відстеженню в режимі реального часу між різними пунктами. Клієнти отримують точну інформацію про хід ремонту та терміни його завершення, що сприяє підвищенню рівня задоволеності та кількості рекомендацій.
Ефективне виконання замовлень
Завдяки інтегрованому відстеженню обробка замовлень та їх виконання стали безперебійними. У піковий сезон робота відбувається без затримок: скоротився час пошуку, а процес самовивозу для клієнтів став зручнішим.
Зниження операційного навантаження
Автоматизовані процеси та дані в режимі реального часу зменшили щоденні турботи керівництва
Покращене обслуговування клієнтів
Швидше реагування та точна інформація сприяли підвищенню рівня задоволеності клієнтів
Масштабовані операції
Сучасна інфраструктура, що сприяє постійному зростанню та розширенню бізнесу
Загальний вплив
Впровадження системи управління ювелірним бізнесом від Gem Logic дозволило успішно вирішити операційні завдання компанії Juwelen Vander Avort. Це комплексне рішення підвищило ефективність роботи, розширило можливості обслуговування клієнтів та заклало основу для подальшого розвитку бізнесу, не порушуючи при цьому прихильності компанії до індивідуального підходу до обслуговування.