Як працює система електронного виставлення рахунків Peppol для ювелірних компаній

Спосіб обміну рахунками-фактурами між підприємствами в Європі стрімко змінюється. Якщо ви керуєте ювелірною компанією, яка здійснює продажі іншим компаніям та державним установам або отримує рахунки-фактури від постачальників, вам необхідно знати про Peppol. Ця стандартизована мережа електронного виставлення рахунків стає обов’язковою у все більшій кількості країн ЄС, а Gem Logic допомагає легко дотримуватися відповідних вимог.

Що таке Peppol?

Peppol — це абревіатура від «Pan-European Public Procurement Online» (Пан'європейська система електронних державних закупівель). Це захищена мережа, яка дозволяє підприємствам та державним органам обмінюватися електронними документами, такими як рахунки-фактури, замовлення та кредитні ноти, у стандартизованому форматі.

Уявіть собі це як електронну пошту для рахунків-фактур, але з однією ключовою відмінністю: усі рахунки-фактури мають однакову структуру, тому системи-одержувачі можуть обробляти їх автоматично, без втручання людини.

Процес дуже простий: ваша компанія надсилає рахунок-фактуру через Gem Logic (яка виступає вашою точкою доступу), мережа Peppol безпечно передає його, і він надходить до системи вашого клієнта. Усі рахунки-фактури Peppol мають однакову XML-структуру (формат UBL), що означає: системи-одержувачі можуть автоматично зчитувати та обробляти рахунки-фактури без необхідності ручного введення даних.

Кожен учасник мережі Peppol проходить перевірку та має унікальний ідентифікатор Peppol. Це дозволяє уникнути шахрайства з рахунками-фактурами та гарантує, що ваші документи надійдуть до потрібного адресата.

Чому ваші ювелірні компанії потребують Peppol

У багатьох країнах ЄС електронне виставлення рахунків через Peppol стає обов'язковим для операцій між підприємствами. Якщо ви не підготувалися до цього, у вас можуть виникнути проблеми з дотриманням вимог або ви можете втратити бізнес-можливості.

Графік впровадження електронного виставлення рахунків у ЄС

Бельгія - Електронне виставлення рахунків через Peppol вже є обов’язковим для рахунків-фактур, що надсилаються державним установам (B2G). Незабаром очікується введення відповідних вимог для сектору B2B.

Франція - З 2026 року електронне виставлення рахунків стане обов’язковим для всіх операцій у секторі B2B, причому впровадження відбуватиметься поетапно залежно від розміру компанії.

Німеччина - Впровадження обов'язкового електронного виставлення рахунків у секторі B2B заплановано на 2025–2027 роки; згідно з цим, підприємства спочатку повинні бути готові приймати електронні рахунки, а вже потім — надсилати їх.

Решта країн ЄС - Ініціатива ЄС «ViDA» (ПДВ у цифрову епоху) має на меті стандартизувати електронне виставлення рахунків-фактур у всіх державах-членах до 2028 року.

Навіть якщо електронне виставлення рахунків у вашій країні ще не є обов’язковим, готовність до роботи з Peppol надає вам конкурентну перевагу. Багато великих компаній та державних установ уже віддають перевагу рахункам у форматі Peppol або вимагають від постачальників надсилати їх саме в цьому форматі.

Переваги для вашої ювелірної компанії

Дотримуйтесь вимог - Забезпечте дотримання чинних та майбутніх вимог щодо електронного виставлення рахунків, не чекаючи до останньої хвилини. Якщо підготуватися зараз, це дозволить уникнути перебоїв у роботі вашого бізнесу в майбутньому.

Збережіть час - Більше не потрібно друкувати, сканувати чи надсилати рахунки-фактури у форматі PDF електронною поштою. Надсилайте рахунки-фактури безпосередньо з Gem Logic одним кліком та автоматично отримуйте рахунки-фактури від постачальників.

Менше помилок - Стандартизовані формати рахунків-фактур дозволяють уникнути помилок, пов’язаних із ручним введенням даних. Система вашого клієнта автоматично та точно зчитує дані з ваших рахунків-фактур.

Швидкі платежі - Коли рахунки-фактури автоматично обробляються системою бухгалтерії вашого клієнта, вони швидше потрапляють у чергу на оплату. Більше ніяких рахунків-фактур, що губляться у скриньках електронної пошти.

Відмовляйтеся від паперу - Електронне виставлення рахунків — це відсутність паперу, друку та поштових витрат. Це краще для навколишнього середовища і вигідніше для вашого прибутку.

Збільшуйте обсяг бізнесу - Багато великих компаній віддають перевагу постачальникам, які можуть надсилати рахунки-фактури у форматі Peppol. Підтримка стандарту Peppol відкриває нові можливості у сфері B2B.

Як працює Peppol у Gem Logic

Gem Logic має вбудовану точку доступу до Peppol. Це означає, що вам не потрібно реєструватися в сторонніх сервісах електронного виставлення рахунків або сплачувати додаткові комісії. Усе відбувається в рамках вашої поточної передплати на Gem Logic.

Надсилання рахунків-фактур через Peppol

1. Увімкніть Peppol у налаштуваннях - Перейдіть до налаштувань Gem Logic і увімкніть інтеграцію з Peppol. Для реєстрації в мережі Peppol вам потрібно буде вказати номер ПДВ вашої компанії.
2. Введіть Peppol-ідентифікатор вашого клієнта - Для кожного клієнта, якому ви хочете надсилати рахунки-фактури через Peppol, додайте його ідентифікатор Peppol до його запису. Зазвичай це номер платника ПДВ із префіксом у вигляді коду країни (наприклад, BE:0123456789).
3. Створіть та надішліть рахунок-фактуру - Створіть рахунок-фактуру в Gem Logic, як зазвичай. Коли будете готові до відправлення, просто натисніть кнопку «Надіслати через Peppol». Рахунок-фактура автоматично перетвориться у відповідний формат UBL і буде надіслана вашому клієнту.

Gem Logic показує статус доставки кожної рахунку-фактури Peppol, тож ви точно знатимете, коли ваш рахунок-фактура надійшов до системи вашого клієнта.

Отримання рахунків-фактур від постачальників

Після реєстрації в мережі Peppol ваші постачальники зможуть надсилати рахунки-фактури безпосередньо на ваш обліковий запис у Gem Logic. Ці рахунки-фактури автоматично з’являтимуться у вашій системі, готові до перегляду та обробки.

• Рахунки надходять автоматично
• Дані введені заздалегідь і є точними
• Ручне введення даних не потрібне
• Ведеться повний журнал аудиту

Початок роботи з Peppol

Почати роботу дуже просто:

1. Увімкніть інтеграцію з Peppol у панелі налаштувань Gem Logic
2. Введіть свій номер платника ПДВ, щоб отримати свій Peppol ID та приєднатися до мережі
3. Додайте ідентифікатори Peppol клієнтів і надішліть свій перший електронний рахунок-фактуру